⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

補助事業実績報告書

第1部: 書式本文

第1条(表題及び宛先) 【補助事業者】は、【交付機関名】に対し、下記のとおり補助事業の実績を報告する。

第2条(対象事業の特定) 事業名:【事業名】 交付決定番号:【交付決定番号】 交付決定額:【金額】円 事業実施期間:【開始年月日】から【終了年月日】まで(完了日:【完了年月日】)

第3条(実施結果の概要) 実施内容:【当初計画に対する実施結果を具体的に記載。数値目標がある場合は達成率を明記】 当初計画との対比:【計画どおり実施・一部変更のうえ実施(変更承認番号【番号】)】 成果指標:【成果指標名】について目標値【数値】に対し実績値【数値】(達成率【割合】%)

第4条(収支決算) 補助対象経費総額:【金額】円 うち補助金確定申請額:【金額】円 自己負担額:【金額】円 収入と支出の差引残額:【金額】円(残額が生じた場合はその処理方法を付記)

第5条(費目別支出実績) 費目ごとの支出実績を、交付決定時の内訳と対比して次のとおり記載する。 一 人件費:交付決定額【金額】円/支出実績【金額】円 二 謝金:交付決定額【金額】円/支出実績【金額】円 三 旅費:交付決定額【金額】円/支出実績【金額】円 四 需用費:交付決定額【金額】円/支出実績【金額】円 五 委託費:交付決定額【金額】円/支出実績【金額】円 (以下、交付決定時の費目区分に応じて記載する)

第6条(証拠書類の整理) 支出の事実を証する見積書、契約書、請求書、納品書及び領収書(支払証憑)は、費目及び取引先ごとに整理番号を付して一覧表を作成し、本報告書に添付する。整理番号は経費内訳書及び会計帳簿の記載と対応させる。

第7条(精算額の算定過程) 精算額(交付すべき額)は、補助対象経費総額に補助率【割合】を乗じた額と、交付決定額のいずれか低い額とし、算定過程を別紙精算調書に示す。

第8条(証拠書類の保存) 本報告書に添付した証拠書類及びこれに関連する会計帳簿は、補助金の額の確定を受けた日の属する年度の終了後【年数】年間(原則5年間)、【補助事業者】において保存する。

第9条(未使用額の取扱い) 交付決定額から支出実績額を差し引いた残額が生じた場合、当該残額に相当する既受領補助金は、【交付機関名】の指示に従い返還する。

第10条(添付書類) 本報告書には、精算調書、証拠書類一覧表、証拠書類の写し、成果を示す写真・成果物その他【交付機関名】が指定する書類を添付する。

第11条(提出期限) 本報告書は、事業完了の日から起算して【日数】日以内(又は交付決定に係る年度の末日のいずれか早い日)に提出する。

報告年月日:【年月日】/報告者:【補助事業者】(代表者名:【氏名】)

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節 補助事業者の視点

補助事業者にとっては、証拠書類の不備を理由に経費が認定されず、確定額が減額されることが最大のリスクである。そのため、証拠書類に軽微な不備があった場合の補正機会を確保する修正が有利である。

Before:「証拠書類に不備がある経費は補助対象として認めない。」 After:「証拠書類に軽微な不備(記載事項の誤記、押印漏れ等、支出の事実自体に疑義を生じさせないものに限る)がある場合、交付機関は補助事業者に対し相当の期間を定めて補正を求めるものとし、当該期間内に補正がされた経費は補助対象として認める。」 一言解説:不備の重大性によって取扱いを区別する規定を設けることで、形式的な不備のみで大きな減額を受けるリスクを抑えられる。

また、未使用額の返還について、返還時期に猶予を持たせる修正も有利である。 Before:「未使用額は速やかに返還する。」 After:「未使用額は、交付機関からの返還請求通知を受領した日から【日数】日以内に返還するものとする。」

B節 交付機関の視点

交付機関にとっては、実績報告書と証拠書類の整合性が取れず、後日の会計検査等で経費の妥当性を説明できなくなることが懸念される。そのため、証拠書類の突合作業を報告書の記載自体に組み込む修正が有利である。

Before:「証拠書類は適宜添付する。」 After:「証拠書類は、第5条に定める費目別支出実績の各項目と対応する整理番号を付し、整理番号・取引年月日・取引先・金額・証拠書類種別を記載した一覧表を作成のうえ添付するものとし、一覧表と証拠書類の記載金額に不一致がある場合、当該経費は補助対象として認めない。」 一言解説:整理番号による突合を必須化することで、後日の検査対応や監査における追跡可能性(トレーサビリティ)を高められる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本報告書は、補助事業が完了した後、又は年度末等の交付規則で定める報告時期に使用する。事業の実施途中で進捗を報告する場合には、実績報告書ではなく交付規則上の「状況報告書」等、別の書式を用いるべきであり、未完了の事業について本書式を用いて確定申請をすることはできない。

根拠法令としては、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律(適正化法)第14条(実績報告)が、補助事業者に対し補助事業が完了したときは遅滞なく実績を報告書に記載して各省各庁の長に報告しなければならない旨を定めている。これを受けて同法第15条(交付すべき額の確定)は、各省各庁の長が報告を受けた場合、報告書の内容及び必要に応じた調査の結果に基づき交付すべき補助金の額を確定する旨を定める。証拠書類の保存期間については、適正化法施行令及び各省庁・自治体の交付規則において、会計検査等に備え概ね5年間の保存を求める例が多いが、事業や交付機関により異なるため個別の交付要綱の確認が必要である。

よくある失敗としては、第一に、見積書・契約書・請求書・領収書のいずれかが欠落し、支出の事実を証明できないケースがある。対策として、第6条のように証拠書類の種類と整理番号による対応関係を明記し、提出前にチェックリストで突合する。第二に、費目間で流用があったにもかかわらず変更承認を得ておらず、実績報告時に初めて発覚するケースがある。対策として、第3条のように当初計画との対比及び変更承認番号の記載を求める。第三に、証拠書類の保存期間を誤解し、確定後すぐに廃棄してしまうケースがある。対策として第8条のように保存期間の起算点と年数を明記する。

証拠書類の保存期間や精算額の算定方法の細部は交付機関・補助金制度ごとに異なるため、個別の事案については弁護士・行政書士等の専門家に確認することを推奨する。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 事業が実際に完了しているか(未完了の状態で提出していないか)
• [ ] 交付決定番号・交付決定額が交付決定通知書と一致しているか
• [ ] 実施結果が当初計画又は承認済み変更計画と整合しているか
• [ ] 費目別支出実績が交付決定時の内訳と対比して記載されているか
• [ ] 証拠書類(見積書・契約書・請求書・領収書)がすべて揃っているか
• [ ] 証拠書類の整理番号と一覧表・会計帳簿の記載が一致しているか
• [ ] 精算調書の算定過程(補助率適用後の額と交付決定額の比較)が正しいか
• [ ] 未使用額の有無とその返還方法を確認したか
• [ ] 証拠書類の保存期間・保存方法を社内で共有したか
• [ ] 提出期限(事業完了日からの日数等)に間に合うか