⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

印鑑届書(会社実印の登記所届出用)

第1部: 書式本文

本書式は、会社設立時または代表者(代表取締役・代表清算人等)の就任・改印時に、法務局(登記所)へ会社実印(代表者印)を届け出るための印鑑届書の記載項目一覧である。商業登記規則第9条に定める様式に準じ、以下の各項目を記載する。

1. 届出日:【届出年月日】
2. 提出先登記所:【管轄法務局名】
3. 会社法人等番号又は登記の事由:【新設・改印・代表者重任等の別】
4. 商号:【商号】
5. 本店:【本店所在地】
6. 印鑑提出者の資格:【代表取締役・代表清算人・代表執行役等】
7. 印鑑提出者の氏名:【氏名(フルネーム)】
8. 印鑑提出者の出生年月日:【生年月日】
9. 提出する印鑑(会社実印)の押印欄:【印影】
10. 印鑑カード交付申請の要否:【要・不要】及び交付申請書との同時提出の有無
11. 添付書類:市区町村長発行の印鑑提出者個人の印鑑証明書(作成後3か月以内のもの)【1通】
12. 代理人による届出の場合の委任状:【要・不要】、委任者・受任者氏名【氏名】
13. 印鑑届出者本人による届出であることの確認欄(市区町村長作成の印鑑証明書に押印された印影と本届書の印影が一致することの確認)
14. 郵送提出の場合の本人確認資料:【運転免許証・マイナンバーカード等の写し】及び返信用封筒の同封の有無
15. 届出書の保管・控えの取扱い:登記所提出用原本のほか、社内保管用として写し【1通】を作成し、法務部門にて保管する

各項目は登記所窓口で配布される所定様式(又は法務局ウェブサイトに掲載される様式)を用いることが一般的であり、本書式はその記載項目を網羅的に整理したものである。実際の届出に際しては、管轄登記所が指定する最新の様式を用いることが望ましい。

なお、法人の代表者印は商業登記法第20条により登記所への届出が義務付けられており、届出をしなければ登記申請書等への押印の効力が公的に確認できない状態となる。会社実印(代表者印)は、登記申請書のほか、不動産取引、融資契約、株主総会議事録の一部証明等、取引の相手方から実印証明を求められる場面で広く用いられる印章であり、社印(角印)や銀行印とは用途が異なる。届出により発行される印鑑カードは、印鑑証明書の交付請求に必要な媒体であり、原本の紛失時には速やかに再交付申請及び暗証番号の変更を行う必要がある。

印鑑届出をオンラインで行う場合(商業登記電子証明書を利用したオンライン申請)は、書面による本届書とは別に、電子署名を付した届出情報を登記・供託オンライン申請システムを通じて送信する方式となるため、書面提出とオンライン提出のいずれの方式を用いるかを事前に選択し、混在させないよう留意する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 登記所提出用(設立登記と同時提出の場合)

修正条文例: 「本届書は、【商号】の設立登記申請書(令和【年】年【月】月【日】日付)と同時に提出するものであり、印鑑提出者【氏名】は設立時代表取締役として本印鑑を会社実印として使用する。」

一言解説: 設立登記と同時提出の場合は、設立登記申請書の受付と印鑑届書の受付が同一の受付番号または近接した番号で処理されることが多く、登記申請書の添付書類一覧に印鑑届書を含めない(別提出扱いとする登記所が多い)点に注意する。

B節: 代表者印(改印・代表者交代に伴う再届出の場合)

修正条文例: 「印鑑提出者は、令和【年】年【月】月【日】日付の代表取締役重任(又は改印)に伴い、従前届け出た印鑑を廃止し、新たな印鑑を別紙印影のとおり届け出る。従前の印鑑カードは【返還・失効】の取扱いとする。」

一言解説: 代表者交代の場合、新代表者個人の印鑑証明書の添付が必須であり、旧代表者の印鑑証明書では受理されない。改印の場合は廃止届と新規届出を同一書面内で処理できる登記所が多いが、様式は事前に管轄登記所へ確認することが望ましい。また、代表者が複数名選定されている会社(共同代表を定めていない場合)では、実際に印鑑を提出する代表者を明確にし、他の代表者の同意の有無を社内議事録等で確認しておくことが望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

本書式は、株式会社その他の法人が設立登記、本店移転(管轄外移転)、代表者の重任・新任・退任、または印鑑の紛失・毀損に伴う改印を行う場面で使用する。他方、支配人印や部門印など登記所届出を要しない印章の届出には使用できない。持分会社(合同会社等)の業務執行社員の印鑑届出についても基本的な考え方は共通するが、資格の記載欄(代表社員等)が異なるため、法人形態に応じて様式を修正する必要がある。また、令和3年2月15日以降は商業登記における印鑑届出は任意化されているが、実務上は融資契約や不動産取引において実印証明が要求されることが多く、任意化後も届出を行う会社が大半である点は使用前に依頼者へ説明しておくべきである。

根拠法令は、商業登記法第20条(印鑑の提出)及び商業登記規則第9条(印鑑の提出等)である。印鑑証明書の交付については商業登記法第12条及び商業登記規則第30条以下が関係する。また、印鑑届出の任意化の根拠となった規則改正の経緯についても、依頼者への説明資料として押さえておくと実務上有用である。

実務でよくある失敗として、第一に、印鑑提出者個人の印鑑証明書の有効期限(発行後3か月以内)を確認せずに提出し、受理されないケースがある。対策として、届出直前に最新の印鑑証明書を取得し、提出日から逆算した有効期限管理を行う。第二に、印影のサイズ規格(辺の長さ1cmを超え3cm以内の正方形に収まるもの)を満たさない印鑑を届け出てしまう例がある。対策として、印鑑発注段階で商業登記規則第9条第3項の規格を業者に明示する。第三に、代表者交代時に旧印鑑の廃止手続を失念し、旧代表者の印章が有効なまま並存してしまう例があり、内部統制上のリスクとなる。対策として、重任登記申請と同時に廃止・新規届出をセットで処理する運用を徹底する。第四に、印鑑カードの暗証番号を届出書控えと同一の場所に保管してしまい、紛失時に第三者による不正な証明書取得を招きかねない管理体制の不備が挙げられる。対策として、印鑑カードと暗証番号は別々の管理者・場所で保管する社内規程を整備する。なお、管轄登記所によって運用に差異があるため、個別事案は専門家(司法書士等)に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 提出先登記所(管轄法務局)を確認したか
• [ ] 商号・本店の記載が最新の登記事項と一致しているか
• [ ] 印鑑提出者の資格・氏名・出生年月日に誤記がないか
• [ ] 提出する印鑑の規格(1cm超3cm以内の正方形に収まるか)を確認したか
• [ ] 印鑑提出者個人の印鑑証明書(発行後3か月以内)を添付したか
• [ ] 代理人届出の場合、委任状の記載事項に不備がないか
• [ ] 印鑑カード交付申請書を同時提出するか事前に判断したか
• [ ] 改印の場合、旧印鑑の廃止処理を行ったか
• [ ] 設立登記等の他の申請書類との受付タイミングを調整したか
• [ ] 印鑑届出の任意化に関する依頼者への説明を行ったか
• [ ] 印鑑カードの暗証番号と印鑑カード自体を別々に管理する体制になっているか
• [ ] 郵送提出の場合、本人確認資料及び返信用封筒を同封したか