⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

助成事業実績報告書

第1部: 書式本文

様式第2号 助成事業実績報告書

【提出日】令和〇年〇月〇日 【あて先】〇〇〇〇(以下「助成団体」という。) 【被助成者】名称又は氏名:【 】、代表者:【 】、所在地:【 】

下記のとおり、助成事業の実績を報告します。

1. 助成事業名及び交付決定日 事業名:【 】、交付決定日:【 年 月 日】、交付決定番号:【 】

2. 事業実施期間 当初計画:【 年 月 日】から【 年 月 日】まで 実績:【 年 月 日】から【 年 月 日】まで(計画と相違がある場合はその理由を第5項に記載)

3. 事業内容の実施状況 計画時に記載した活動内容ごとに、実施の有無、実施日、実施場所、参加人数その他の実績を対比可能な形式で記載する。【実施状況の詳細を記載】

4. 成果指標の達成状況 申請時に設定した成果指標について、目標値と実績値を対比し、達成の有無及び未達成の場合はその要因を記載する。【成果指標の達成状況を記載】

5. 計画からの変更事項及びその理由 実施期間、実施方法、実施体制その他計画時から変更が生じた事項がある場合、その内容と理由を具体的に記載する。変更が助成団体の事前承認を要する事項に該当するときは、承認を得た日付を併記する。【変更事項を記載】

6. 収支決算書 | 費目 | 予算額 | 決算額 | 差異理由 | |---|---|---|---| | 人件費 | 【 】円 | 【 】円 | 【 】 | | 事業費 | 【 】円 | 【 】円 | 【 】 | | 事務費 | 【 】円 | 【 】円 | 【 】 | | 合計 | 【 】円 | 【 】円 | ― | | 助成金精算額 | ― | 【 】円 | ― |

7. 証憑書類の添付要領 決算額の裏付けとして、次の証憑を費目ごとに整理し番号を付して添付する。 一 見積書・発注書の写し 二 契約書又は発注確認書の写し 三 請求書の写し 四 領収書又は振込明細等支払を証する書類の写し 五 成果物(報告書、写真記録、参加者名簿等) 証憑書類は決算額の記載順に整理し、費目・金額・日付が申請書及び本報告書の記載と整合するよう突合しておくこと。

8. 未使用額の取扱い 助成金交付額から実際の支出額を差し引いた未使用額がある場合、その金額及び返還方法(振込先口座、返還期限)を記載する。【未使用額及び返還方法を記載】

9. 自己評価及び今後の展望 本事業を通じて得られた成果、課題及び今後の事業展開について記載する。【自己評価を記載】

10. 誓約事項 被助成者は、本報告書の内容が事実と相違ないこと、及び証憑書類が改ざんされたものでないことを誓約する。

11. 被助成者署名欄 上記のとおり相違ありません。 被助成者:【署名又は記名押印】

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 被助成者側の修正パターン

A-1. 軽微な変更に関する事後報告の許容

追加条文例:「実施期間の1か月以内の変更その他事業の同一性を損なわない軽微な変更については、事前承認を要せず、本報告書における事後報告をもって足りるものとする。」 一言解説: すべての変更に事前承認を求めると事業実施の柔軟性が損なわれるため、軽微な変更は事後報告で足りる旨を明記する被助成者側の修正である。

A-2. 証憑書類の一部滅失時の代替手段の明記

追加条文例:「領収書等の証憑が天災その他被助成者の責めに帰することのできない事由により滅失した場合、被助成者は取引先発行の再発行証明その他合理的な代替書類の提出をもって足りるものとする。」 一言解説: 証憑の紛失・滅失が直ちに経費否認につながることを避けるため、代替的な立証手段を確保する修正である。

B. 助成団体側の修正パターン

B-1. 未達成の場合の助成金減額規定の明確化

追加条文例:「成果指標の達成率が目標値の50%に満たない場合、助成団体は、未達成の程度に応じて助成金の一部を減額して精算することができる。」 一言解説: 成果が著しく未達成であるにもかかわらず全額を交付し続けることを避け、成果連動性を持たせる助成団体側の修正である。

