⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

ハラスメント行為者に対する処分通知書

第1部: 書式本文

【発行年月日】令和【 】年【 】月【 】日

【行為者氏名】殿

【会社名】 【代表者名または人事権者役職・氏名】㊞

ハラスメント行為者に対する処分通知書

貴殿に対し、下記のとおり調査の結果認定した事実及びこれに基づく処分等を通知します。

第1条(調査の経過) 令和【 】年【 】月【 】日付相談を端緒として実施した調査(調査番号【 】)の結果、貴殿について下記の事実が認定された。

第2条(認定事実) 1. 日時・場所:【西暦年月日・場所】 2. 行為の内容:【具体的な言動・態様】 3. 相手方:【被害者との関係・続柄(氏名は伏せて記載する場合の表記方法)】 4. 認定の根拠:【証拠の種類(証言・記録・メール等)の概要】

第3条(該当する規定) 前条の行為は、就業規則第【 】条(ハラスメントの禁止)及び第【 】条(懲戒の事由)【 】号に該当する。

第4条(弁明の機会) 会社は、本処分に先立ち令和【 】年【 】月【 】日付「弁明の機会付与通知書」により弁明の機会を付与し、貴殿からの弁明(要旨:【 】)を検討のうえ本処分を決定した。

第5条(処分内容) 1. 処分の種別:□ けん責　□ 減給(金額:【 】円、労働基準法第91条の制限内であることを確認済み)　□ 出勤停止(期間:【 】日間)　□ 降格　□ 諭旨解雇　□ 懲戒解雇　□ その他【 】 2. 処分発効日:【西暦年月日】

第6条(処分に至った量刑の考慮事情) 行為の態様、被害の程度、常習性の有無、反省の状況、過去の処分歴等を考慮し、前条の処分を相当と判断した。

第7条(配置転換等の措置) 1. 配置転換の要否:□ 実施する(異動先:【 】、発令日:【 】)　□ 実施しない 2. 被害者との同一部署・同一業務からの隔離が必要な場合、その具体的措置:【 】

第8条(接触禁止措置) 1. 貴殿は、被害者に対し、業務上必要な範囲を超えて直接又は間接に接触し、又は接触を試みてはならない。 2. 被害者への謝罪の要否・方法については、被害者の意向を確認のうえ、別途会社が指示する。 3. 本条に違反した場合、追加の懲戒処分の対象となり得る。

第9条(守秘義務) 本処分の内容及び調査の経過について、業務上必要な範囲を超えて第三者に開示してはならない。

第10条(不服申立て) 本処分に不服がある場合、通知受領日から【 】日以内に、【苦情処理窓口・人事部門名】に書面で申し立てることができる。

第11条(再発時の取扱い) 本処分後、同種の行為が再発した場合、より重い処分を含めて検討する。

第12条(受領確認) 本通知書の内容を受領したことを、下記に署名のうえ確認する。

【受領年月日】　　　　【氏名】㊞

以上

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 会社の立場から作成する場合

• 記載例1:「第2条の認定事実は、調査報告書の『認定事実』欄の記載と一言一句対応させ、通知書独自の追加的評価や推測を書き加えない構成とする。」 一言解説: 調査報告書と処分通知書の間で事実認定にずれが生じると、処分の相当性を争われた際に手続の一貫性が疑われるため、両書式の整合性を保つことが重要である。
• 記載例2:「第5条で懲戒解雇を選択する場合、第6条の量刑考慮事情に『過去に同種の注意指導を受けた経過(令和【 】年【 】月付)があるにもかかわらず改善が見られなかった』等、処分の段階性を示す記載を加える。」 一言解説: 最も重い処分を選択する場合ほど、それに至る経緯の相当性を具体的に説明できるようにしておく必要がある。

B節: 行為者の立場から検討する場合

• 記載例1:「第10条の不服申立て窓口に申し立てる際、第2条の認定事実のうち事実誤認があると考える箇所を特定し、これを裏付ける資料(業務記録、第三者の証言等)を添えて申し立てる。」 一言解説: 認定事実に誤りがあると考える場合は、感情的な反論ではなく、客観的資料に基づく具体的な指摘を行うことが処分の見直しにつながりやすい。
• 記載例2:「第7条の配置転換について、異動が生活環境に著しい不利益を生じさせると考える場合、第10条の窓口にその事情(通勤時間の変化、家族の事情等)を書面で説明し、代替措置の検討を求める。」 一言解説: 配置転換も人事権の行使として一定の裁量が認められるが、著しい不利益がある場合は個別に協議の余地があることを伝えておくことが望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

本様式は、ハラスメント調査により事実が認定された後、行為者に対して処分内容を正式に通知する場面で使用する。使う場面は、調査手続(事情聴取・証拠収集)及び弁明の機会の付与が完了し、懲戒権者による処分の決定がなされた段階に限られる。使ってはいけない場面としては、調査が未完了の段階、又は弁明の機会を付与していない段階である。弁明の機会を経ずに重い処分を行うと、手続的相当性を欠くとして処分の効力が否定されるリスクが高まる。

根拠法令及び留意点としては、懲戒処分の効力は労働契約法第15条により、客観的に合理的な理由を欠き社会通念上相当と認められない場合は無効となる。ハラスメント行為に対する処分の相当性判断においては、行為の態様・頻度・被害の程度、就業規則上の根拠の有無、過去の処分歴との均衡、弁明の機会の付与等の手続的適正さが総合的に考慮される。事業主の措置義務については労働施策総合推進法第30条の2、男女雇用機会均等法第11条にそれぞれ根拠があり、行為者への適正な処分は当該措置義務の履行の一環として位置づけられる。減給処分を行う場合は労働基準法第91条により、一回の額が平均賃金の一日分の半額を、総額が一賃金支払期における賃金総額の十分の一を超えてはならない制限があり、第5条の金額はこの範囲内であることを確認する必要がある。

実務でよくある失敗として、第一に、就業規則の懲戒事由・種類にハラスメント行為に対応する規定が明確に定められていないまま処分を行い、根拠を欠くとされるケースがある。対策として、第3条に引用する就業規則の条項を事前に確認し、必要であれば規定の整備を先行させる。第二に、認定事実の記載が調査報告書の内容と食い違い、手続の一貫性が疑われるケースがある。対策として、第2条は調査報告書の認定事実部分を引用する形式で作成する。第三に、処分決定後、被害者への接触が事実上放置され、再度の被害が生じるケースがある。対策として、第8条の接触禁止措置を具体的に定め、違反時の対応も明記する。なお、処分の量定判断や配置転換の相当性については個別事情により結論が異なるため、専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 調査が完了し、弁明の機会を付与したうえで本処分を決定しているか
• [ ] 認定事実が調査報告書の内容と整合しているか
• [ ] 就業規則上の該当条項(禁止規定・懲戒事由)を確認したか
• [ ] 処分の種別が量刑考慮事情に照らして相当か
• [ ] 減給処分の場合、労働基準法第91条の制限内に収まっているか
• [ ] 配置転換等の措置の要否を検討したか
• [ ] 被害者への接触禁止措置を具体的に定めたか
• [ ] 被害者への謝罪等の対応方針を被害者の意向を踏まえて決定したか
• [ ] 守秘義務の範囲が明記されているか
• [ ] 不服申立ての窓口・期限が明記されているか
• [ ] 再発時の取扱いが明記されているか
• [ ] 受領確認欄を設け、記録として保管する体制があるか