⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

防災備蓄品管理規程

第1部: 書式本文

第1条(目的)

本規程は、大規模災害発生時に従業員が帰宅困難となった場合に備え、【〇〇株式会社】(以下「会社」という。)における防災備蓄品の種類、数量基準、保管、更新及び管理体制を定め、もって従業員の安全確保及び事業継続に資することを目的とする。

第2条(適用範囲)

本規程は、会社の本社及び【〇〇支店・〇〇事業所】に勤務する全ての従業員(契約社員、派遣労働者を含む。)に適用する。

第3条(備蓄品の種類)

会社は、次の各号に掲げる物資を備蓄する。 1. 飲料水(1人1日3リットルを目安とする) 2. 食料(アルファ化米、乾パン、缶詰等の長期保存食) 3. 簡易トイレ及び関連消耗品(凝固剤、脱臭剤を含む) 4. 毛布又は保温シート 5. 救急用品(絆創膏、消毒液、常備薬の目安品) 6. 照明器具(懐中電灯、乾電池)及び携帯ラジオ 7. 軍手、マスク、ヘルメット又は防災ずきん 8. その他防災管理担当部門が必要と認める物資

第4条(備蓄数量の基準)

1. 備蓄数量は、在籍従業員数に来訪者を考慮した係数【〇〇%】を加算した人数を基準人数とし、当該基準人数の3日分を目安として算定する。
2. 前項の基準人数は毎年【〇月】に総務部門が見直し、増減があった場合は速やかに備蓄数量を調整する。
3. 妊産婦、乳幼児、アレルギー対応食を必要とする従業員がいる場合、当該従業員からの申告に基づき個別対応品を追加で備蓄することができる。

第5条(保管場所及び管理責任者)

1. 備蓄品は【〇〇階備蓄倉庫・〇〇棟防災倉庫】に保管する。
2. 各保管場所ごとに管理責任者【役職名】を置き、在庫状況及び保管環境(温度、湿度、直射日光の有無)を管理する。
3. 管理責任者は、備蓄品の保管場所及び持ち出し方法を記載した案内図を各フロアに掲示する。

第6条(更新サイクル)

1. 管理責任者は、賞味期限又は使用期限のある備蓄品について、期限一覧表を作成し、期限の【6か月】前を目安に入替えを行う。
2. 期限が近づいた備蓄品は、廃棄せず、社内訓練用の配布品又は地域防災訓練への提供等、有効活用に努める。
3. 電池等の消耗品は、年【1】回、動作確認を行い、劣化が確認されたものは速やかに交換する。

第7条(点検及び報告)

1. 管理責任者は、年【2】回、備蓄品の数量、保管状態及び期限を点検し、点検結果を防災管理担当部門に報告する。
2. 防災管理担当部門は、点検結果を踏まえ、備蓄計画の見直しの要否を検討する。

第8条(在宅勤務者・出張者への配慮)

在宅勤務を常態とする従業員については、事業所備蓄とは別に、自宅における最低限の備蓄(飲料水、食料等)を各自で確保するよう会社が案内するものとし、会社は当該案内に必要な情報提供を行う。

第9条(周知及び教育)

1. 会社は、入社時及び年【1】回、備蓄品の保管場所及び使用方法について従業員に周知する。
2. 会社は、防災訓練の機会を利用して、備蓄品の実際の使用方法(簡易トイレの組立て等)を体験する機会を設けるよう努める。

第10条(費用負担)

備蓄品の購入、保管、更新に要する費用は、会社が負担する。

第11条(改廃)

本規程の改廃は、【総務部門長】の決裁により行う。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 総務部門(管理側)の運用場面における書き換え

