⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

事実確認ヒアリング記録書

第1部: 書式本文

1. 実施日時：【西暦】年【 】月【 】日【 】時【 】分〜【 】時【 】分
2. 実施場所：【会議室名・部屋番号等】
3. 聴取の名目・根拠：【就業規則第 条に基づく事実確認／社内相談窓口対応 等】
4. 聴取者（会社側出席者）：氏名【 】、所属・役職【 】（複数名の場合は全員記載）
5. 記録者：氏名【 】、所属・役職【 】（聴取者と別に配置することが望ましい）
6. 被聴取者：氏名【 】、所属・役職【 】、社員番号【 】
7. 被聴取者の立場：【本人（行為者とされる者）／関係者・目撃者】
8. 事案の概要（聴取前に確認した範囲での事実の要旨）：【 】
9. 聴取にあたっての説明事項：目的の告知／録音の可否の確認／本聴取が懲戒処分等の判断資料となり得る旨の告知／虚偽陳述をしないよう求める旨
10. 質問と回答の記録（時系列・項目別に番号を付して記載） Q1．【質問内容】　A1．【回答内容をできる限り被聴取者の言葉のまま記載】 Q2．【質問内容】　A2．【回答内容】 （以下、質問・回答を必要な数だけ追加）
11. 被聴取者が提出・提示した資料：【メール、チャット記録、業務日報等の名称と枚数】
12. 聴取中の被聴取者の態度・様子（客観的事実として記載し、評価的表現は避ける）：【 】
13. 聴取者からの追加確認・是正指導の有無：【 】
14. 聴取終了時刻および終了時の被聴取者への説明（記録内容の開示・訂正申立ての機会付与等）：【 】
15. 記録内容確認欄：被聴取者による内容確認の結果【異議なし／下記の通り訂正を求める】、訂正内容【 】
16. 署名欄：被聴取者署名【 　　　　　】　聴取者署名【 　　　　　】　記録者署名【 　　　　　】　作成日【 　　年　月　日】

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節：本人聴取用

• 記載例：項目9の説明事項に「これは懲戒処分の要否を判断するための事実確認であり、処分内容を予断するものではない」旨を追記し、項目10の冒頭に「弁明の機会」として被疑事実の告知と本人の言い分を独立した項目で設ける。
• 一言解説：本人聴取は懲戒処分の適正手続（就業規則上の弁明機会付与規定がある場合はその履行）を兼ねることが多く、告知内容と本人の応答を対で残すことが後の紛争で重要になる。
• 記載例：項目16の署名欄に「本記録は聴取内容を正確に反映していることを確認した」旨の一文を加え、被聴取者に読み上げた上で署名を求める運用にする。
• 一言解説：本人の署名または署名拒否の事実自体が、記録の信用性を争われた際の補強証拠となる。

B節：関係者・目撃者聴取用

• 記載例：項目6の被聴取者情報に「本人との関係（同僚／上司／部下／取引先等）」の欄を追加し、項目8の前に「本聴取が第三者としての観察に基づくものである」旨の確認事項を置く。
• 一言解説：関係者聴取は伝聞や推測が混入しやすいため、質問段階で「自ら見聞きした事実」と「他者から聞いた話」を区別して記録する欄を設けることが望ましい。
• 記載例：項目13の代わりに「秘密保持の要請（聴取内容を他の従業員に口外しないよう求めた旨）」を記載する項目を追加する。
• 一言解説：関係者・目撃者は報復や職場での軋轢を懸念しやすく、秘密保持の要請とその履行状況を記録しておくことが協力を得るうえでも重要である。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、非違行為の疑いやハラスメント等の職場トラブルについて、懲戒処分その他の人事上の措置を検討する前提として事実関係を確認する場面で使用する。誤って懲罰そのものを目的とした詰問の記録として用いたり、既に処分方針が固まった後に体裁を整えるためだけに作成したりする使い方は避けるべきである。特にハラスメント事案では、加害者とされる者・被害者とされる者・第三者の関係者という複数の立場から聴取を行うことが多く、それぞれの聴取記録を突き合わせて事実認定を行う必要があるため、個々の記録は独立した書面として体裁を整えたうえで一貫した保管・整理を行うことが求められる。懲戒処分は労働契約法第15条により、客観的に合理的な理由を欠き社会通念上相当と認められない場合には無効となるところ、その合理性・相当性を基礎づける一次資料としてヒアリング記録が機能する。記録が曖昧であれば、処分の有効性そのものが争われたときに会社側が立証責任を果たせなくなる。

