⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

安否確認運用規程

第1部: 書式本文

第1条(目的)

本規程は、地震、風水害、感染症の拡大その他の緊急事態(以下「災害等」という。)が発生した場合に、【〇〇株式会社】(以下「会社」という。)が従業員及びその同居家族の安否を迅速かつ適切に確認するための手順並びに取得した個人情報の取扱いを定めることを目的とする。

第2条(適用範囲)

本規程は、会社に在籍する全ての従業員(契約社員、派遣労働者、出向者を含む。)に適用する。

第3条(安否確認システムの利用)

会社は、安否確認システム【サービス名】を導入し、従業員に対し登録用のID及び緊急連絡先(私用携帯電話番号又は個人メールアドレス)を登録するよう求める。

第4条(発報基準)

1. 会社は、次の各号のいずれかに該当する場合、安否確認の発報を行う。 一 会社所在地を含む地域において震度【5弱】以上の地震が観測された場合 二 気象庁が会社所在地を含む地域に特別警報を発表した場合 三 その他、代表取締役又は防災管理担当部門長が発報の必要があると判断した場合
2. 発報の要否の判断は、原則として発災から【30分】以内に防災管理担当部門が行う。

第5条(回答期限及び督促)

1. 従業員は、発報を受けた場合、原則として【12時間】以内に安否状況を回答するものとする。
2. 回答期限を経過しても未回答の従業員に対しては、防災管理担当部門が電話又は所属長を通じた確認等、代替手段による確認を行う。
3. 前項の代替手段による確認は、発報から【48時間】を経過しても連絡が取れない場合、緊急連絡先として登録された家族等への連絡を検討するものとする。

第6条(回答項目)

安否確認における回答項目は、次の各号のとおりとする。 1. 本人の身体的安否(無事・負傷・不明) 2. 出社可否の見込み 3. 自宅及び周辺の被災状況の概要 4. 同居家族の安否状況(任意回答とし、回答しないことによる不利益は生じさせない)

第7条(家族の個人情報の取得と利用目的)

1. 会社が従業員の同居家族に関する情報(氏名、安否状況等)を取得する場合、当該情報は専ら従業員本人及びその家族の安否確認並びに緊急連絡のためにのみ利用するものとし、利用目的をあらかじめ従業員に明示する。
2. 会社は、家族の個人情報を取得するに当たり、当該情報の提供が任意であること、及び提供しない場合であっても従業員本人の処遇に不利益を及ぼさないことを従業員に説明する。
3. 会社は、取得した家族の個人情報を、本条第1項の利用目的の範囲を超えて利用してはならない。目的を変更する必要がある場合は、あらかじめ本人(従業員又は家族)の同意を得るか、変更後の目的について改めて通知又は公表する。

第8条(第三者提供の制限と例外)

1. 会社は、安否確認により取得した個人情報を、本人の同意を得ることなく第三者に提供してはならない。
2. 前項にかかわらず、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるときは、必要な範囲で家族、医療機関又は救助機関に情報提供することができる。

第9条(記録の保存及び廃棄)

1. 安否確認の回答記録は、発災の日から【1年】間保存する。
2. 保存期間を経過した記録は、防災管理担当部門が確認の上、速やかに廃棄又は削除する。

第10条(訓練)

会社は、年【1】回以上、安否確認システムを用いた訓練を実施し、回答率及びシステムの動作状況を確認する。

第11条(改廃)

本規程の改廃は、【総務部門長】の決裁により行う。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 会社(総務部門・発報側)の運用場面における書き換え