B-2. 証憑書類の保存義務期間の明記

追加条文例:「被助成者は、本報告書の証憑書類の原本を、報告書提出日から5年間保存し、助成団体の求めがあった場合はいつでも提示しなければならない。」 一言解説: 事後の会計検査や監査に備え、証憑の保存期間と提示義務を明確化する修正である。

場面別バリエーション: 未使用額が生じた場合の返還手続

未使用額が生じた場合は、第8項に加えて「助成団体は、本報告書の確認後、返還すべき金額及び振込先口座を記載した精算通知書を被助成者に送付し、被助成者は当該通知書の送付日から30日以内に返還するものとする。」という手続規定を追加し、返還時期を明確にしておくことが望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

実績報告書を使う場面・使ってはいけない場面の解説 本様式は、助成金の交付決定を受けた被助成者が、事業完了後又は事業年度末に、実施内容・成果・経費の使途を助成団体に報告する場面で用いる。事業の途中経過を報告する中間報告には別途簡易な様式を用いることが多く、本様式をそのまま中間報告に流用すると、未確定の決算額を確定額として扱ってしまう危険があるため避けるべきである。

根拠法令の解説 助成金交付の法的性質は、申請書様式の解説と同様に民法第549条の贈与契約(実務上は事業実施等の条件が付された負担付贈与に近い性質を持つ)として整理されることが多い。もっとも、贈与契約であっても、当事者間の合意により実績報告義務や証憑提出義務、未使用額の返還義務を課すことは契約自由の原則上可能であり、本様式の第6項から第8項の規定はこの考え方に基づく。国・地方公共団体の補助金には補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律(補助金適正化法)が適用され、同法第14条以下に実績報告、第15条に交付決定内容への適合性の確認、第18条に補助金等の返還請求に関する規定が置かれているが、民間助成金にはこれらの規定は直接適用されない。ただし、実務上はこれらの考え方を参考に、精算・返還の手続を契約又は要綱で任意に定めることが一般的である。消費税法上は、対価性のない助成金の交付及びその精算は原則として不課税取引として扱われるのが一般的な整理であるが、成果物の納入を伴う場合の課税関係は個別の取引実態により異なりうる。

よくある失敗と条項上の対策 第一に、証憑書類の整理が不十分で決算額の裏付けが取れず、助成金の一部が経費として認められない失敗がある。第7項のように証憑の種類と整理方法を具体的に指示することが対策となる。第二に、計画からの変更について事前承認を得ないまま事業を進め、変更後の経費が対象外とされる失敗がある。第5項及びA-1のように、軽微な変更と重大な変更を区分し、それぞれの手続を明確にすることが対策となる。第三に、未使用額の返還期限や振込先が定められておらず、返還手続が長期化する失敗がある。B-1及び場面別バリエーションのように、返還金額の確定手続と期限を明記することが対策となる。

補助金適正化法の考え方をどこまで民間助成金の実務に準用すべきかは助成団体の性質や助成の規模によって異なるため、個別事案は専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 事業実施期間の実績が計画と一致しているか、相違がある場合は理由を記載したか
• [ ] 成果指標の達成状況が目標値と対比可能な形で記載されているか
• [ ] 収支決算書の費目区分が申請時の予算書と対応しているか
• [ ] 証憑書類が費目ごとに整理され、金額・日付の突合が取れているか
• [ ] 計画からの変更事項について事前承認の有無を確認したか
• [ ] 未使用額の有無及び返還方法を記載したか
• [ ] 証憑書類の保存期間及び提示義務を確認したか
• [ ] 誓約事項に虚偽記載がないことの確認を含めたか
• [ ] 代表者印又は署名の欄に不備がないか
• [ ] 提出期限が助成団体の定める期日に間に合っているか