⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

保険付保証明書発行依頼書

第1部: 書式本文

第1条(依頼の趣旨) 【契約企業名】(以下「甲」という)は、【保険会社名または代理店名】(以下「乙」という)に対し、甲が締結した下記保険契約について、取引先へ提出するための付保証明書の発行を依頼する。

第2条(対象契約の特定) 証明対象となる保険契約の内容は以下のとおりとする。 保険種類【 】、証券番号【 】、保険期間【 年 月 日から 年 月 日まで】、契約者名【 】、被保険者名【 】

第3条(証明を要する補償項目) 甲は、以下の補償項目について証明書への記載を求める。 1. 補償の種類(生産物賠償責任・施設賠償責任・請負業者賠償責任・その他【 】) 2. 対人・対物の支払限度額【 】 3. 免責金額(自己負担額)【 】 4. 追加被保険者として記載を要する者の有無【有・無、有の場合は名称 】

第4条(提出先及び提出目的) 証明書の提出先は【取引先名】であり、提出目的は【取引基本契約締結時の与信確認・入札参加資格の証明・その他】である。乙は、証明書の記載内容が提出目的に照らして必要な範囲にとどまるよう配慮する。

第5条(発行期限) 乙は、本依頼書受領後【10】営業日以内に証明書を発行し、甲が指定する方法(郵送・電子データ)で交付する。緊急を要する場合、甲は発行期限の短縮を別途申し出ることができる。

第6条(証明書の様式) 証明書は乙所定の様式によるものとし、甲が独自の様式(取引先指定様式を含む)への記載を求める場合、その様式を本依頼書に添付する。

第7条(第三者提供に関する留意) 1. 証明書に被保険者以外の第三者(下請企業の従業員等)に関する個人情報が含まれる場合、乙は当該情報の提供が必要最小限であることを確認する。 2. 甲は、証明書提出先である取引先に対し、証明書記載情報を当該取引の目的以外に利用しないよう求めるものとする。

第8条(発行手数料) 証明書発行に関する手数料が生じる場合、その負担は【甲・乙間の合意による】ものとし、金額を別途明示する。

第9条(証明書の有効期間) 証明書には発行日を記載するものとし、証明書の内容は発行日時点の契約内容を証するものであって、その後の契約内容変更を反映しない旨を明記する。

第10条(依頼の撤回・変更) 甲は、証明書発行前であれば本依頼を撤回または内容を変更できる。既に発行済みの証明書についての訂正が必要な場合、甲は速やかに乙に訂正発行を依頼する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 契約企業(依頼者)の立場からの修正例

複数の取引先へ定期的に証明書を提出する必要がある企業の場合、第5条を次のように修正することが考えられる。

修正例: 「乙は、甲からの本依頼に基づき、以下の各取引先向けに同一内容の証明書を一括して発行するものとし、甲は取引先の追加・削除を四半期ごとに乙へ通知する。」

一言解説: 個別依頼を都度行う負担を軽減するため、包括的な依頼と定期更新の仕組みに置き換え、契約企業側の事務コストを下げる修正である。

B節: 保険会社・代理店の立場からの修正例

証明書の発行件数が多い代理店の場合、第7条を次のように具体化することが考えられる。

修正例: 「乙は、証明書に記載する情報を保険契約の特定に必要な事項(保険種類、保険期間、支払限度額)に限定し、被保険者に含まれる個人の氏名等、個人情報保護法上の第三者提供に該当し得る情報は、甲から明示の依頼があった場合に限り記載する。」

一言解説: 代理店側は大量の証明書発行業務において個人情報の過剰な記載を避けるため、記載範囲をあらかじめ限定し、個別依頼があった場合のみ例外的に対応する運用に改める修正である。

また、証明書発行の窓口を複数の担当者が兼務する代理店では、第5条の発行期限に加え、依頼受付から発行までの進捗を確認できる管理番号を付与する運用を第6条に追記すると、依頼漏れの防止につながる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本依頼書は、契約企業が取引先から与信確認や入札参加資格の証明のために付保証明書の提出を求められた場面で、保険会社または代理店に対して発行を依頼する際に使用する。証明書自体は保険契約の存在及び概要を証するものにとどまり、将来の保険金支払を保証する文書ではないため、取引先に対して支払保証であるかのような説明を付して提出することは避けるべきである。また、保険契約の内容が複雑で、証明書の簡潔な記載では正確に伝わらない事項がある場合は、証明書に加えて保険証券の写しなど補足資料の提出も検討すべきである。

法的な位置付けとしては、付保証明書の発行自体を直接規律する制定法上の条文は存在しないが、保険約款上、契約者からの請求に基づき保険会社または代理店が契約内容を証する書類を発行する実務が広く行われている。取引先からの与信確認要請への対応という文脈では、取引先が民法上の契約自由の原則に基づき取引条件の一つとして証明書の提出を求めていると整理できる。また、証明書に被保険者以外の第三者に関する個人情報を記載して取引先に提供する場合、個人情報の保護に関する法律における第三者提供の要件(本人の同意取得または法令に基づく例外事由の存在)への該当性を検討する必要があり、必要最小限の情報にとどめる配慮が求められる。

よくある失敗として、第一に、証明書の記載内容が取引先の求める範囲を超え、契約者に不要な情報まで開示してしまう例がある。対策として、第3条及び第4条に証明を要する補償項目と提出目的を明記し、記載範囲を限定する。第二に、証明書発行後に保険契約の内容が変更されたにもかかわらず、取引先に更新後の証明書を再提出しない例がある。対策として、第9条に発行日時点の内容しか証明しない旨を明記し、契約変更時の再発行フローを社内規程で別途定める。第三に、証明書に記載された個人情報の取扱いについて取引先との間で利用目的の合意がないまま提出してしまう例がある。対策として、第7条に取引先による目的外利用の禁止を明記する。加えて、海外の取引先から現地言語での証明書(サーティフィケート・オブ・インシュアランス)を求められる場面では、和文証明書と記載項目が一致しない場合があり、支払限度額の通貨表示や準拠法条項の有無について事前に取引先と擦り合わせておかないと、提出後に再発行を繰り返す事態になりやすい。証明書の記載範囲や個人情報の取扱いに関する法的評価は取引の性質によって異なるため、個別事案は専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 証明対象となる保険契約の内容(種類・証券番号・保険期間)を特定したか
• [ ] 証明を要する補償項目(支払限度額・免責金額等)を具体的に列挙したか
• [ ] 提出先及び提出目的を明記したか
• [ ] 発行期限を定め、緊急時の対応方法を明記したか
• [ ] 取引先指定の様式がある場合、これを添付したか
• [ ] 証明書に記載する個人情報が必要最小限であるかを確認したか
• [ ] 発行手数料の有無と負担者を確認したか
• [ ] 証明書が発行日時点の内容しか証明しない旨を明記したか
• [ ] 契約内容変更時の再発行フローを社内で整理したか
• [ ] 証明書が保険金支払を保証するものではないことを社内外に正しく説明できるか
• [ ] 海外取引先向けに現地言語版の証明書が必要かを確認したか
• [ ] 証明書の保管・提出履歴を社内で一元管理する体制があるか