⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

弁明の機会付与通知書

第1部: 書式本文

【発行年月日】

【従業員氏名】殿

【会社名】 【代表者名または懲戒権者役職・氏名】㊞

弁明の機会付与通知書

貴殿について、下記のとおり懲戒処分の検討対象となる事実が認められたため、就業規則第【 】条に基づき弁明の機会を付与します。

第1条（検討対象事実） 貴殿は、【西暦年月日】から【西暦年月日】までの間、【 】において【違反行為の具体的内容】を行った疑いがある。

第2条（該当し得る就業規則条項） 前条の事実は、就業規則第【 】条第【 】号（【服務規律違反の類型】）に該当する可能性がある。

第3条（想定される処分） 前条の事実が認められた場合、就業規則第【 】条に基づき、【けん責・減給・出勤停止・降格・諭旨解雇・懲戒解雇のうち想定される処分】を検討する。ただし、弁明の内容によっては処分の種類・程度が変更される場合がある。

第4条（弁明の方法） 1. 貴殿は、第1条の事実について、事実の有無及び事情を説明する機会を有する。 2. 弁明は、【面談形式／書面提出】のいずれかの方法により行うことができる。 3. 面談による場合の日時・場所：【西暦年月日】【時刻】、場所【 】 4. 書面による場合の提出先・提出方法：【部署名・郵送先住所・メールアドレス等】

第5条（弁明の期限） 弁明は、本通知書到達の日から【 】日以内（【西暦年月日】まで）に行うこと。

第6条（同席・代理人） 面談による弁明の際、貴殿は【労働組合の役員・同僚等】の同席を求めることができる。同席を希望する場合は、面談日の【 】日前までに担当窓口へ申し出るものとする。

第7条（弁明がない場合の取扱い） 前条の期限までに弁明がない場合、会社は貴殁が弁明を行わない意思であるものとして、現時点で判明している事実に基づき処分の要否・内容を判断する。

第8条（守秘義務） 本件に関する情報は、関係者以外に開示しないものとし、貴殿においても手続の過程で知り得た情報の取扱いに留意すること。

第9条（不利益取扱いの禁止） 会社は、貴殿が本手続において誠実に弁明を行ったことのみを理由として、弁明の内容にかかわらず不利益な取扱いを行わない。

第10条（受領確認） 本通知書の内容を受領したことを、下記に署名のうえ確認する。

【受領年月日】　　　　【氏名】㊞

以上

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 会社側（通知用）

第1条の検討対象事実は、後の懲戒処分通知書における処分理由と整合させる必要があるため、この段階で判明している事実の範囲を正確に記載し、断定的な表現（「〜した」）ではなく「〜した疑いがある」「〜と認められる」等、認定前であることが分かる表現を用いる。第5条の弁明期限は、事案の複雑さに応じて【3日〜2週間程度】を目安に設定し、著しく短い期限は手続の適正さを欠くとされるおそれがある。

B. 本人（書面弁明提出用）

本人が書面で弁明を提出する場合の様式として、「弁明書」の項目（①検討対象事実に対する認否、②事実と異なる点があればその指摘、③情状として考慮を求める事情、④意見）を第4条2項の添付様式として示しておくと、本人が記載すべき内容を把握しやすくなる。弁明書の提出をもって、本人が防御の機会を実質的に行使したことの記録となるため、受領日を明記した受領証を発行する運用が望ましい。本人が体調不良等で期限内の対応が困難な場合には、第5条の期限について合理的な範囲で延長を認める運用とし、単に期限徒過のみをもって弁明機会を放棄したものと即断しないよう留意する。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

弁明の機会付与通知書は、懲戒処分を最終的に決定する前に、対象者へ事実関係についての言い分を述べさせる適正手続を実践するための書式であり、始末書・顛末書・処分通知書のいずれよりも時系列上、先行して用いられる。懲戒手続における適正手続の履践は、労働契約法上に「弁明の機会を与えなければならない」という明文規定があるわけではないが、同法第15条が定める「社会通念上相当であると認められる」か否かの判断において、手続の適正さ（対象者に十分な防御の機会を与えたか)は重要な考慮要素として裁判実務上重視されている。多くの企業の就業規則も、懲戒手続の一環として弁明の機会の付与を明文で定めており、これに反して弁明の機会を与えずに処分を行うと、就業規則所定の手続違反として、それ自体が処分の相当性を欠く事情として評価され得る。

本書式の位置づけを理解するうえで重要なのは、これが懲戒処分そのものではなく、処分の前段階における事実確認と防御権保障のための手続文書だという点である。したがって第3条の「想定される処分」はあくまで検討段階のものであることを明示し、確定的な処分内容として記載してはならない。ここで処分内容を断定的に記載すると、弁明を聞く前から処分が決定していたと評価され、手続の形骸化を指摘されるリスクが生じる。使用場面としては、けん責等の軽微な処分であっても、対象事実に争いの余地がある場合や、対象者が事実関係を否認している場合には、処分の重さにかかわらず弁明の機会を設けることが望ましい。逆に、対象者本人が事実関係を全面的に認め、既に十分な事情聴取が行われている軽微な事案では、別途正式な弁明の機会付与手続を経ずとも、面談記録をもって足りると判断される場合もあり、事案の性質に応じて手続の厚みを調整する視点も必要である。

よくある失敗として、第一に、弁明の期限を著しく短く設定し（例えば通知の翌日まで等）、実質的に弁明の機会を奪ったと評価されるケースがある。事案の内容・入手すべき資料の量に応じて合理的な期間を確保する必要がある。第二に、検討対象事実の記載が抽象的で、対象者が何について弁明すればよいか特定できないケースがある。「勤務態度に問題があった」といった曖昧な記載では、具体的な反論の機会が実質的に保障されないため、日時・場所・行為態様を可能な限り特定して記載する必要がある。第三に、弁明を受け取った後、その内容を検討した記録を残さないまま処分を決定してしまい、後日「弁明を聞いたふりだけで結論は変わらなかった」と主張されるケースがある。弁明内容の要旨と、それを踏まえた検討結果（処分内容が変更されたか否かとその理由）を社内の懲戒審査記録として書面化しておくことが望ましい。第四に、通知と処分決定を同日中に行うなど、実質的な検討期間を確保しないまま手続を進め、弁明の機会が形式的なものに終わったと評価されるケースがある。弁明期限の満了から処分決定までの間に、検討のための一定の期間（社内の懲戒委員会等での審議期間）を確保し、そのプロセスを議事録として残すことが望ましい。なお、弁明の機会の付与方法や期限の相当性については、事案の性質に応じて弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 検討対象事実を日時・場所・行為態様まで具体的に記載したか
• [ ] 想定される処分をあくまで検討段階のものとして記載し、断定していないか
• [ ] 弁明の方法（面談・書面）と期限を明記したか
• [ ] 弁明期限が事案の複雑さに照らして合理的な長さになっているか
• [ ] 就業規則上の弁明機会付与に関する規定を確認したか
• [ ] 同席者（労働組合役員等）の可否を明記したか
• [ ] 弁明がない場合の取扱いを事前に明記したか
• [ ] 弁明内容を検討した経緯・結果を記録する体制を用意しているか
• [ ] 通知の到達方法・受領確認の方法を定めているか
• [ ] 本通知後に発行する懲戒処分通知書と事実記載の整合性が取れているか
• [ ] 誠実な弁明を理由に不利益取扱いを行わない旨を明記しているか
• [ ] 弁明期限満了から処分決定までに十分な検討期間を確保しているか