⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

外国人雇用に関する社内管理規程

第1部: 書式本文

外国人雇用管理規程

第1条(目的) 本規程は、【会社名】(以下「会社」という)が外国人労働者を採用し、雇用を継続するにあたり、在留資格の確認、管理及び届出に関する社内手続を定めることを目的とする。

第2条(適用範囲) 本規程は、会社が雇用する国籍を問わず全ての外国人労働者及びその採用・配置・離職に関わる部署に適用する。

第3条(採用時の在留資格確認) 人事担当部門は、採用予定者から在留カード又はパスポートの提示を受け、在留資格、在留期間及び就労制限の有無を確認し、確認記録を保存する。

第4条(就労資格の適合確認) 人事担当部門は、従事させる業務内容が、在留資格上許可された活動範囲(資格外活動許可の範囲を含む)に該当することを確認し、該当しない場合は採用しない。

第5条(在留期間の管理) 人事担当部門は、雇用する外国人労働者ごとに在留期間満了日を一覧表で管理し、満了日の3か月前を目安に更新手続の状況を本人に確認する。

第6条(外国人雇用状況の届出) 人事担当部門は、外国人労働者を雇い入れ又は離職させたときは、労働施策総合推進法に基づき、雇用保険の被保険者資格の有無に応じた方法によりハローワークへ届け出る。

第7条(在留資格変更・更新の支援) 会社は、必要書類の準備等について本人からの相談に応じることができるが、在留資格変更許可申請等の手続の代理は、有資格者である弁護士又は行政書士に委任して行う。

第8条(異動・出向時の確認) 会社は、外国人労働者を出向、転籍又は職務変更させる場合、変更後の業務が在留資格の範囲内であることを事前に確認する。

第9条(不法就労防止) 会社は、在留カードの真正性に疑義がある場合又は在留期間が満了している場合、当該者を就労させない。

第10条(記録の保存) 本規程に基づき作成した確認記録は、雇用関係終了後も一定期間保存し、行政機関からの照会に対応できるようにする。

第11条(規程の改廃) 本規程の改廃は、【改廃手続】による。

第12条(教育・研修) 人事担当部門は、外国人労働者の配属先となる現場の管理職に対し、在留資格制度の基礎知識に関する研修を定期的に実施する。

第13条(相談窓口) 会社は、外国人労働者からの在留資格及び就労条件に関する相談を受け付ける窓口を設置し、その連絡先を周知する。

以上

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 人事担当者の立場から

在留カードの確認を形式的に済ませるだけでなく、確認結果を記録化する運用にしておくと、後日の説明責任を果たしやすくなる。

修正例:「人事担当部門は、在留カード番号、在留資格、在留期間及び就労制限の有無を確認台帳に記録し、確認者の氏名及び確認日をあわせて記載する。」

一言解説:確認を行った事実そのものを記録として残しておくことが、不法就労助長罪の成立要件である「過失」の有無を判断する際の重要な証拠となる。

人事担当者としては、配属先の現場責任者にも在留資格の基礎知識を共有し、日々の業務指示が資格外活動に該当しないかを現場でも確認できる体制を整えることが望ましい。

修正例:「人事担当部門は、外国人労働者が配属される部署の管理職に対し、当該労働者の在留資格及び就労可能な業務範囲を書面で通知する。」

一言解説:在留資格の確認を人事部門だけで完結させると、実際に業務指示を行う現場が資格外の業務を指示してしまうリスクが残るため、情報共有の仕組みが必要である。

B. 受入れ企業(経営層)の立場から

複数の在留資格が混在する企業では、資格ごとの就労範囲の違いを一覧化した運用マニュアルを規程に付随させることが実務上有効である。

修正例:「会社は、在留資格の種類ごとに認められる就労範囲及び資格外活動許可の要否を整理した一覧表を作成し、人事担当部門に配布して随時更新する。」

一言解説:在留資格の種類は多岐にわたり就労可否の判断を現場任せにするとミスが生じやすいため、判断基準を明文化しておくことが望ましい。

経営層としては、外国人雇用に関する行政指導や罰則リスクを取締役会等に定期的に報告させ、コンプライアンス上の重要課題として位置づけることが望ましい。

修正例:「人事担当部門は、半期ごとに外国人雇用の状況及び在留資格管理上のリスクを取締役会に報告する。」

一言解説:外国人雇用に関するリスクは現場任せにされがちであるため、経営レベルでの定期的な報告体制を構築することがガバナンス上重要である。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、外国人労働者を継続的に雇用する企業が、採用から在留期間の管理、異動、離職までの社内手続を標準化する場面で使用する。単発的なアルバイト雇用のみを想定した小規模事業者では簡略化した運用で足りる場合もあるが、複数の在留資格の従業員を抱える企業では本規程のように手続を明文化しておくことが望ましい。

根拠法令としては、出入国管理及び難民認定法第19条が資格外活動の制限を定め、同法第73条の2が不法就労助長罪を規定しており、外国人が不法就労であることを知らなかったことにつき過失がある場合も処罰対象となり得る。また、労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律(労働施策総合推進法)第28条が、外国人労働者の雇入れ及び離職時の届出義務を事業主に課している。

実務でよくある失敗として、第一に、在留カードの提示を受けたが在留期間や就労制限の内容まで確認せず、資格外の業務に従事させてしまうケースがある。確認項目をチェックリスト化し、業務内容との適合を都度確認する運用が対策となる。第二に、外国人雇用状況の届出を怠り、又は離職時の届出を失念するケースがあり、採用・異動・離職の各タイミングで届出要否を確認する手順を規程に組み込むことが望ましい。第三に、社内で在留資格の変更手続を人事担当者自らが代行しようとし、行政書士法・弁護士法上の非弁行為・非行政書士行為に該当するおそれが生じるケースがあり、専門家への委任を規程上明記しておくことが対策となる。

第四に、配属先の現場管理職が在留資格の内容を知らされておらず、人事部門の関知しないところで資格外の業務を指示してしまうケースがあり、現場への情報共有と研修の実施が対策となる。

在留資格の判断や届出実務の詳細は個別の雇用形態により異なるため、実際の運用にあたっては弁護士又は行政書士等の専門家に個別に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 採用時の在留カード確認手順と記録方法を定めたか
• [ ] 就労制限の範囲と業務内容の適合確認手順を定めたか
• [ ] 在留期間満了日の一覧管理及び更新確認のタイミングを定めたか
• [ ] 外国人雇用状況の届出(雇入れ・離職)の手続を明記したか
• [ ] 在留資格変更等の手続代理を有資格者に限定しているか
• [ ] 異動・出向時の在留資格適合確認手順を定めたか
• [ ] 在留カードの真正性に疑義がある場合の対応を定めたか
• [ ] 確認記録の保存期間を定めたか
• [ ] 複数在留資格が混在する場合の就労範囲一覧を整備したか
• [ ] 規程の改廃手続を定めたか
• [ ] 現場管理職への在留資格情報の共有方法を定めたか
• [ ] 外国人労働者向けの相談窓口を設置したか