⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

長時間労働者に対する面接指導規程

第1部: 書式本文

第1条(目的) 本規程は、【株式会社〇〇】(以下「会社」という。)における長時間労働者に対する医師の面接指導について、対象者、申出手続及び実施方法を定め、労働安全衛生法(以下「安衛法」という。)第66条の8に基づく面接指導義務を履行し、過重労働による健康障害を防止することを目的とする。

第2条(労働時間の状況の把握) 1. 会社は、安衛法第66条の8の3に基づき、タイムカード、パーソナルコンピュータの使用時間の記録その他の客観的な方法により、従業員の労働時間の状況を把握する。 2. 会社は、前項により把握した労働時間の状況の記録を、労働安全衛生規則(以下「安衛則」という。)第52条の7の3に基づき3年間保存する。

第3条(対象者) 本規程による面接指導の対象は、次の各号のとおりとする。 一 1週間当たり40時間を超えて労働させた場合におけるその超えた時間(以下「時間外・休日労働時間」という。)が1か月当たり80時間を超え、かつ疲労の蓄積が認められる従業員であって、本人の申出があった者(安衛法第66条の8第1項) 二 研究開発業務に従事する従業員であって、時間外・休日労働時間が1か月当たり100時間を超えた者(安衛法第66条の8の2第1項)

第4条(算定・通知) 会社は、毎月1回以上、一定の期日を定めて、前条各号に該当する従業員の時間外・休日労働時間を算定し、算定日から概ね【2】週間以内に、該当する従業員本人に対しその時間数を通知する。

第5条(面接指導の申出) 1. 第3条第一号に該当する従業員は、通知を受けた後、遅滞なく会社に対し面接指導の実施を申し出ることができる。 2. 会社は、従業員が申出をしやすい環境を整えるため、申出窓口及び申出様式を定め、これを周知する。

第6条(研究開発業務従事者への面接指導) 第3条第二号に該当する従業員については、本人の申出の有無にかかわらず、会社は医師による面接指導を実施しなければならない。

第7条(面接指導の実施) 1. 会社は、第5条の申出又は前条の要件を満たしたときは、遅滞なく医師による面接指導を実施する。 2. 面接指導を行う医師は、原則として産業医とする。産業医を選任していない事業場においては、地域産業保健センター等の外部の医師に依頼する。 3. 面接指導では、当該従業員の勤務の状況、疲労の蓄積の状況、その他心身の状況について確認する。

第8条(結果の記録) 会社は、安衛則第52条の6に基づき、面接指導の結果を記録し、5年間保存する。

第9条(医師からの意見聴取) 会社は、安衛法第66条の8第4項に基づき、面接指導を行った医師から、当該従業員の健康を保持するために必要な措置について、面接指導が行われた後遅滞なく意見を聴取する。

第10条(事後措置) 1. 会社は、前条の医師の意見を勘案し、必要があると認めるときは、就業場所の変更、作業の転換、労働時間の短縮、深夜業の回数の減少その他の適切な措置を講じる。 2. 会社は、措置の実施に当たり、当該従業員の意見を聴くとともに、その意向に配慮する。

第11条(努力義務対象者への対応) 会社は、時間外・休日労働時間が1か月当たり45時間を超え、健康への配慮が必要と認められる従業員に対しても、安衛法第66条の9に基づき、面接指導又はこれに準ずる措置を講じるよう努める。

第12条(不利益取扱いの禁止) 会社は、面接指導の申出をしたこと又は面接指導の結果を理由として、従業員に対し解雇、降格その他不利益な取扱いを行わない。

第13条(改廃) 本規程の改廃は、就業規則の変更手続に準じて行う。

第14条(附則) 本規程は【西暦年】年【 】月【 】日から施行する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 中小企業向け(産業医未選任・労務担当者が少ない企業)

A-1 第7条の修正例 「産業医を選任していない事業場においては、会社は【地域産業保健センター/契約している外部医療機関】に面接指導の実施を委託し、委託先の医師の氏名及び連絡先を従業員に周知する。」 一言解説: 労働者数50人未満で産業医選任義務のない中小企業では、外部委託先を規程上具体的に明記しておくことで、対象者が発生した際に速やかに面接指導を手配できる。

A-2 第4条の修正例 「労働時間の算定を担当する人員が限られる事業場においては、給与計算システムから出力される時間外労働時間の集計データをもって算定に代えることができる。」 一言解説: 労務担当者が少ない中小企業では、既存の給与計算システムのデータを活用することで、別途の集計作業を省略し、算定・通知の遅延を防げる。