• A-1(複数拠点を持つ企業の場合):第5条を「保管場所は拠点ごとに定め、別紙一覧表のとおりとする。」に変更し、拠点別在庫管理表を別紙として添付する運用に切り替える一言解説として、拠点が増えるほど管理責任者の所在を明確にする必要性が高まる点に留意する。
• A-2(予算制約がある中小規模事業所の場合):第4条の算定基準を「基準人数の1日分を目安とする」等、最低限の水準に引き下げる修正が考えられるが、条例上の努力義務の水準を下回る場合はその理由(スペース制約等)を社内記録に残しておくことが望ましいという一言解説を付す。
• A-3(委託先倉庫を利用する場合):第5条に「備蓄品の一部を外部倉庫事業者【〇〇株式会社】に委託保管する場合、当該事業者との間で保管契約を締結し、緊急時の引渡し手順を別途定める。」を追加する。

B節: 従業員(利用者)側の運用場面における書き換え

• B-1(アレルギー等の個別配慮が必要な場合):第4条第3項に基づき、従業員からの申告フォームを整備し、「申告は年1回、健康診断の機会に合わせて実施する。」との運用ルールを追記する一言解説。
• B-2(短時間勤務者・パートタイム従業員が多い事業所の場合):第2条の適用範囲について「勤務日数・時間にかかわらず、勤務中に被災する可能性のある全従業員に適用する。」旨を明記し、対象から除外されないようにする一言解説。
• B-3(在宅勤務者が多い場合):第8条を拡張し、「会社は在宅勤務者に対し、年1回、家庭内備蓄チェックリストを配布する。」との具体的な支援策を追加する。

第3部: 書き方と法的ポイント解説(解説)

使う場面・使ってはいけない場面

本規程は、事業所内における帰宅困難者対策としての物資備蓄を制度化する場面で使用する。単発的なイベント時の非常食配布や、特定プロジェクトのための一時的な物資管理には過剰であり、その場合は簡易な業務連絡で足りることが多い。また、備蓄品の管理体制が実態として存在しないにもかかわらず本規程のみを整備し、対外的に対策済みと説明することは避けるべきである。

根拠法令

東京都帰宅困難者対策条例第7条及び第8条は、事業者に対し、従業員が事業所内に留まれるよう3日分の飲料水・食料等の備蓄に努める旨の努力義務を定めている。同条例は努力義務であり罰則を伴う強制ではないが、内閣府の事業継続ガイドラインにおいても、災害時の要員確保・安全確保の観点から備蓄の重要性が指摘されている。また、労働契約法第5条は、使用者が労働者の生命、身体等の安全を確保しつつ労働できるよう必要な配慮をする義務(安全配慮義務)を定めており、備蓄不足により従業員の安全確保が困難になった場合、同条の趣旨に照らした対応の是非が問題となり得る。

よくある失敗と条項上の対策

1. 備蓄数量の基準人数を策定時のまま固定し、増員後も見直されない失敗。→ 第4条第2項のように、毎年の見直し時期を条文上明記する。
2. 賞味期限切れの備蓄品が放置される失敗。→ 第6条のように期限一覧表の作成と入替え時期を条文で義務化する。
3. 備蓄品の保管場所が従業員に周知されておらず、発災時に活用できない失敗。→ 第9条のように周知義務を独立条文として設ける。

条例上の努力義務の水準や、個別事業所における適正な備蓄数量の判断については、事業所の規模・立地・想定災害の種類によって異なるため、個別事案は専門家(弁護士等)に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト(チェックリスト)

1. 対象事業所の在籍従業員数及び来訪者想定数を把握したか
2. 3日分の備蓄水準を満たす数量が確保されているか
3. 備蓄品の保管場所が分散している場合、拠点ごとの管理責任者を定めたか
4. 賞味期限・使用期限の一覧表を作成しているか
5. 期限切れ品の入替えサイクルを条文に明記したか
6. アレルギー対応食など個別配慮が必要な従業員の把握方法を定めたか
7. 在宅勤務者への案内・支援策を定めたか
8. 点検頻度及び報告先を明確にしたか
9. 備蓄品の周知・体験機会を年間計画に組み込んだか
10. 外部倉庫等を利用する場合の委託契約の要否を確認したか
11. 費用負担部門及び予算計上のタイミングを確認したか
12. 規程の改廃手続と決裁者を明確にしたか