⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

表彰規程

第1部: 書式本文

第1条(目的) この規程は、株式会社【会社名】(以下「会社」という。)が、勤続、業績その他の功労のあった従業員を表彰する制度について定め、従業員の勤労意欲の向上及び会社への貢献の促進を図ることを目的とする。本規程は労働基準法第89条第9号に定める表彰に関する事項として就業規則の一部を構成する。

第2条(表彰の種類) 表彰は、次の各号のとおりとする。 一 永年勤続表彰 勤続年数が一定の基準に達した従業員に対する表彰 二 業績表彰 業務上著しい成果を上げた従業員又は部署に対する表彰 三 功労表彰 業務改善、技術開発その他会社の発展に特に寄与した従業員に対する表彰 四 精勤表彰 無欠勤・無遅刻等勤務態度が特に良好な従業員に対する表彰

第3条(永年勤続表彰の基準) 永年勤続表彰は、勤続【10】年、【20】年及び【30】年に達した従業員に対し、当該年度中に行う。休職期間は、その全部又は一部を勤続年数の算定から除外することができる。

第4条(業績表彰・功労表彰の基準) 1 業績表彰及び功労表彰は、所属長の推薦に基づき、表彰選考委員会が審査の上、その対象者を決定する。 2 推薦にあたっては、成果の内容、業務への貢献度及び再現性のある具体的事実を記載した推薦書を提出しなければならない。

第5条(表彰選考委員会) 1 表彰選考委員会は、人事担当役員、人事部長その他会社が指名する者により構成する。 2 委員会は、推薦内容を審査し、選考基準に照らして恣意的な評価とならないよう、複数名による合議により表彰対象者を決定する。

第6条(選考基準の明確化) 会社は、業績表彰及び功労表彰について、あらかじめ数値目標の達成度、業務改善による効果額、対外的な評価その他の客観的な選考基準を定め、従業員に周知する。

第7条(表彰の方法) 表彰は、表彰式その他会社が定める方法により行い、表彰状を授与する。

第8条(副賞) 1 会社は、表彰にあわせて、金一封、記念品その他の副賞を授与することができる。 2 金銭による副賞は給与所得として源泉徴収の対象となる場合があることに留意し、経理部門において所得税法上の取扱いを確認の上、支給する。 3 記念品等の現物による副賞であって、社会通念上相当と認められる範囲のものについては、一時所得として取り扱われる場合がある。

第9条(表彰の取消し) 表彰を受けた従業員が、表彰後に懲戒処分の対象となる行為をしたこと又は表彰の基礎となった事実に虚偽があったことが判明したときは、会社は当該表彰を取り消し、既に授与した副賞の返還を求めることができる。

第10条(推薦の撤回・不服申立て) 1 表彰の対象とならなかった従業員は、選考結果について、その理由の説明を人事部に求めることができる。 2 会社は、選考過程における特定の従業員への便宜供与その他不公正な取扱いがなかったかを定期的に点検する。

第11条(表彰記録の保管) 会社は、表彰の種類、対象者、表彰理由及び選考記録を人事記録として保管する。

第12条(周知) 会社は、表彰制度の内容及び選考基準を従業員に周知するとともに、表彰結果を社内報その他の方法により公表することができる。ただし、本人が公表を望まない場合は、この限りでない。

第13条(雑則) 本規程に定めのない事項については、就業規則その他の社内規程の定めるところによる。

附則 本規程は【年】年【月】月【日】日から施行する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 永年勤続表彰中心型向け

長期雇用を前提とする企業では、永年勤続表彰が制度の中心となるため、勤続年数の算定方法(休職・出向期間の扱い)を明確にしておくことが紛争予防につながる。

修正条文例(第3条に追加) 「出向期間中の勤続年数は、出向元との労働契約が継続している場合に限り通算する。休業(産前産後休業、育児休業及び介護休業を除く。)の期間は、通算6か月を超える部分について勤続年数から控除する。」

一言解説: 育児・介護休業を勤続年数の算定から不利益に取り扱うと、育児介護休業法上の不利益取扱い禁止の趣旨に抵触するおそれがあるため、これらを除外対象から明示的に外しておく。

B. 業績・功労表彰中心型向け

成果主義的な人事制度を採る企業では、業績表彰が処遇や昇格に直結しやすく、選考過程の公正性がより強く問われる。

修正条文例(第6条に追加) 「業績表彰の選考基準は、四半期ごとの部門目標の達成率、顧客満足度調査結果その他の定量的指標を主要な判断要素とし、定性的評価のみによる選考は行わない。」

一言解説: 定性的評価のみに依拠すると、選考担当者の主観や好悪感情が入りやすく、非表彰者との間でハラスメント紛争や不満に発展しやすいため、定量指標を主軸に据える設計が望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、就業規則に表彰制度を設ける企業が、表彰の種類・選考手続・副賞の取扱いを具体化する場面で使用する。表彰を全く実施しない企業や、表彰を懲戒制度と一体で運用しない方針の企業では、本書式の想定する規模の制度は過剰であり、簡易な内規で足りる場合がある。

根拠法令は、労働基準法第89条第9号である。同号は、表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項を就業規則に記載しなければならないと定める相対的記載事項であり、表彰制度を設けること自体は義務ではないが、いったん設ける以上は就業規則(又はこれと一体をなす本規程)への記載が必要となる。表彰の種類のみを定め選考基準を定めない就業規則は、同号の趣旨(表彰基準の明確化による労使間の予測可能性の確保)を十分に満たさない可能性がある。

副賞の税務上の扱いについては、金銭による副賞は原則として給与所得に該当し、源泉徴収の対象となる。一方、社会通念上相当な範囲の記念品等の現物給付については、一時所得として扱われる余地があり、給与課税か一時所得課税かによって従業員の税負担及び会社の源泉徴収義務が異なる。第8条はこの区別を踏まえた条文である。

実務でよくある失敗の一つは、選考基準を定めずに「会社が適当と認める者」とのみ規定し、特定の管理職の裁量に選考が委ねられることである。この場合、選考されなかった従業員との間で不公平感が生じ、場合によってはハラスメントや不当な差別的取扱いの主張につながる。対策として、第6条のように客観的・定量的な選考基準をあらかじめ明文化する。

二つ目の失敗は、副賞の金額や現物の内容を条文上定めず、都度の裁量で決定することである。金額の変動が大きいと、税務上の扱いが不安定になるほか、従業員間の不公平感の原因となる。対策として、表彰の種類ごとに副賞の上限額又は種類を別表で定めておく。

なお、表彰制度の運用が不公正であるとして紛争化した場合の評価は、選考過程の具体的な事実関係によって異なるため、個別事案については弁護士に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 表彰の種類(永年勤続・業績・功労・精勤等)を過不足なく定めたか
• [ ] 永年勤続表彰の勤続年数算定方法(休職・出向期間の扱い)を明記したか
• [ ] 育児・介護休業期間を勤続年数から不利益に控除する規定になっていないか
• [ ] 業績表彰・功労表彰の選考基準を客観的・定量的に定めたか
• [ ] 表彰選考委員会など複数名による合議制の選考体制を設けたか
• [ ] 副賞(金一封・記念品)の内容と上限額を定めたか
• [ ] 金銭による副賞の源泉徴収義務について経理部門と確認したか
• [ ] 表彰の取消し及び副賞返還の要件を定めたか
• [ ] 選考されなかった従業員への説明手続を設けたか
• [ ] 表彰結果の公表方法及び本人の意向への配慮を規定したか
• [ ] 労働基準法第89条第9号に対応し就業規則本体との整合を確認したか