⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

備品・固定資産台帳様式

第1部: 書式本文

備品・固定資産台帳の記載項目一覧

本台帳は、社内の備品及び固定資産について、取得から除却に至るまでの履歴を一元的に管理するための様式である。資産管理担当者は、以下の項目を資産ごとに１行（１レコード）として記録し、常に最新の状態を維持しなければならない。

Ⅰ．基本情報項目 1. 管理番号（固有の資産識別コード。例：【AST-2026-0001】） 2. 資産名称（例：ノートパソコン、複合機、応接セット等） 3. 資産区分（有形固定資産／少額減価償却資産／消耗品的備品の別） 4. 勘定科目（会計上の分類。例：工具器具備品、車両運搬具、建物附属設備等） 5. 数量・単位 6. 型式・型番・製造番号 7. メーカー・仕入先名

Ⅱ．取得情報項目 8. 取得年月日 9. 取得価額（消費税込み・税抜きの別を明記） 10. 取得方法（購入／リース／贈与／自社製作／中古取得の別） 11. 取得先（発注書・請求書番号との紐付け） 12. 資本的支出・修繕費の区分（後日の資本的支出発生時に追記する欄）

Ⅲ．設置・使用情報項目 13. 設置場所（部署名・拠点名・階数・部屋番号） 14. 使用部門（コストセンターコード） 15. 使用者名又は管理責任者名 16. 資産の現況（稼働中／保管中／貸出中／修理中の別） 17. 保守契約の有無及び保守契約番号

Ⅳ．減価償却関連項目 18. 耐用年数（法人税法上の耐用年数区分に基づく年数） 19. 償却方法（定額法／定率法の別） 20. 償却率 21. 期首帳簿価額 22. 当期償却費 23. 期末帳簿価額（未償却残高） 24. 少額減価償却資産の特例適用の有無（取得価額が一定額未満の場合の一括費用処理の有無）

Ⅴ．棚卸・異動情報項目 25. 直近実地棚卸実施日 26. 棚卸結果（実在確認／所在不明／要修理等） 27. 資産の移動履歴（移動年月日・移動元・移動先・承認者） 28. 貸与・貸出記録（貸出先・貸出期間・返却予定日）

Ⅵ．除却・処分情報項目 29. 除却（除却・廃棄・売却）年月日 30. 除却理由（老朽化・陳腐化・故障・紛失・盗難等） 31. 除却時の帳簿価額及び除却損益 32. 処分方法（廃棄業者名・売却先・下取り等）及び処分証憑番号 33. 除却承認者・承認日

Ⅶ．証憑・添付情報項目 34. 関連証憑（発注書、納品書、請求書、契約書等）の保管場所又はファイル番号 35. 資産の写真又は識別ラベルの貼付記録 36. 保険加入状況（火災保険・動産総合保険等の対象資産である場合）

Ⅷ．記入上の留意事項 台帳は、取得時に速やかに記載し、以後の異動（設置場所変更、使用者変更、修繕、除却）が生じるたびに更新する。管理番号は資産に貼付する管理ラベルの番号と一致させ、実地棚卸の際の照合を容易にする。台帳データは、会計帳簿及び固定資産税（償却資産）の申告資料としても使用されるため、取得価額・耐用年数・償却方法について税務上の区分との整合性を都度確認する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 資産管理担当者による運用場面

A-1 新規取得時の記載手順を明確化する例 「資産管理担当者は、備品の納品確認後【5営業日】以内に、管理番号を採番し、管理ラベルを資産本体に貼付した上で台帳に登録するものとする。」 一言解説：取得から台帳登録までの期間を区切ることで、未登録資産の発生を防ぐ運用ルールである。

A-2 実地棚卸の実施頻度を定める例 「資産管理担当者は、年【1回（毎年3月）】、全社の備品・固定資産について実地棚卸を実施し、台帳記載内容との照合結果を棚卸結果報告書に記録する。」 一言解説：定期棚卸のサイクルを明示することで、所在不明資産の早期発見につなげる場面別の運用ルールである。

A-3 除却・廃棄時の承認フローを追加する例 「取得価額【10万円】以上の資産を除却する場合は、資産管理担当者の起案の上、【部門長】及び【経理部長】の承認を得なければならない。」 一言解説：高額資産の除却について複数者承認を要求し、恣意的な処分や不正防止を図る場面別の統制である。

