⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

株主名簿

第1部: 書式本文

株主名簿

【会社名】

作成基準日: 【作成年月日】 最終更新日: 【最終更新年月日】 株主名簿管理人: 【設置する場合はその名称・所在地/設置しない場合は「該当なし」】

本名簿は、会社法第121条の規定に基づき、当会社の株主について次の事項を記載又は記録するものである。

【記載項目一覧】

1. 株主の氏名又は名称及び住所: 【氏名又は名称】/【住所】
2. 当該株主が有する株式の数(種類株式発行会社では種類ごとの数): 【株式の種類】【株式数】株
3. 当該株主が株式を取得した日: 【取得年月日】
4. 株券発行会社である場合の株券番号: 【株券番号】
5. 議決権の数: 【議決権数】個
6. 名義書換受付日及び受付番号: 【受付年月日】/【受付番号】
7. 質権・信託財産に関する記載(該当する場合): 質権者の氏名又は名称及び住所【 】、信託財産である旨【 】
8. 基準日における株主(基準日株主)の別: 【基準日株主に該当する/しない】
9. 連絡先(配当金振込口座等、会社が保有する範囲): 【口座情報等・電話番号・メールアドレス】

備考欄: 【単元未満株式の有無、種類株式該当の有無、その他特記事項】

以上のとおり、株主ごとに行を分けて記載し、株式の譲渡・相続・会社分割等による異動があった都度、名義書換に応じて本名簿を更新する。

【作成日】

【会社名】 株主名簿管理担当者 【氏名】 印

(付記)本名簿は書面のほか、電磁的記録をもって作成することができる。電磁的記録による場合は、法務省令の定める方法により表示できる状態を確保し、バックアップを別途保管するものとする。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 本店備置用の場合

修正条文例:

当会社は、本名簿を本店(株主名簿管理人を設置する場合はその営業所)に備え置き、株主及び債権者その他の利害関係人から会社法の定めるところによる閲覧又は謄写の請求があったときは、営業時間内にこれに応じるものとする。請求者は、請求の理由を明らかにした書面を提出するものとする。

一言解説: 本店備置用としては、備置場所と閲覧謄写請求への対応窓口・受付方法を明記する。株主名簿管理人を設置している会社では、備置場所が管理人の営業所となる点を記載上明確にしておく。

B. 社内保存用(議決権・配当管理台帳)の場合

修正条文例:

本名簿は社内管理台帳として、基準日ごとの議決権数、配当金の振込先、単元未満株式の状況を一覧できる形式で保存し、株主総会招集事務及び配当支払事務に活用する。名義書換の都度、更新日・更新者・更新内容を履歴として記録する。

一言解説: 社内保存用では、法定記載事項に加え、株主総会の招集通知発送や配当金支払いの基礎資料として使えるよう、基準日時点の議決権数や連絡先情報を整理した形式にすることが実務上有用である。更新履歴には更新日・更新者・更新内容(名義書換・住所変更・相続等)を残し、後日の照会に対応できるようにする。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

本書式は、会社の株主の氏名・住所・保有株式数を継続的に記録するために使用する。新株予約権者に関する記録が目的である場合は新株予約権原簿を用いるべきであり、両者は権利の性質及び記載事項が異なる点に注意する。株主名簿は議決権行使者の確定や配当金の支払先を確定するための基礎資料となる点で、会社運営上とりわけ重要性が高い。

根拠法令は、会社法第121条(株主名簿の記載事項)である。株主名簿は会社が備え置くべき法定帳簿であり、株主その他の利害関係人からの閲覧謄写請求への対応についても会社法の定めるところによる。株式の譲渡は、会社に対しては名義書換をしなければ対抗できないとされているため、株式の異動があった場合には遅滞なく名義書換の手続を行い、名簿の記載を更新する必要がある。また、会社が一定の日(基準日)を定めて権利行使者を確定する場合には、基準日時点の名簿記載に基づいて議決権や剰余金配当請求権を有する株主が確定される。

株主名簿は新株予約権原簿と異なり、権利内容自体が個々の株主ごとに変動することは少ないが、保有株式数や住所といった属性情報が譲渡・相続・住所変更等により随時変動するため、常に最新の状態へ更新する運用が求められる。特に基準日制度と組み合わせて運用する場合には、いつの時点の名簿が権利行使者の確定に用いられたのかを明確に記録しておくことが重要である。

実務でよくある失敗として、次の例が挙げられる。第一に、基準日後に株式の譲渡・名義書換があったにもかかわらず、基準日時点の名簿記載を更新せず、招集通知の発送や配当金の振込先を誤ってしまう例がある。対策として、基準日到来時点の名簿の写しを別途保存し、基準日以降の異動と区別して管理する。第二に、株主から名義書換の請求があったにもかかわらず、添付書類の確認が遅れて名簿への反映が滞り、株主が議決権を行使できない事態が生じる例がある。対策として、名義書換請求の受付から反映までの標準処理期間をあらかじめ定め、株主総会基準日の直前に集中しないよう運用する。第三に、株主の住所変更や相続による承継があったにもかかわらず、旧株主の氏名・住所のまま名簿を放置してしまう例がある。対策として、定期的に株主へ登録情報の確認を依頼し、変更があれば速やかに名簿へ反映する運用を設ける。

また、上場を予定する会社や株主数が多い会社では、株主名簿管理人(信託銀行や証券代行機関)を設置して名簿の作成・管理を委託することが一般的である。株主名簿管理人を設置する場合、会社は管理人との間で事務委託契約を締結し、名義書換や配当金支払いに関する実務を委ねることになるが、株主名簿の記載事項及び会社法上の備置き・閲覧謄写義務そのものが免除されるわけではない点に留意する必要がある。

単元株制度を採用している会社では、単元未満株式を保有する株主について議決権の有無が異なるため、名簿上で単元株数と単元未満株式数を区別して記載できるようにしておくと、招集通知の要否判断や単元未満株式の買取請求対応がしやすくなる。種類株式を発行している会社では、種類ごとに議決権の内容が異なる場合があるため、株式の種類と数を明確に区分して記載することも重要である。

株主名簿の正確性は、株主総会の招集手続や決議の有効性にも影響しうるため、名簿の記載誤りが疑われる場合や基準日設定の運用に迷う場合には、専門家に確認しながら整備を進めることが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 株主ごとの氏名又は名称及び住所を記載したか
• [ ] 株主が有する株式の種類及び数を記載したか
• [ ] 株式を取得した日を記載したか
• [ ] 株券発行会社の場合、株券番号を記載したか
• [ ] 議決権数を記載したか
• [ ] 名義書換の受付日・受付番号を記録する欄を設けたか
• [ ] 質権・信託財産に関する記載欄を設けたか
• [ ] 基準日を定める場合、基準日株主の別を記録できる様式か
• [ ] 本店(又は株主名簿管理人の営業所)への備置きを確認したか
• [ ] 閲覧謄写請求への対応手順を定めたか
• [ ] 基準日後の名義書換遅延を防ぐ運用ルールを定めたか
• [ ] 更新担当部署・担当者を明確にしたか