⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

確認書(合意事項の確認)

第1部: 書式本文

本書式は、口頭またはメール等の簡易なやり取りで成立した合意内容を、後日改めて書面として確認し、履行期限や既存契約書との関係を明確化するためのものである。民法522条は契約が申込みと承諾の意思表示の合致により成立する旨を定めており、書面の作成は成立要件ではないが、内容の明確化と証拠化のために本確認書を作成する。

第1条(前文) 「【当事者A】(以下「甲」という)と【当事者B】(以下「乙」という)は、令和◯年◯月◯日に口頭により合意した下記事項について、本書をもって内容を確認する。」

第2条(合意の経緯) 「甲及び乙は、令和◯年◯月◯日、【打合せ・電話・メール等】において、下記のとおり合意した。」

第3条(合意内容) 「1. 【甲は乙に対し、◯◯を令和◯年◯月◯日までに納入する。】 2. 【乙は甲に対し、上記納入と引き換えに金◯◯円を支払う。】 3. 【その他: 】」

第4条(履行期限) 「前条各号の履行期限は次のとおりとする。 一、甲の履行期限:【令和◯年◯月◯日】 二、乙の履行期限:【令和◯年◯月◯日】 期限を徒過した場合の取扱いについては、別途甲乙協議のうえ定めるものとする。」

第5条(既存契約書との関係) 「甲及び乙が令和◯年◯月◯日付で締結した【業務委託契約書】(以下「原契約」という)と本書の内容が抵触する場合、本書の内容が原契約に【優先する/優先しない】ものとする。原契約のその他の条項は、本書に定めのない限り、なお効力を有する。」

第6条(任意規定との関係) 「本書に定めのない事項については、民法その他の関係法令の定めるところによる。」

第7条(合意の任意性) 「甲及び乙は、本書記載の合意が、民法第521条に定める契約自由の原則に基づき、いずれの強制も受けることなく自らの自由な意思により成立したものであることを確認する。」

第8条(有効期間) 「本書記載の合意事項は、【第4条記載の履行が完了する日】まで効力を有する。」

第9条(協議事項) 「本書に定めのない事項または本書の解釈に疑義が生じた事項については、甲乙誠実に協議のうえ解決するものとする。」

第10条(署名) 「以上、本書記載の内容に相違ないことを確認し、本書2通を作成し、甲乙各自1通を保有する。」

作成日:【令和◯年◯月◯日】 甲:住所【 】氏名【 】 印 乙:住所【 】氏名【 】 印

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 当事者A(合意を主張し履行を求める側)の視点からの書き換え

当事者Aとして、口頭合意の内容を確実に履行させたい場合、第4条の履行期限を「令和◯年◯月◯日までに」という確定日で記載し、「速やかに」「なるべく早く」といった曖昧な期限表現は避ける。曖昧な期限は民法上の債務不履行の判断において起算点を不明確にし、履行遅滞の主張を困難にするおそれがあるためである。

また、第5条の既存契約書との優劣関係について、当事者Aが原契約の内容を修正する意図で合意した場合は「本書の内容が原契約に優先する」と明記し、逆に補足的な合意にすぎない場合は「原契約の内容を妨げない」等、意図に応じた書き分けを行う。この一言の違いが、後日の契約解釈における優先順位の争いを避ける鍵となる。

B節: 当事者B(合意の履行を求められる側)の視点からの書き換え

当事者Bとしては、第3条の合意内容が自らの認識と一致しているかを精査し、認識に相違がある場合は署名前に修正を求めるべきである。特に金額や数量については、口頭でのやり取りの際の記憶違いが生じやすいため、第3条各号の記載を具体的な数値で確認し直す。

書き換え例として、第7条に「本合意は、甲からの一方的な提示内容を乙が確認した結果であり、乙が対価その他の点で十分な検討時間を確保できなかった点を付記する」旨を追加することがある。これは、後日合意内容の当否が問題となった際に、合意形成過程の経緯を記録として残しておく趣旨であり、民法91条が定める任意規定と異なる合意も当事者の意思に基づき有効となり得ることを踏まえ、意思決定の経緯を明確にしておく実務上の工夫である。