また、聴取記録は作成した時点では社内資料にとどまるが、事案が労働審判や訴訟に発展した場合には、会社側が提出する重要な書証となる。そのため、聴取記録を作成する段階から、後に第三者（労働審判委員会や裁判所）が読んでも聴取の経緯と内容が理解できるように、質問の意図や聴取の順序が分かる形で整理しておくことが望ましい。単発の質疑応答を羅列するだけでなく、事案の時系列に沿って聴取項目を組み立てることで、記録全体の説得力が高まる。

実務でよくある失敗の一つは、聴取者の評価や心証を事実と混同して記載してしまうことである。項目12のように「態度」を記録する場合でも、「反省の色が見えなかった」といった主観的評価ではなく、「終始無言であった」「質問を遮って発言した」など観察可能な客観的事実として記述することで、証拠としての信用性を保つ。第二に、被聴取者に弁明の機会を実質的に与えないまま一方的に聴取を終える例が見られる。項目10の質問・回答欄を往復形式で丁寧に残し、項目14で訂正申立ての機会を明示することで、手続的な適正さを担保する。第三に、録音の有無や記録の確定手続を曖昧にしたまま後日記憶に頼って記録を作成してしまう失敗がある。項目1の実施日時と項目16の作成日を分けて記載させることで、記録作成のタイムラグそのものを可視化し、記憶の劣化による不正確さのリスクを減らす。第四に、聴取の過程で被聴取者を威圧するような質問方法をとってしまい、後になって「強要された供述である」と主張されるケースも見受けられる。質問と回答を項目10のように一問一答形式で丁寧に記録しておくことで、質問の内容そのものが不当でなかったかどうかを事後的に検証できるようにしておくことが重要である。

また、聴取記録は懲戒処分の場面に限らず、配置転換や退職勧奨の当否が争われる場面、あるいはハラスメント加害者とされた従業員から名誉毀損等を理由に逆に会社が責任を問われる場面でも、会社側が「事実確認を尽くした上で判断した」ことを示す資料として機能する。逆に言えば、聴取記録が存在しない、あるいは聴取者の主観のみで構成されている場合には、たとえ懲戒処分の内容自体が相当であっても、判断過程の合理性を欠くと評価されるリスクが高まる。したがって本書式は、事実関係に争いがある、あるいは処分の重さが軽微でない事案において、初動の段階から一貫して用いることが望ましい。

第四によくある失敗として、複数回にわたって聴取を行った場合に、各回の記録がばらばらに作成され、時系列や質問の一貫性が追いにくくなる例が挙げられる。項目1の実施日時を都度明記し、複数回分の記録を通し番号で管理することで、事案全体の経過を後から俯瞰できるようにしておくことが望ましい。

なお、聴取内容の評価や懲戒処分の可否判断は事案ごとの個別性が高く、本書式のみで適法性が担保されるものではないため、実際の運用にあたっては弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 聴取の目的（懲戒調査／ハラスメント相談対応等）が事前に明確になっているか
• [ ] 聴取者と記録者を分離し、複数名体制で臨めているか
• [ ] 被聴取者に聴取目的および記録の利用目的を事前に告知したか
• [ ] 本人聴取の場合、弁明の機会として被疑事実を具体的に告知したか
• [ ] 質問と回答を要約せず、可能な限り発言のまま記録しているか
• [ ] 客観的事実と聴取者の評価・印象を区別して記載しているか
• [ ] 関係者・目撃者聴取の場合、伝聞と直接体験を区別して記録したか
• [ ] 秘密保持・不利益取扱い禁止の説明を行い、その旨を記録に残したか
• [ ] 聴取終了後、被聴取者に記録内容を確認させ、訂正機会を与えたか
• [ ] 署名欄への署名または署名拒否の事実を記録したか
• [ ] 録音を行った場合、録音の可否について事前同意を得た記録があるか
• [ ] 記録の保管方法・アクセス権限が個人情報保護の観点から適切か
• [ ] 複数回の聴取を行った場合、各回の記録を通し番号等で一貫して管理できているか
• [ ] 事案が労働審判・訴訟等に発展した場合を想定し、第三者が読んでも経緯が分かる記載になっているか