⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

アンケート回答データの利用に関する同意書

第1部: 書式本文

【事業者名】(以下「甲」という)は、アンケートに回答する【回答者氏名】(以下「乙」という)から、回答データの利用に関する同意を得る。

第1条(目的) 本同意書は、甲が実施するアンケート調査(以下「本調査」という)により取得する乙の回答データの利用目的及び範囲について、乙の同意を得ることを目的とする。

第2条(取得する情報) 本調査により取得する情報は、【取得項目(氏名・年齢・連絡先・回答内容等)】とする。

第3条(利用目的) 甲は、取得した回答データを次の目的の範囲で利用する。 一 商品・サービスの企画及び改善のための分析 二 統計データとしての集計及び公表 三 【その他の利用目的(販促・広告配信等)】

第4条(統計処理・匿名加工) 甲は、回答データを公表するにあたり、個人を識別できない統計データ又は匿名加工情報として処理した上で利用する。

第5条(第三者提供) 甲は、乙の事前の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、乙を識別できる形の回答データを第三者に提供しない。

第6条(利用目的の変更) 甲は、本条に定める利用目的を変更する場合、変更後の利用目的を乙に通知し、又は公表する。

第7条(保存期間) 回答データの保存期間は、取得日から【期間】とし、期間経過後は復元不能な方法により消去する。

第8条(開示等の請求) 乙は、甲に対し、自己の回答データの利用停止、消去その他の請求を行うことができる。

第9条(同意の任意性) 乙が本同意書に同意しないことにより、本調査への回答を拒否することができ、そのことにより乙が不利益を受けることはない。

以上、上記の内容を確認し、同意する。

【同意日】 乙: 【氏名】 印又は電子的同意の記録

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. マーケティング担当の立場から

マーケティング担当としては、アンケート回答者への今後の販促連絡の可否について、明確なオプトイン形式の選択欄を設けることが望ましい。

修正例:「乙は、本調査への回答とは別に、新商品情報等の販促連絡を希望するか否かを下記いずれかの選択欄にチェックすることにより意思表示する。 □希望する □希望しない」

一言解説:調査への回答と販促目的での連絡は別個の利用目的であるため、包括同意ではなく個別の選択機会を設けることが望ましい。

B. 調査・リサーチ担当の立場から

調査・リサーチ担当としては、外部の調査会社に集計・分析業務を委託する場合、委託先への提供が第三者提供に該当しない旨と委託先の監督内容を明記することが有効である。

修正例:「甲は、本調査データの集計・分析業務を外部の調査会社に委託することがあり、この場合の提供は個人情報保護法上の第三者提供には該当しないものとして取り扱うが、委託先に対して適切な監督を行う。」

一言解説:委託に伴うデータの提供は個人情報保護法上「第三者提供」には当たらないと整理されるが、委託先の監督義務は別途生じるため、その旨をあわせて明記する必要がある。

C. 個人情報保護管理者の立場から

個人情報保護管理者としては、要配慮個人情報(健康状態や信条等)に関する設問を含む場合、取得に際して明示的な同意を得る旨を独立した条項として設けることが望ましい。

修正例:「本調査の設問中、健康状態、病歴その他の要配慮個人情報に該当する事項を含む場合、甲は当該設問への回答をもって乙の明示的な同意があったものとして取り扱う。」

一言解説:要配慮個人情報の取得には本人の同意を要するため、通常の利用目的の同意とは別に、当該情報の取得自体への同意を明確化しておく必要がある。

個人情報保護管理者としては、アンケートをウェブフォームで実施する場合、同意取得の記録(同意日時、同意画面のバージョン)を電子的に保存する運用を明記することが望ましい。

修正例:「甲は、ウェブフォームにより本同意を取得する場合、同意日時、同意画面のバージョン及び回答者のIPアドレス等の記録を保存する。」

一言解説:紙媒体と異なりウェブフォームでの同意取得は改ざんの検証が難しいため、取得記録を客観的に保存しておくことが後日の説明責任を果たす上で重要である。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、企業が顧客満足度調査や市場調査等のアンケートを実施し、回答データを分析や販促活動に活用する際に、回答者から利用に関する同意を得る場面で使用する。完全に匿名で回答者を一切特定しない形式の調査で、個人情報を取得しない場合は本同意書までは不要となることもある。

根拠法令としては、個人情報保護法第17条が個人情報を取り扱うにあたり利用目的をできる限り特定しなければならないと定め、同法第21条は取得に際し利用目的を本人に通知し又は公表することを求めている。同法第18条は、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを制限しており、アンケート回答を当初想定していなかった目的で利用する場合は改めて同意を得る必要がある。統計処理や匿名加工情報として利用する場合は、同法第2条第6項及び第43条以下の匿名加工情報に関する規定が適用される。

実務でよくある失敗として、第一に、顧客満足度の把握のみを目的として取得したアンケートデータを、後日、広告のターゲティングに無断で流用し、利用目的の範囲を超えた利用として問題視されるケースがある。利用目的をあらかじめ広めに、かつ具体的に記載しておくことが対策となる。第二に、匿名で公表するつもりで集計結果を公表した資料に、少人数の属性を掛け合わせた結果、個人が特定可能な状態になっていたケースがあり、公表前に個人の特定可能性を確認する運用が必要である。第三に、委託先の調査会社にデータを渡す際、第三者提供の同意を別途取得する必要があると誤解し、逆に本来必要な委託先監督を怠るケースがあり、委託と第三者提供の区別を正しく整理する必要がある。

第四に、ウェブフォームで同意を取得したものの、実際に誰がいつどの版の同意文言に同意したかの記録を残しておらず、同意の有効性を後日説明できないケースがあり、同意取得記録の電子的保存が対策となる。

要配慮個人情報の取扱いや匿名加工の適切性は個別の調査設計により判断が異なるため、実際の運用にあたっては弁護士等の専門家に個別に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 取得する情報の項目を具体的に明記したか
• [ ] 利用目的を具体的かつ網羅的に記載したか
• [ ] 統計処理・匿名加工の方法を明記したか
• [ ] 第三者提供の要否及び委託との区別を整理したか
• [ ] 回答データの保存期間及び消去方法を定めたか
• [ ] 利用停止・消去等の請求方法を明記したか
• [ ] 回答拒否による不利益がない旨を明記したか
• [ ] 販促連絡等の追加利用について個別の同意欄を設けたか
• [ ] 要配慮個人情報を含む設問がある場合の同意方法を検討したか
• [ ] 利用目的変更時の通知・公表方法を定めたか
• [ ] ウェブフォームでの同意取得記録の保存方法を定めたか
• [ ] 回答者の年齢層(未成年者含む)に応じた同意取得方法を検討したか