⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

自動更新停止通知書

第1部: 書式本文

自動更新停止通知書

【相手方の住所】 【相手方の名称・氏名】 御中

【作成日】

【通知する当事者の住所】 【通知する当事者の名称・氏名】 【担当者名】　印

通知人は、被通知人に対し、下記のとおり通知する。

記

1. 通知人と被通知人は、【原契約締結日】付で【契約名称】(以下「本契約」という。)を締結している。
2. 本契約第【条番号】条には、期間満了の【〇】か月前までに当事者いずれからも更新拒絶の意思表示がない場合、本契約が同一条件で自動的に更新される旨(以下「自動更新条項」という。)が定められている。
3. 通知人は、被通知人に対し、本契約を自動更新条項により更新することなく、【契約満了日】をもって終了させる意思を有することを本書面により通知する。
4. 本契約の終了に伴い必要となる引継ぎ、返還、精算その他の措置については、【契約満了日】までに別途協議のうえ完了するものとする。
5. 本通知は、本契約及び法令に基づき通知人が有するその他の権利を放棄する趣旨のものではない。

以上

回答書送付先 【担当部署】 【担当者名】 【電話番号・メールアドレス】

備考: 本通知は【内容証明郵便・配達証明付】により発送し、その謄本及び配達証明書を通知人において保管する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 通知する当事者(更新を希望しない側)向け

「通知人は、被通知人に対し、【理由の概要(例: 取引方針の見直し、代替取引先への切替え等)】により、本契約を自動更新条項により更新することなく、【契約満了日】をもって終了させることを求める。 2. 通知人は、本契約終了後における【在庫の引取り・データの返還・原状回復等】について、被通知人に対し【〇】日前までに具体的な方法を提示するよう求める。」

一言解説: 更新を希望しない側は、単に更新拒絶の意思を示すだけでなく、契約終了後に必要となる引継ぎ事項を具体的に列挙しておくと、終了後のトラブルを避けやすい。理由の記載は必須ではないが、記載する場合は事実に即した表現にとどめる。

B. 相手方(通知を受け取る側)が異議を述べる場合の想定文例

「被通知人は、通知人に対し、本契約第【条番号】条に定める更新拒絶の予告期間との関係で、本通知が【到達日】に到達したことを前提とすると予告期間を満たしているか疑義がある旨を指摘し、通知人に到達日の確認を求める。」

一言解説: 相手方の立場からは、自動更新条項の予告期間を起算する基準日(発信日か到達日か)を確認することが重要である。民法第97条第1項により、意思表示は相手方に到達した時からその効力を生ずる(到達主義)ため、発信日ではなく到達日を基準に予告期間の遵守を判断する必要がある。

C. 賃貸借契約以外の継続的取引契約に用いる場合

「通知人は、被通知人との間の【業務委託契約・売買基本契約等】について、本契約第【条番号】条に定める自動更新条項の適用を排除し、【契約満了日】の経過をもって本契約を終了させることを求める。 2. 通知人及び被通知人は、本契約終了後も、本契約中の秘密保持条項及び損害賠償条項がなお効力を有することを確認する。」

一言解説: 業務委託契約や売買基本契約など、借地借家法の適用がない継続的契約類型では、終了後も存続すべき条項(秘密保持等)を確認しておくと、契約終了に伴う権利義務関係が明確になる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説(解説)

本書式は、自動更新条項が付された契約について、契約を更新しない意思を予告期間内に相手方へ通知する場面で使用することを想定している。使用すべき場面は、業務委託契約、売買基本契約、システム利用契約など、当事者間で自由に更新の可否を決定できる契約類型である。他方、本書式は、建物の賃貸借契約など借地借家法の適用がある契約には用いるべきではない。借地借家法が適用される建物賃貸借契約の更新拒絶には、同法第26条(建物賃貸借契約の更新)及び第28条(建物賃貸借契約の更新拒絶等の要件、いわゆる正当事由)の特則が適用され、賃貸人からの更新拒絶には正当事由が必要とされるなど、通常の契約における更新拒絶とは異なる規律が及ぶため、本書式の射程外である。借地借家法が適用される契約の更新拒絶を検討する場合は、別途専門家に相談のうえ、正当事由の有無を含めて個別に検討する必要がある。