• A-1(グループ会社・複数拠点がある場合):第4条第1項に「グループ会社各社の所在地のいずれかで基準を満たした場合、対象となる拠点の従業員に限定して発報する。」との限定を加える一言解説。発報範囲を絞ることで、無用な混乱や回答疲れを防ぐ狙いがある。
• A-2(海外拠点・出張者がいる場合):第4条に「海外に所在する従業員及び出張中の従業員については、外務省の海外安全情報及び現地時間を考慮し、別途基準を定める。」を追加する。
• A-3(感染症流行時に発報する場合):第4条第1項第3号の運用として、「感染症の急速な拡大により事業所閉鎖等の判断が必要となった場合」を発報事由の例示として追記する一言解説。地震等と異なり判断基準が曖昧になりやすいため、発報権者を明確にしておくことが重要である。

B節: 従業員(回答側)の運用場面における書き換え

• B-1(家族情報の提供を望まない従業員がいる場合):第7条第2項の運用として、「本人安否のみの回答で足りるものとし、家族情報欄は未入力のまま提出できる。」旨をシステム設定上も担保する一言解説。
• B-2(単身赴任者・一人暮らしの従業員の場合):第5条第3項の緊急連絡先を「同居家族がいない場合は、あらかじめ本人が指定した近親者又は緊急連絡先とする。」に読み替える。
• B-3(育児休業中・休職中の従業員の場合):第2条の適用範囲に「休職中の従業員についても、本人の意向を確認の上、安否確認の対象に含めることができる。」との一言を追加し、対象範囲の疑義を解消する。

第3部: 書き方と法的ポイント解説(解説)

使う場面・使ってはいけない場面

本規程は、地震等の自然災害や感染症拡大時に、会社が従業員及びその家族の安否を組織的に確認する体制を整備する場面で使用する。一方で、平時における従業員の所在管理や勤怠管理の目的で安否確認システムを流用することは、本規程が定める利用目的の範囲を逸脱するおそれがあり、行うべきではない。

根拠法令

従業員の家族に関する情報を取得し利用する場面では、個人情報保護法第17条に基づき利用目的をできる限り特定することが求められ、同法第18条により、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱ってはならないとされている。安否確認により取得した情報を家族以外の第三者(医療機関等)に提供する場合には、原則として本人の同意が必要であるが、個人情報保護法第27条第1項第2号は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって本人の同意を得ることが困難であるときは、本人の同意を得ずに第三者提供ができる旨を定めており、緊急時の情報連携の根拠となり得る。また、労働契約法第5条の安全配慮義務との関係では、安否確認の体制が不十分であったことにより従業員の安全確保に支障が生じた場合、同条の趣旨に照らした対応の当否が問題となり得る。

よくある失敗と条項上の対策

1. 発報基準が曖昧で、誰がいつ発報を判断するのか不明確な失敗。→ 第4条のように震度等の客観的基準と判断者を条文上明記する。
2. 家族の個人情報を取得する際に利用目的を説明せず、後日苦情を招く失敗。→ 第7条のように利用目的の明示と任意性の説明を条文化する。
3. 未回答者への対応手順が定められておらず、対応が現場任せになる失敗。→ 第5条のように回答期限と代替確認手段を段階的に規定する。

安否確認の発報基準や家族情報の取扱いの適法性については、個々の会社の事業内容や従業員構成によって考慮すべき事情が異なるため、個別事案は専門家(弁護士等)に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト(チェックリスト)

1. 安否確認システムの導入状況及び登録率を確認したか
2. 発報基準(震度等)を客観的な指標で定めたか
3. 発報権者及び判断までの目標時間を定めたか
4. 回答期限及び未回答者への段階的な対応手順を定めたか
5. 家族の個人情報を取得する場合の利用目的を明示しているか
6. 家族情報の回答が任意であることを従業員に説明しているか
7. 第三者提供が必要となる緊急時の対応手順を定めたか
8. 記録の保存期間及び廃棄方法を定めたか
9. 海外拠点・出張者・休職者等、適用範囲の境界事例を整理したか
10. 年1回以上の訓練実施計画があるか
11. システム障害時の代替連絡手段(電話連絡網等)を用意しているか
12. 規程の改廃手続と周知方法を確認したか