⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

補助事業経費内訳書

第1部: 書式本文

第1条(表題及び宛先) 本書は、【交付機関名】に対し、【申請事業者】が令和【年】年度【補助金名】に係る補助事業(交付決定番号:【交付決定番号】)の実施に要する経費を費目別に積算し、その内訳を明らかにするために作成する。

第2条(事業の概要) 事業名:【事業名】 事業実施期間:【開始年月日】から【終了年月日】まで 事業実施場所:【所在地】

第3条(費目区分) 補助対象経費は次の費目に区分して積算する。 一 人件費(事業従事者の給与及び社会保険料事業主負担分) 二 謝金(外部有識者への謝礼) 三 旅費(交通費・宿泊費) 四 需用費(消耗品費・印刷製本費・光熱水費の按分額) 五 委託費(外部委託業務費) 六 使用料及び賃借料(会場借料・機器リース料) 七 備品費(耐用年数1年以上かつ単価【金額】円以上の機械器具等)

第4条(積算根拠) 各費目の金額は単価×数量×使用期間(又は員数)により積算し、別紙見積書(見積番号【番号】、見積徴取先【社名】、見積取得日【年月日】)の金額と一致させる。原則として【金額】円以上の契約については2社以上からの相見積りを取得し、比較表を添付する。

第5条(消費税等の取扱い) 本内訳書に計上する経費は消費税及び地方消費税額を【含む・含まない】ものとして積算する。補助事業者が仕入れに係る消費税額の控除を受け、又は受けることが見込まれる場合、当該金額に相当する消費税等相当額については、事業完了後に速やかに【交付機関名】へ報告し、必要に応じて補助金確定額から減額又は返還の対象とする。

第6条(補助対象外経費の区分) 次に掲げる経費は補助対象経費に含めない。 一 事業実施期間外に発生した経費 二 交付決定前に契約又は発注した経費(【交付機関名】が特に認めた場合を除く) 三 事務所の通常運営に要する固定的経費 四 その他【交付機関名】が別に定める負担区分により対象外とされた経費

第7条(財源内訳) 総事業費【金額】円のうち、補助対象経費は【金額】円、補助金交付申請額は【金額】円(補助率【割合】)、自己負担額は【金額】円とする。

第8条(添付書類) 本内訳書には見積書の写し、事業計画書、経費積算調書及びその他【交付機関名】が指定する書類を添付する。

第9条(作成責任) 本内訳書の記載内容に虚偽があった場合、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律その他関係法令に基づき、交付決定の取消し及び補助金の返還を求められることがある。

第10条(提出) 本内訳書は補助金交付申請書に添付し、【提出期限】までに【交付機関名】所定の方法により提出する。

作成年月日:【年月日】/作成者:【申請事業者】(担当者名:【氏名】)

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節 申請事業者の視点

申請事業者にとっては、後日の実績報告・精算段階で「積算根拠が不明瞭」との指摘を受け、経費が減額査定されることが最大のリスクである。そのため、積算根拠を可能な限り具体化し、見積りの取得経緯を残す条項に書き換えるのが有利である。

Before:「各費目の金額は見積書に基づき積算する。」 After:「各費目の金額は、単価【金額】円×数量【数量】×使用月数【月数】により積算し、見積書(見積番号【番号】、取得日【年月日】、有効期限【年月日】)の内容と完全に一致させる。見積り取得後に単価変動が生じた場合は、変動理由書を添付のうえ再積算する。」 一言解説:単価・数量・期間を明記し、見積書との対応関係を条文レベルで固定することで、交付機関側の査定時における疑義照会を減らせる。

さらに、消費税の取扱いについても申請事業者側から積極的に記載しておくことが望ましい。 Before:「消費税額の取扱いは別途協議する。」 After:「本経費は税抜経理を前提として積算し、仕入税額控除の対象となる消費税等相当額が判明した場合は、実績報告書提出時に別紙にて申告する。」

B節 交付機関の視点

交付機関にとっては、対象外経費が紛れ込むこと、及び費目間流用が無制限に行われることが管理上の懸念となる。そのため、費目区分と流用制限を明確化する修正が有利である。

Before:「費目間の流用は自由に行うことができる。」 After:「各費目間の経費配分の変更は、当該費目の配分額の【割合】%を超え、かつ総額【金額】円を超える場合には、事前に交付機関の承認を要するものとし、承認を得ない流用は補助対象経費として認めない。」 一言解説:流用の許容範囲を数値で明示することで、後の実績報告時における査定基準が明確になり、恣意的な経費付替えを防止できる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本内訳書は、補助金交付申請の際に事業計画書と併せて提出する書類であり、交付決定前の審査資料として用いる場合に使用する。既に交付決定を受けた後に経費配分を変更する場合は、本書式ではなく別途「補助事業計画変更承認申請書」を用いるべきであり、内訳書の書き換えのみで変更を完了させてはならない。

根拠法令としては、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律(以下「適正化法」という)第6条(交付の申請)が、補助金の交付を受けようとする者に対し、補助事業の目的及び内容、経費等を記載した申請書の提出を求めている。また、同法第14条(実績報告)周辺の規定及び各省庁・自治体が定める補助金交付規則において、経費の費目区分・積算根拠の提示が要求されるのが一般的である。消費税等相当額の取扱いについては、補助事業者が仕入税額控除を受けた分について二重の利得を得ないよう、交付機関へ別途報告させる運用が広く採られている。

よくある失敗としては、第一に、見積書の金額と内訳書の記載金額が一致しないケースが挙げられる。対策として、第4条のように見積番号・取得日を条文中に明記し、金額の対応関係を形式的に検証できるようにしておく。第二に、備品費と消耗品費の区分基準が曖昧なまま計上してしまうケースがある。対策として、第3条七号のように耐用年数及び単価基準を数値で定義し、区分の根拠を残す。第三に、消費税の取扱いを記載しないまま提出し、事業完了後に確定額の減額を受けるケースがある。対策として第5条のように税抜・税込の別と報告義務を明記する。

また、積算にあたっては、実際に発注・支払を行う前の段階で作成する「見込みの内訳」であることを踏まえ、事業実施後の実績報告書における支出実績と齟齬が生じないよう、契約締結時点で改めて内訳を照合する運用を社内規程等に定めておくことが望ましい。特に複数年度にまたがる事業の場合は、年度ごとの内訳を分けて作成し、年度内での経費配分の考え方を明示しておくと、後年度の交付機関による査定がスムーズになる場合が多い。

なお、費目区分や積算根拠の妥当性、消費税の取扱いの詳細は交付機関ごとに運用が異なるため、個別の事案については弁護士・行政書士等の専門家に確認することを推奨する。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 事業名・交付決定番号が交付決定通知書の記載と一致しているか
• [ ] 費目区分が交付要綱・交付規則の区分と整合しているか
• [ ] 各費目の金額が見積書の金額と一致しているか
• [ ] 見積書の取得日・有効期限が事業実施期間内であるか
• [ ] 相見積りが必要な金額基準を満たす契約について複数見積りを取得しているか
• [ ] 消費税等の取扱い(税抜・税込)を明記しているか
• [ ] 補助対象外経費が誤って計上されていないか
• [ ] 自己負担額・財源内訳の合計が総事業費と一致しているか
• [ ] 添付書類(見積書・事業計画書等)が漏れなく揃っているか
• [ ] 作成者・確認者の押印又は署名欄が記入されているか
• [ ] 提出期限を確認したか