⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

振込先口座変更通知書

第1部: 書式本文

振込先口座変更のお知らせ

【 年 月 日】

【取引先名称】 御中

【変更する当事者の商号】 代表者 【代表者氏名】

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、当社は下記のとおりお振込先口座を変更いたしましたので、ご案内申し上げます。誠に恐れ入りますが、【 年 月 日】以降のお支払いにつきましては、変更後の口座宛にお振込みいただきますようお願い申し上げます。

記

1. 変更事項 (1) 変更前口座 金融機関名: 【 】、支店名: 【 】、口座種別: 【普通・当座】、口座番号: 【 】、口座名義: 【 】 (2) 変更後口座 金融機関名: 【 】、支店名: 【 】、口座種別: 【普通・当座】、口座番号: 【 】、口座名義(カナ): 【 】 (3) 変更適用日: 【 年 月 日】ご入金分から

2. 既発行請求書の取扱い 【 年 月 日】より前に発行済みの請求書に記載の口座(変更前口座)宛に既にお振込手続を進めていただいている場合は、そのままお手続きいただいて差し支えございません。上記適用日以降に発行する請求書には、変更後口座を記載いたします。適用日をまたぐ請求書につきましては、請求書ごとに記載の口座をご確認のうえお振込みくださいますようお願い申し上げます。

3. ご本人確認・二重確認のお願い 昨今、取引先を装った電子メールにより振込先口座の変更を偽って通知し、金銭を詐取する事案(いわゆるビジネスメール詐欺)が発生しております。つきましては、恐れ入りますが下記のいずれかの方法により、本通知内容が当社からの正当な通知であることをご確認いただいたうえでお手続きくださいますようお願い申し上げます。 (1) 本状に記載の担当者へ、本状に記載の電話番号(貴社にて従来から把握している番号に限り、本状記載の番号への架電による確認も可)へお電話でご確認いただく方法 (2) 従来からご連絡いただいている当社担当者の電話番号又は対面での確認による方法 (3) メールのみでの口座変更のご連絡があった場合、本状又は上記(1)(2)の方法によるご確認が取れるまでは、お振込みをお控えいただく方法

なお、当社から電子メールのみで振込先口座の変更をご案内することはございません。メールのみで口座変更のご連絡が届いた場合は、詐欺の可能性がございますので、お手数ですが下記お問い合わせ先までご一報ください。

1. 変更の理由 【変更理由。例: 取引金融機関の見直し、口座の統廃合、名義人情報の更新等、差し支えない範囲で記載する】

2. お問い合わせ先 本件に関するお問い合わせは、下記の電話番号までご連絡ください(本状記載の電話番号は変更前から使用している番号です)。 【部署名・担当者名・電話番号・メールアドレス】

まずは書面をもってご案内申し上げます。今後とも変わらぬお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

【商号】 【本店所在地】 代表者 【代表者氏名】 印

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 変更する当事者の立場からの記載パターン

A-1. 金融機関の合併・統廃合に伴う口座変更の場合 「4. 変更の理由」に「【旧金融機関名】と【新金融機関名】の合併に伴い、口座情報が変更となりました。」と記載し、あわせて金融機関発行の統合案内文書の写しを添付する。取引先が変更の正当性を客観的に確認できる資料を添えることが望ましい。

A-2. 電話確認の実効性を高めたい場合 「3. ご本人確認・二重確認のお願い」の(1)に「担当者【氏名】、直通電話番号【 】(本状の発行元である当社代表電話番号【 】からもお繋ぎいたします)」を追記し、複数の確認経路を提示する。取引先が本状記載の電話番号自体の真正性に疑義を持つ場合にも対応できるよう、代表電話番号など既知の連絡先も併記することが有用である。

A-3. 大口取引先向けに書面の郵送に加えて別経路での事前連絡を行う場合 「3. ご本人確認・二重確認のお願い」の末尾に「なお、本状の発送に先立ち、【 年 月 日】に貴社ご担当者様宛にお電話にて本件変更予定をご案内済みです。」を追記する。書面到達前の事前告知により、なりすましメールとの識別を容易にする効果が期待できる。

B. 取引先の立場から確認・対応する場合の記載パターン

B-1. 口座変更の申し出を受けた際の社内確認フロー確認文 取引先側の社内手続として、「本状受領後、当社担当者は必ず本状記載の電話番号又は従来把握している電話番号への架電により、貴社ご担当者様ご本人からの口頭確認を得たうえで、支払マスタの登録口座を変更いたします。メールのみでのご連絡による登録変更は行いません。」との運用方針を確認文書として整理する。

B-2. 変更完了後の確認返信文 「拝復 貴社お振込先口座変更のご案内、確かに拝受し、電話にてご担当者様ご本人からのご確認も完了いたしました。当社の支払マスタは【 年 月 日】付にて変更後口座に更新済みです。今後、変更後口座宛にお振込みいたします。」との返信雛形を用いる。