B節: 使用部門（現場利用者）による運用場面

B-1 使用者変更時の届出義務を追加する例 「使用部門は、異動・退職等により資産の使用者が変更となる場合、変更日から【7日】以内に資産管理担当者へ使用者変更届（別紙様式）を提出しなければならない。」 一言解説：現場での引継ぎ漏れによる所在不明化を防ぐため、使用部門側の届出義務を明文化する場面である。

B-2 資産の社外持出しに関する記載例 「使用部門は、ノートパソコン等可搬性のある資産を社外に持ち出す場合、事前に資産持出許可申請書を資産管理担当者に提出し、承認を得るものとする。」 一言解説：社外持出しによる紛失・盗難リスクを管理するため、現場利用者向けに追加すべき運用ルールである。

B-3 破損・故障発見時の報告義務を追加する例 「使用部門は、資産の破損又は故障を発見したときは、速やかに資産管理担当者に報告し、修理又は除却の要否について指示を受けるものとする。」 一言解説：現場での早期報告を義務付け、台帳上の現況欄（稼働中／修理中等）を実態と一致させるための規定である。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

使う場面・使ってはいけない場面の解説 本様式は、パソコン、什器、機械装置、車両など、会社が反復して取得・使用・処分する備品及び固定資産を継続的に管理する場面で用いる。単発のプロジェクトで使用する消耗品や、取得価額が極めて少額で費用処理のみを行う物品まで台帳管理の対象とすると事務負担が過大になるため、社内規程で「管理対象とする取得価額の下限」を別途定め、下限未満の物品は本様式の対象外とする運用が実務的である。また、不動産(土地・建物)は別途登記簿や不動産管理台帳で管理するのが一般的であり、本様式は主として動産である備品・器具を対象とする設計としている。

根拠法令の解説 会社法第432条第1項は、株式会社に対し法務省令で定めるところにより適時に正確な会計帳簿を作成する義務を課し、同条第2項は会計帳簿及び事業に関する重要な資料を会計帳簿の閉鎖の時から10年間保存することを義務付けている。固定資産台帳は、この「事業に関する重要な資料」に該当し得るため、除却後も一定期間の保存が必要である。また、法人税法施行令第13条は、建物、附属設備、構築物、機械及び装置、車両及び運搬具、工具器具備品等、減価償却の対象となる資産の範囲を定めており、台帳の「資産区分」「勘定科目」欄はこの区分に対応させる必要がある。耐用年数については、減価償却資産の耐用年数等に関する省令が資産の種類・構造・用途ごとに法定耐用年数を定めており、台帳の償却計算はこれに基づいて行う。

よくある失敗と条項上の対策 第一に、取得時に台帳登録が漏れ、現物と帳簿が一致しない「簿外資産」が発生する例が多い。A-1のように登録期限を運用ルールとして明記し、納品検収と台帳登録を連動させることが対策となる。第二に、実地棚卸を実施せず、退職者が使用していた資産の所在が長期間不明のまま放置される例がある。A-2のように棚卸の実施時期と頻度を明記し、棚卸結果を台帳に反映する運用を制度化することが有効である。第三に、除却処理の承認記録がなく、税務調査等で除却損の計上根拠を示せない例がある。除却理由・処分方法・承認者を台帳項目として必須化し、証憑を別途保存することで対応する。なお、耐用年数の適用区分や資本的支出と修繕費の区分の判断に迷う場合は、個別事案について税理士又は弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• 管理番号の採番ルールと管理ラベルの貼付方法を定めたか
• 資産区分・勘定科目の分類基準を社内で統一したか
• 取得価額・取得方法・取得先を証憑と紐付けて記載する運用としたか
• 設置場所・使用部門・使用者を最新の状態に保つ更新ルールを定めたか
• 耐用年数・償却方法を法人税法施行令及び耐用年数省令に沿って設定したか
• 実地棚卸の実施頻度と棚卸結果の反映方法を定めたか
• 資産の移動・貸出時の届出・承認フローを定めたか
• 除却・処分時の承認者及び除却理由の記録項目を設けたか
• 会社法第432条に基づく10年間の帳簿・資料保存体制を確認したか
• 少額減価償却資産の特例適用の有無を記載する欄を設けたか
• 社外持出しや破損・故障報告に関する現場の運用ルールを定めたか
• 保険加入状況など資産保全に関する情報を台帳に含めたか