⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

社員名簿様式(非営利法人)

第1部: 書式本文

本書式は、社団法人形態の非営利法人(特定非営利活動法人及び一般社団法人を含む)において、社員(正会員)の入会・種別・議決権・退会を一元管理するための社員名簿の記載項目一覧である。特定非営利活動法人においては特定非営利活動促進法第24条に定める社員の資格の得喪に関する要件の運用状況を確認する台帳として、一般社団法人においては一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第31条に定める社員名簿としての機能を兼ねる。

1. 表題・基準日 「社員名簿(令和◯年◯月◯日現在)」と記載する。

2. 管理番号 社員ごとに通し番号(会員番号)を付す欄を設ける。

3. 氏名又は名称(フリガナ付き) 個人の場合は氏名、団体が社員となる場合は団体名称及び代表者氏名を記載する。

4. 住所又は主たる事務所の所在地 「【◯◯県◯◯市◯◯町◯丁目◯番◯号】」のように記載する。

5. 連絡先(電話番号・メールアドレス) 総会招集通知の送付先として使用するため、必ず最新の情報に更新する欄を設ける。

6. 入会日 「令和◯年◯月◯日(理事会承認)」のように、入会申込みが承認された日を記載する。

7. 社員の種別 「正会員(議決権あり)」「賛助会員(議決権なし)」「団体正会員」のように、定款で定める種別に対応させて記載する。

8. 議決権の有無 「あり(1個)」「なし」を明記する。団体正会員について議決権行使者を別途定める場合はその者の氏名も記載する。

9. 会費の納入状況 「年会費【◯◯円】、令和◯年度分 納入済(令和◯年◯月◯日)」のように、直近事業年度の納入状況を記載する欄を設ける。

10. 入会の経緯・紹介者(任意記載) 「【氏名】の紹介により入会」のように、任意で記載できる欄を設ける。

11. 資格喪失事由の記載 「除名(令和◯年◯月◯日 総会決議)」「退会届提出(令和◯年◯月◯日)」「会費未納による資格喪失(令和◯年◯月◯日)」のように、定款で定める資格喪失事由のいずれに該当するかを具体的に記載する。

12. 退会日 「令和◯年◯月◯日付で退会(本人からの退会届による)」のように、資格喪失の効力発生日を記載する。

13. 総会出席実績の記録欄(任意) 「直近3回の総会のうち出席2回、書面表決1回」のように、社員の議決権行使の実績を記録する欄を設けることができる。

14. 特記事項欄 「令和◯年度より賛助会員から正会員へ種別変更」のように、種別変更等の履歴を記載する。

15. 作成者・確認日 名簿の管理責任者の氏名及び最終更新日を記載する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 法人(名簿管理者)の立場から

A-1. 会費未納者の資格取扱いを記載する場合

修正後:「【氏名】は令和◯年度分会費を令和◯年◯月◯日の督促後も納入せず、定款第◯条に基づき令和◯年◯月◯日の理事会決議により社員の資格を喪失した旨を記載する。」 一言解説: 会費未納による資格喪失は定款上の根拠条項と手続(督促の有無、決議機関)を対応させて記載しないと、後日、当該社員から資格の存否を争われた際に経緯が説明できなくなる。

A-2. 団体が社員となっている場合の議決権行使者の記載

修正後:「団体正会員【一般社団法人◯◯】については、同法人の代表理事【氏名】を議決権行使者として届出があったため、これを名簿に記載する。議決権行使者に変更があった場合は、当該団体からの届出により名簿を更新する。」 一言解説: 団体が社員となる場合、実際に総会で議決権を行使する個人が誰かを名簿上明確にしておかないと、総会当日の受付・出席確認で混乱が生じやすい。

B. 社員の立場から

B-1. 賛助会員から正会員への種別変更を届け出る場合

修正後:「賛助会員【氏名】は、令和◯年◯月◯日付で正会員への種別変更を申請し、同月◯日の理事会において承認されたため、以後、議決権を有する正会員として名簿に記載する。」 一言解説: 種別変更は議決権の有無という重要な地位の変動を伴うため、申請日・承認日・承認機関を具体的に記載し、変更前後の記録を名簿上に残す。

B-2. 退会を申し出た社員の記載

修正後:「【氏名】は令和◯年◯月◯日付で退会届を提出し、定款第◯条の規定により届出のあった日をもって社員の資格を喪失したため、同日付で名簿から除く旨を記載し、退会日を記録として残す。」 一言解説: 退会は本人の意思表示により効力が生じるため、名簿から単に削除するのではなく、退会日と根拠条項を履歴として残すことで、過去の総会における議決権の有無を事後的に確認できるようにする。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、社団法人形態をとる非営利法人が、社員(正会員)の入退会及び議決権の有無を継続的に管理し、総会の招集通知先や定足数・表決数の算定基礎として用いる場面で使用する。理事や監事といった役員の情報を管理する場合は、役員名簿という別の書式を用いる必要があり、本書式に役員情報を混在させることは想定していない。

根拠となる法令は、社員の資格の得喪に関する要件を定款で定めることを求める特定非営利活動促進法第24条、及び一般社団法人が社員の氏名又は名称・住所を記載した社員名簿を作成しなければならないと定める一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第31条である。特定非営利活動法人においては、社員のうち10人以上の氏名及び住所又は居所を記載した書面が事業報告書等の一部として所轄庁への提出対象となる(特定非営利活動促進法第28条、第29条)ため、社員名簿を常に最新の状態に整備しておくことは、設立後の年次提出書類の作成にも直結する。もっとも、資格喪失事由の該当性判断や除名決議の手続的な適法性は、各法人の定款の定め及び個別の事情によって異なるため、専門家に確認することが望ましい。

よくある失敗として、第一に、退会した社員をそのまま名簿から削除してしまい、退会前に開催された総会の定足数や表決数を事後的に検証できなくなる失敗がある。対策として、退会者は名簿から削除せず、退会日を付した履歴として残す運用にする。第二に、団体正会員について議決権行使者の届出を受けないまま名簿を作成し、総会当日に議決権行使者の特定でトラブルとなる失敗がある。対策として、団体が社員となる場合は入会時に議決権行使者の届出を必須とする。第三に、会費未納による資格喪失の基準(未納期間、督促の有無)を定款で定めているにもかかわらず、名簿の記載がその基準と対応していない失敗がある。対策として、資格喪失事由欄に定款の該当条項番号を必ず記載し、判断根拠を明確にする。

第4部: 使用前チェックリスト

• 表題に名簿の基準日を明記したか
• 社員ごとに管理番号を付し、氏名又は名称・住所を正確に記載したか
• 社員の種別(正会員・賛助会員等)を定款の定めと対応させて記載したか
• 議決権の有無を種別ごとに明確に記載したか
• 入会日及び入会承認の経緯(理事会承認等)を記載したか
• 会費の納入状況を直近事業年度分について記載したか
• 団体正会員について議決権行使者を届出に基づき記載したか
• 資格喪失事由(退会・除名・会費未納等)を定款の該当条項と対応させて記載したか
• 退会日を履歴として残し、名簿から単純削除していないか
• 種別変更(賛助会員から正会員へ等)の履歴を記載したか
• 名簿管理責任者の氏名及び最終更新日を記載したか
• 総会招集通知の送付先として最新の連絡先が反映されているか