B節: 研究開発業務従事者のいる企業向け

B-1 第6条の修正例 「研究開発業務に従事する従業員について、時間外・休日労働時間が1か月当たり100時間を超えた場合、会社は算定後速やかに(本人の申出を待たず)面接指導の日程を調整し、当該従業員の業務の都合にかかわらず面接指導を実施する。」 一言解説: 研究開発業務従事者は安衛法第66条の8の2により本人の申出がなくても面接指導が義務であるため、会社側が能動的に日程調整まで行う旨を明記し、実施漏れを防ぐ必要がある。

B-2 第3条の修正例 「研究開発業務の範囲は、新技術、新商品又は新役務の研究開発に係る業務(安衛則第52条の7の2)に従事する従業員をいい、対象部署及び職種は別表【 】に定めるとおりとする。」 一言解説: 研究開発業務の該当性は業務の実態で判断されるため、対象部署・職種を規程の別表等で明確化しておくことで、対象者の見落としを防止できる。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

本規程を導入すべき場面は、恒常的な時間外労働が発生する部署を有する企業、特に開発・研究部門を抱えIT・製造業等で長時間労働が生じやすい企業、又は既に36協定の特別条項により月80時間を超える時間外労働を許容している企業である。逆に、時間外労働が恒常的に月45時間を下回り、安衛法上の面接指導の対象者が生じる見込みがほとんどない企業では、詳細な面接指導規程よりも、労働時間管理そのものの適正化(36協定の遵守、勤怠管理システムの整備)を優先すべき場合もある。

根拠法令の中心は安衛法第66条の8であり、時間外・休日労働時間が1か月当たり80時間を超え、疲労の蓄積が認められる労働者から申出があったときに、事業者に医師による面接指導の実施を義務付けている。第66条の8の2は、新技術・新商品等の研究開発業務に従事する労働者について、時間外・休日労働時間が100時間を超えた場合には本人の申出を要せず面接指導を実施しなければならない旨を定めており、一般労働者よりも強い実施義務が課されている点が特徴である。第66条の8の3は、事業者に対し労働時間の状況を把握する義務を課しており、これは面接指導の前提となる算定作業の基礎となる。面接指導の実施方法や記録の保存については安衛則第52条の2から第52条の8までに具体的な定めがあり、第66条の9は月45時間を超える時間外労働がある労働者への配慮を努力義務として定めている。

実務でよくある失敗の一つ目は、時間外・休日労働時間の算定・通知が遅延し、対象者への通知が翌々月以降になってしまい、面接指導の実効性が失われることである。第4条のように算定・通知の期限を明記し、労務管理のスケジュールに組み込む必要がある。

二つ目の失敗は、研究開発業務従事者について、一般労働者と同様に本人の申出を待つ運用としてしまい、安衛法第66条の8の2に定める会社側の実施義務を履行できていないことである。B節のように、本人の申出を要件としない旨を規程上明確に区別しておく必要がある。

三つ目の失敗は、産業医を選任していない事業場において面接指導の実施医師の確保先が定まっておらず、対象者が発生してから慌てて医療機関を探すことである。A節のように、あらかじめ地域産業保健センター等の委託先を規程に明記し、平時から連携体制を整えておくことが求められる。

面接指導の対象範囲の該当性判断や、事後措置として配置転換等を行う場合の労働条件変更の適法性については、個別事案は専門家に確認することを推奨する。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 客観的方法による労働時間の状況の把握(安衛法第66条の8の3)を定めたか
• [ ] 一般労働者の面接指導対象要件(月80時間超・疲労の蓄積・本人申出)を明記したか
• [ ] 研究開発業務従事者について本人申出を要しない実施義務(安衛法第66条の8の2)を区別して定めたか
• [ ] 時間外・休日労働時間の算定・通知の頻度と期限を定めたか
• [ ] 産業医未選任事業場における面接指導実施医師の確保方法を定めたか
• [ ] 面接指導結果の記録と保存期間(5年)を定めたか
• [ ] 面接指導を行った医師からの意見聴取の実施時期を定めたか
• [ ] 医師の意見を踏まえた事後措置の内容と本人意見聴取の手続を定めたか
• [ ] 月45時間超の労働者への努力義務対応(安衛法第66条の9)を定めたか
• [ ] 面接指導の申出・結果を理由とする不利益取扱い禁止を定めたか