意思表示の到達については、民法第97条第1項が「意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる」と定めており、これを到達主義という。自動更新条項に基づく更新拒絶の通知も意思表示の一種であるため、発信しただけでは足りず、相手方に到達して初めて効力を生じる。そのため、通知の到達を証拠化することが極めて重要であり、実務上は内容証明郵便及び配達証明を組み合わせて利用することが多い。内容証明郵便は、いつ、いかなる内容の文書を差し出したかを日本郵便が証明する制度であり、配達証明を併用することで相手方への到達日時も証拠化できる。もっとも、内容証明郵便はあくまで文書の内容と発送の事実を証明するものであり、記載された請求権の存在や正当性自体を証明するものではない点には留意が必要である。

予告期間を徒過した場合のリスクについても具体的に理解しておく必要がある。多くの自動更新条項は、「期間満了の〇か月前までに当事者いずれからも更新拒絶の通知がないときは、本契約は同一条件でさらに1年間更新されるものとし、以後も同様とする」といった内容になっていることが一般的である。この場合、通知が予告期間内に相手方へ到達しなければ、通知人の意思にかかわらず契約は自動更新条項の定めるところにより更新されてしまう。到達主義を前提とすると、発送日が予告期間内であっても、到達が予告期間経過後になれば更新拒絶の効力が生じない可能性があるため、余裕をもった発送スケジュールを組む必要がある。

よくある失敗として、まず、予告期間の起算点を発信日と誤解し、期限ぎりぎりに発送してしまい到達が期限後になるケースが挙げられる。例えば、予告期間が「期間満了の3か月前まで」と定められている契約で、満了日の3か月前当日に発送しても、郵便の配達に数日を要する結果、到達が期限の翌日になってしまえば、条項上の要件を満たさない可能性がある。対策として、余裕を持った発送日程を組み、可能であれば配達証明で到達日を確認する。次に、通知書に契約の特定事項(契約名称、締結日、条項番号)を記載せず、後日どの契約に関する通知かが不明確になるケースがある。対策として第1部のように契約を具体的に特定する。最後に、対象が借地借家法の適用を受ける建物賃貸借契約であることに気づかず本書式のような一般的な通知書のみで済ませてしまい、正当事由の検討を欠くケースも見られる。契約類型の判別に迷う場合や、賃貸借契約の更新拒絶を検討する場合には、個別事案について専門家(弁護士等)に確認することを推奨する。

なお、被通知人が通知の受領を拒否した場合や、転居等により不在返送となった場合の到達の評価についても留意が必要である。判例上、相手方が正当な理由なく受領を拒絶したと評価できる事情がある場合には、社会通念上、了知可能な状態に置かれたものとして到達が認められる余地があるとされているが、これはあくまで個別の事実関係に基づく評価であり、一律に到達が認められるわけではない。受取拒否や不在返送が生じた場合には、普通郵便による再送や、必要に応じて公示送達等の手続を検討することも考えられるため、この点についても専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• 対象契約が借地借家法の適用を受ける建物賃貸借契約でないことを確認したか
• 自動更新条項の予告期間(条番号・期間)を正確に特定したか
• 予告期間の起算点が到達日であることを踏まえた発送スケジュールを組んだか
• 内容証明郵便・配達証明を利用する場合、文字数・行数等の郵便局の様式要件を確認したか
• 契約名称・締結日・当事者名を通知書に正確に記載したか
• 契約終了後の引継ぎ・返還・精算事項を通知書または別途書面で整理したか
• 相手方からの異議・反論を想定した記録(発送記録、到達記録)を保管する体制があるか
• 契約終了後もなお効力を有する条項(秘密保持等)の有無を確認したか
• 通知が権利放棄の趣旨でないことを明記したか
• 監修前の草稿であることを踏まえ、発送前に専門家によるレビューを経る予定になっているか