⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

鍵貸与申請書兼受領書

第1部: 書式本文

【施設管理者】殿

鍵貸与申請書兼受領書

下記のとおり、鍵の貸与を申請するとともに、貸与を受けたことを確認します。

1. 申請日 【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日】

2. 貸与を受ける者 所属:【　　　】　氏名:【　　　】　社員番号:【　　　】 連絡先:【　　　】

3. 貸与対象 対象扉・区画:【例:3階事務室、機械室、倉庫シャッター】 鍵の種類・番号:【個別鍵/マスターキー、管理番号〇〇】 貸与本数:【　　】本

4. 貸与理由 【業務上鍵を必要とする具体的な理由。例:夜間残業のため、休日出勤による施設開閉のため】

5. 貸与期間及び返却期限 貸与日:【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日】 返却期限:【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日】(期限の定めのない常時貸与の場合は「異動・退職時まで」と記載)

6. 貸与条件の確認 貸与を受ける者は、以下の事項を確認し、これに同意する。 □ 貸与された鍵を第三者に譲渡、貸与又は放置しない。 □ 会社の承諾なく複製しない。 □ 紛失又は盗難が発生した場合、直ちに施設管理者へ報告する。 □ 紛失等につき自己に故意又は重大な過失がある場合、錠前交換その他の費用を負担することがある。 □ 返却期限までに施設管理者へ鍵を返却する。

7. 貸与を受ける者の署名 氏名:【　　　　】　印　　日付:【　　　　】

8. 施設管理者の交付確認 交付者:【　　　　】　印　　交付日:【　　　　】

9. 返却確認欄(返却時に記入) 返却日:【　　　　】 返却本数:【　　】本(貸与本数との一致を確認) 受領者(施設管理者側):【　　　　】　印 確認事項:破損・複製の痕跡の有無【有・無】、備考【　　　　】

記載要領

1. 貸与理由 ― 貸与の必要性を審査する材料となるほか、後日、業務外の目的での貸与ではなかったことを示す記録として機能する。
2. 返却期限 ― 期限を定めない常時貸与は管理が形骸化しやすいため、原則として期限又は「異動・退職時まで」等の終期を明示する。
3. 貸与条件の確認欄 ― 貸与を受ける者に個別に署名させることで、鍵管理規程に定める一般的な遵守事項を、当該貸与の個別の合意として再確認させる意味を持つ。
4. 返却確認欄 ― 貸与時と返却時で本数及び状態を照合することにより、紛失や複製の有無を早期に把握できる。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 貸与を受ける者向け書き換え

A-1. 長期出張等により一時的に他の従業員へ鍵を預ける必要がある場合

第6条相当箇所の追加例:「貸与を受けた者は、やむを得ない事情により一時的に鍵を他の従業員に取り扱わせる必要が生じたときは、事前に施設管理者の承諾を得た上で、当該従業員の氏名を本書式の余白に付記する。」 解説: 無承諾での又貸しを一律禁止するだけでなく、正当な事情がある場合の手続を明記しておくと、現場の実態に即した運用がしやすい。

A-2. 複数の鍵を一括して貸与される場合

第3条相当箇所の修正例:「貸与対象は別紙鍵一覧表のとおりとし、貸与本数は同表の合計本数と一致することを貸与を受ける者が確認する。」 解説: 鍵の種類が多い場合は本文中の一覧では見落としが生じやすいため、別紙の一覧表で個別に照合できるようにする。

B. 施設管理者向け書き換え

B-1. 返却期限を過ぎても返却がない場合の対応を明確にする場合

第5条相当箇所の追加例:「返却期限を経過してもなお返却がないときは、施設管理者は貸与を受けた者及びその所属長に対し書面で返却を催告するとともに、対象扉の錠前交換その他の防犯上必要な措置を講じることができる。」 解説: 期限徒過時の対応を明記していないと、督促が個人の裁量に委ねられ放置されがちであるため、手続と防犯措置の権限をあらかじめ規定しておく。

B-2. 紛失時の費用負担の目安をあらかじめ示す場合

第6条相当箇所の追加例:「紛失につき貸与を受けた者に故意又は重大な過失があると認められる場合、錠前交換費用のうち施設管理者が合理的と認める範囲を当該貸与を受けた者に請求することがある。」 解説: 費用負担の可能性を事前に明示しておくことで、紛失時の説明や合意形成が円滑になる。ただし全額を機械的に請求する条項は労働契約上問題となり得るため注意する。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面・使ってはいけない場面 本書式は、鍵管理規程に基づき個々の従業員又は関係者に鍵を貸与する都度、申請と受領を一枚の書面で記録するために用いる。鍵の保管方法や複製禁止といった組織全体のルールそのものを定める場面では、本書式ではなく鍵管理規程を整備すべきであり、本書式はあくまで個別の貸与事実を証拠化するためのものである。

根拠法令及び留意点 鍵の貸与は、無償で目的物を借り受け、使用後に返還する点で民法第593条以下に定める使用貸借契約に類似する性質を持ち、貸与を受けた者は借主に準じて目的物を善良な管理者の注意をもって保管する義務(民法第400条参照)を負うと整理できる。返却期限を徒過した場合や紛失した場合の取扱いは、この使用貸借的な性質を踏まえて設計することが考えられる。また、紛失時の費用負担を定める場合、労働基準法第16条が使用者に対し労働契約の不履行についての違約金や損害賠償額を予定する契約の締結を禁止していることに留意し、実際に生じた損害の合理的な範囲内で負担を求める設計とすべきである。

実務でよくある失敗と対策 第一に、貸与時に本数や種類を口頭で確認するのみで書面化せず、返却時に「借りていない」といった水掛け論になる失敗がある。本書式の第3項及び第9項のように貸与時と返却時の双方で本数を明記し照合することで対策となる。第二に、返却期限を定めずに常時貸与としてしまい、退職後も鍵が返却されない事態が生じる失敗がある。第5項のように終期を明示することが有効である。第三に、紛失時の費用負担を曖昧にしたまま口頭で高額請求を行い、労務トラブルに発展する失敗がある。負担の可否及び範囲について事前に条件を明示しておくことが望ましいが、実際の請求可否は個別事情の評価を要するため、専門家に確認することが望ましい。

また、本書式は個々の貸与ごとに作成・保管することを前提としており、鍵管理規程のような組織的なルールを兼ねるものではない。両者を混同すると、貸与件数が増えるにつれて台帳と個別書式の内容が食い違い、どちらが最新の状態を示すのか分からなくなる失敗も生じやすい。個別の貸与記録は鍵管理台帳と定期的に突合し、整合性を確認する運用とすることが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 貸与を受ける者の所属・氏名・連絡先を記載しているか
• [ ] 貸与対象の扉・区画及び鍵の種類・番号を特定しているか
• [ ] 貸与本数を明記し、返却時に照合できる形式になっているか
• [ ] 貸与理由を具体的に記載させているか
• [ ] 返却期限又は貸与の終期を明示しているか
• [ ] 複製禁止及び第三者への譲渡・貸与禁止を確認させているか
• [ ] 紛失・盗難時の報告義務と費用負担の可能性を明示しているか
• [ ] 貸与を受ける者の署名・押印欄を設けているか
• [ ] 返却時の受領者及び返却状態の確認欄を設けているか
• [ ] 期限徒過時の督促・防犯措置に関する取扱いを整理しているか