B-3. 疑わしい通知への対応方針を明記したい場合 「本状の内容に不審な点(差出人情報の不一致、緊急性を過度に強調する文言等)が見られる場合、当社は貴社への振込を一時保留し、既知の連絡先へ事実確認を行ったうえで対応いたします。」との留保文言を、取引先側の受領確認書に加えることも考えられる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本通知書は、既存の取引先に対して、支払いを受ける側の振込先口座の変更を案内する場面で使用する。近年、取引先や経営層になりすましたメールにより振込先口座の変更を偽って指示し、金銭を詐取するビジネスメール詐欺が多発しており、本書式は単なる事務連絡にとどまらず、なりすましを防止するための本人確認手順を組み込むことを主眼としている。したがって、メール本文のみで完結する簡易な連絡ではなく、書面(郵送又は電子署名を伴う電子文書)による通知に加え、電話等の別経路での二重確認を組み合わせることが実務上強く推奨される。

法的な論点として、仮に取引先が、詐欺的に送付された偽の口座変更通知を信じて誤った口座へ振り込んでしまった場合、当該振込により本来の債務(代金支払債務等)が消滅するかが問題となる。この点、民法第478条は、受領権者としての外観を有する者に対してした弁済は、弁済をした者が善意であり、かつ、過失がなかったときに限り、その効力を有する旨を定めている。振込先口座の変更に関するなりすまし事案では、変更通知の発信者が真正な取引相手であるかのような外観を有していたかどうか、支払側がその確認にあたり通常尽くすべき注意を払ったかどうかが、同条の過失の有無の判断において考慮され得る。すなわち、支払側が電話等での確認を怠ったまま偽の口座に振り込んでしまった場合、過失ありと評価され、同条による弁済の効力(債務消滅の効果)が認められない可能性があり、結果として支払側が二重払いのリスクを負うことになりかねない。本通知書の第3項で複数の確認手段を案内しているのは、支払側・受領側双方にとってこのリスクを軽減するための実務的な工夫である。

なお、実際に誤った口座への振込が生じ、その口座が振り込め詐欺等の犯罪に利用された口座であると疑われる場合には、犯罪利用預金口座等に係る資金による被害回復分配金の支払等に関する法律(いわゆる振り込め詐欺救済法)に基づき、預金保険機構や金融機関を通じた口座凍結及び被害回復分配金の支払手続を利用できる場合がある。もっとも、同法による回復には申立てや手続が必要であり、必ず全額が回復されるとは限らないため、事前の防止策(本通知書のような書面と電話確認の組み合わせ)がより重要である。

よくある失敗として、第一に、口座変更の連絡をメール一本で済ませてしまい、なりすましメールと区別がつかない体裁になっているケースが挙げられる。第3項のように、書面での通知と電話等の別経路での確認を組み合わせることが対策となる。第二に、確認先の電話番号を通知書自体に記載された番号のみに限定してしまい、その番号自体が偽物であった場合に確認の意味をなさないケースがある。第2部A-2のように、取引先が従来から把握している既知の連絡先も併記することが望ましい。第三に、適用日をまたぐ請求書の取扱いを曖昧にした結果、旧口座と新口座のいずれに振り込むべきか取引先が混乱するケースがあり、「2. 既発行請求書の取扱い」のように適用日を基準とした取扱いを明確にすることが有用である。誤振込が生じた場合の法的処理や損害の分担は個別の事実関係により異なるため、個別の事案については専門家(弁護士等)に確認することを推奨する。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 変更前・変更後の口座情報(金融機関名・支店名・口座種別・口座番号・名義)を正確に記載したか
• [ ] 変更適用日(いつ以降の入金分から新口座を使用するか)を明記したか
• [ ] 既発行請求書の取扱い(旧口座への振込を継続してよい範囲)を明記したか
• [ ] 電話等の書面以外の手段による二重確認の方法を具体的に案内したか
• [ ] 確認先の電話番号として、取引先が従来から把握している番号も併記したか
• [ ] 「電子メールのみでは口座変更を案内しない」旨を明記し、なりすましへの注意喚起を行ったか
• [ ] 変更理由を差し支えない範囲で記載し、変更の正当性を示す資料(金融機関の案内文書等)があれば添付したか
• [ ] 書面の郵送に先立つ事前の電話連絡など、追加の確認経路を設けているか(大口取引先の場合)
• [ ] 問い合わせ先の連絡先を明記したか
• [ ] 誤振込が生じた場合の連絡フロー・対応窓口を社内で整理しているか
• [ ] 本状の発送方法(郵送・電子署名付き電子文書等)がなりすまし防止の観点から適切か確認したか