⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

事務所所在地としての使用承諾書

第1部: 書式本文

【建物所有者又は管理者名】(以下「甲」という)は、【使用者名(法人・個人)】(以下「乙」という)に対し、次のとおり、対象物件を事務所所在地として使用することを承諾する。

第1条(目的) 本書は、乙が下記対象物件を、法人登記上の本店又は事務所の所在地として、又は事業の表示上の住所として使用することについて、甲が承諾する条件を定めることを目的とする。

第2条(対象物件) 対象物件は【所在地・物件名・号室】とする。

第3条(使用目的の範囲) 乙が対象物件を使用できる範囲は、次のいずれかとする。 一 法人登記における本店又は事務所所在地としての使用 二 名刺、ウェブサイト等における住所表示としての使用 三 前二号の両方

第4条(既存の賃貸借契約との関係) 乙が対象物件について甲との間で別途賃貸借契約を締結している場合、本書は当該賃貸借契約の用法遵守義務に従うものとし、本書と賃貸借契約の内容が抵触する場合は賃貸借契約の定めを優先する。

第5条(使用期間) 本承諾の有効期間は【開始日】から【終了日】までとする。

第6条(郵便物等の取扱い) 甲は、対象物件宛てに乙の名義で送付される郵便物その他の配達物について、【取扱方法(乙への転送・乙による直接受領等)】により対応する。

第7条(承諾の撤回) 甲は、乙が対象物件を反社会的勢力との関係を疑わせる用途に使用していることが判明した場合その他甲乙間の信頼関係を破壊する事情がある場合、本承諾を撤回することができる。

第8条(撤回時の措置) 本承諾が撤回され又は使用期間が満了したときは、乙は速やかに登記事項の変更手続その他の必要な措置を講じ、対象物件を住所として表示することを取りやめる。

第9条(対価) 本承諾に対する対価は【対価の有無・金額】とする。

以上、上記の内容を確認し、承諾する。

【承諾日】 甲: 【氏名・名称】 印 乙: 【氏名・名称】 印

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 不動産オーナーの立場から

不動産オーナーとしては、バーチャルオフィスやレンタルオフィスとして複数の事業者に同一物件の住所を使用させる場合、他の利用者との混同を避ける旨の注意義務を乙に課すことが望ましい。

修正例:「乙は、対象物件の住所を使用するにあたり、同一住所を使用する他の事業者との商号又は屋号の混同が生じないよう配慮するものとする。」

一言解説:同一住所を多数の事業者が共有する形態では、取引先が事業者を誤認するリスクがあるため、混同防止への協力義務を明記しておくことが望ましい。

B. 起業予定者の立場から

起業予定者としては、法人設立登記に先立って住所使用の承諾書が必要となる場合があるため、登記手続に使用できる旨を明記した文言を追加することが実務的である。

修正例:「甲は、乙が対象物件の住所を用いて行う法人設立登記の申請に際し、法務局その他の関係機関に対し、本書を使用承諾を証する書面として提出することを認める。」

一言解説:法人設立登記の際に本店所在地の使用権原を確認されることがあるため、登記申請への使用を明示的に許諾しておくと手続がスムーズになる。

C. 総務担当の立場から

総務担当としては、複数の拠点を持つ企業がグループ会社の登記上の住所として本社所在地を使用させる場合、内部管理のため使用状況の一覧化を行う規定を設けることが望ましい。

修正例:「甲は、対象物件の住所を登記上の所在地として使用するグループ会社の一覧を作成し、変更が生じた場合は速やかに更新する。」

一言解説:複数法人が同一住所を登記に用いる場合、社内での使用状況の管理が煩雑になりやすいため、一覧管理の仕組みをあらかじめ整えておくことが実務上有用である。

総務担当としてはさらに、金融機関の口座開設審査等で実体確認を求められる場合に備え、乙が実際に事業活動を行っていることを示す資料の提出を求める規定を設けることが望ましい。

修正例:「乙は、甲の求めがあるときは、事業内容を示すウェブサイト、名刺その他の資料を甲に提示し、実体を伴う事業活動を行っていることを説明する。」

一言解説:住所のみを借りて実体のない事業者が多数登記される状態は、住所全体の信用低下につながるため、実体確認のための協力義務を定めておくことが望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、建物の所有者や管理者が、賃借人以外の法人又は個人に対し、当該建物の所在地を法人登記や事業の住所表示に使用することを認める場面で使用する。既に賃貸借契約を締結しているテナントが当該物件を通常の事業所として使用する場合は、賃貸借契約の用法条項で足りることが多く、本書式は主にバーチャルオフィスや住所貸しのような場面を想定している。

根拠法令としては、会社法第911条第3項第3号が本店の所在地を登記事項として定めており、法人の設立登記や本店移転登記の際に本店所在地の使用権原が問題となることがある。商業登記法上、住所の使用権原を証する書面の提出が一律に義務付けられているわけではないが、登記官の審査において疑義が生じた場合に使用承諾書の提示を求められることがある。また、賃貸借契約が別途存在する場合、民法及び借地借家法上の賃借人の用法遵守義務との整合性を確認する必要がある。

実務でよくある失敗として、第一に、賃貸借契約上「住居専用」とされている物件について、賃貸人の承諾を得ずに事業用の住所として登記してしまい、賃貸借契約の用法違反として契約解除のリスクが生じるケースがある。既存の賃貸借契約の用法条項との整合性を必ず確認することが対策となる。第二に、同一住所に多数の法人が登記されている状態で、取引先や金融機関が実態のある事業所であるかを疑い、口座開設や与信審査で不利益を受けるケースがあり、実体を伴う事業活動の説明資料を別途準備しておくことが望ましい。第三に、使用承諾を撤回した後も乙が登記変更を行わず、甲宛てに乙に対する督促状等が届き続けるケースがあり、撤回時の登記変更義務を明確に定めておく必要がある。

第四に、実体のない事業者が多数同一住所に登記された結果、当該住所全体が金融機関のブラックリスト的な扱いを受け、実体のある事業者まで口座開設を拒否されるケースがあり、実体確認への協力義務をあらかじめ定めておくことが対策となる。

住所使用の承諾が法人登記の審査や金融機関の実在性確認にどのように影響するかは個別の状況により異なるため、実際の運用にあたっては司法書士又は弁護士等の専門家に個別に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 対象物件の所在地を具体的に特定したか
• [ ] 使用目的の範囲(登記・住所表示等)を明記したか
• [ ] 既存の賃貸借契約との関係及び優先関係を整理したか
• [ ] 使用期間を明記したか
• [ ] 郵便物等の取扱い方法を定めたか
• [ ] 反社会的勢力等との関係が判明した場合の撤回条項を設けたか
• [ ] 撤回・期間満了時の登記変更義務を明記したか
• [ ] 対価の有無及び金額を明記したか
• [ ] 同一住所を使用する他事業者との混同防止に配慮したか
• [ ] 登記申請書類としての使用可否を明記したか
• [ ] 事業実体を示す資料の提示義務を定めたか
• [ ] 承諾の対価及び支払方法を明記したか