場面バリエーション: 履行期限が極めて短い緊急合意の場合

緊急の合意で履行期限が数日以内に迫っている場合、第4条に加えて「本書の内容は、口頭合意時点から直ちに効力を生じ、本書への署名は事後的な確認手続として行うものであり、署名の遅延が合意の効力に影響しないことを確認する」旨の一文を追加することがある。これは、署名手続の完了を待つ間に履行期限が到来してしまう事態を避けるための記載である。ただし、この扱いは当事者間の信頼関係を前提とするものであり、疑義がある場合は署名を待って履行に着手すべきである。

場面バリエーション: 継続的な取引の一部条件のみを変更する場合

既存の継続的契約(業務委託契約等)のうち、一部の条件(単価、納期等)のみを変更する合意である場合、第3条の合意内容を「変更前」「変更後」の対比形式で記載する書き換えが有効である。たとえば「単価:変更前【金◯◯円】、変更後【金◯◯円】、適用開始日:令和◯年◯月◯日」のように記載することで、変更点が一目で分かり、原契約のどの条項が修正されたのかを明確にできる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面 口頭やメール、電話でのやり取りにより既に成立した合意(民法522条、契約は原則として申込みと承諾により成立する)の内容を、後日書面で明確化し、履行期限や既存契約との関係を整理したい場面で用いる。民法521条の契約自由の原則により、当事者は法令の制限内で契約内容を自由に定めることができ、民法91条により、公序良俗に反しない限り任意規定と異なる合意も原則として効力を有する。

使ってはいけない場面 本書式は、既に実質的合意が存在することを前提とした確認のための書式であり、これから条件交渉を行う場面や、当事者間で重要な条件について未だ意見の隔たりがある場面での使用は適さない。そのような場面では覚書や協議書など、交渉過程であることを明示した書式を用いるべきである。また、消費者契約や労働契約など、当事者の一方に契約締結の自由が実質的に制約される場面では、本書式のみで一方当事者に不利な内容を確定させることは、後日その有効性が問題となり得る点に留意する。

よくある失敗と対策 第一に、原契約との優劣関係(第5条)を記載しないまま作成し、後日どちらの内容が優先するか争いになるケースがある。対策として、第5条のような優劣関係を明記する条項を必ず設ける。 第二に、履行期限の記載が「できるだけ早く」等の抽象的表現にとどまり、履行遅滞の判断が困難になるケースがある。対策として、第4条のように具体的な期限日を記載する。 第三に、口頭合意の際に対価や数量について当事者双方の記憶が食い違っていたにもかかわらず、確認作業を省略して署名してしまうケースがある。対策として、署名前に第3条の内容を読み合わせ、双方が具体的数値を口頭で再確認する手順を設ける。 第四に、既存契約書の変更条項(契約書に定める変更手続、たとえば「書面による合意によってのみ変更できる」旨の条項)を確認しないまま本書を作成し、原契約上の変更手続要件を満たさず、本書の効力が争われるケースがある。対策として、原契約に変更手続に関する定めがないかを事前に確認し、必要であれば原契約所定の様式(覚書等)も併せて作成する。

合意内容が既存契約や強行法規との関係でどのような効力を持つかについては、個別の事案ごとに弁護士等の専門家に確認することを推奨する。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 合意が成立した日時・方法(口頭・電話・メール等)が特定されているか
• [ ] 合意内容(第3条各号)が具体的な数値・期日で記載されているか
• [ ] 履行期限が確定日として記載されているか
• [ ] 既存契約書がある場合、優劣関係が明記されているか
• [ ] 期限徒過時の取扱いについて触れているか、または別途協議とする旨があるか
• [ ] 当事者双方が合意内容を読み合わせ、認識の相違がないか確認したか
• [ ] 有効期間または合意の終期が明記されているか
• [ ] 協議条項(第9条)が設けられているか
• [ ] 消費者契約・労働契約等、特別法の適用がないか確認したか
• [ ] 署名・押印欄に不備がないか
• [ ] 原契約に変更手続に関する定め(書面要件等)がないか確認したか
• [ ] 変更前・変更後の対比が必要な場合、対比形式で記載しているか