⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

管理組合理事会議事録

第1部: 書式本文

【〇〇マンション管理組合】(以下「本組合」という。)の第〇回理事会について、次のとおり議事録を作成する。

1. 開催日時 【令和〇年〇月〇日(〇)午後〇時〇分から〇時〇分まで】

2. 開催場所 【〇〇マンション管理室/集会室】

3. 理事現在数及び出席状況 1. 理事現在数【〇名】、監事現在数【〇名】 2. 出席理事【〇名】(【氏名】、【氏名】…)、欠席理事【〇名】(【氏名】) 3. 出席監事【〇名】(【氏名】) 4. 管理規約第〇条に定める理事会の定足数(理事の過半数)を充足していることを確認した。 5. 陪席者:管理業務主任者【氏名】(管理受託会社〇〇株式会社)

4. 議長の選任 管理規約第〇条の定めにより、理事長【氏名】が議長となった。

5. 議事

第1号議案 【前回議事録の確認の件】 - 前回(第〇回)理事会議事録の内容を確認し、異議なく承認された。

第2号議案 【管理費等滞納者への対応の件】 - 会計担当理事より、住戸【〇〇号室】の区分所有者について、管理費等が【〇か月分・金〇円】滞納している旨の報告があった。 - 審議の結果、まず督促状の送付及び電話での連絡を行い、なお支払いがない場合は内容証明郵便による督促を行うこと、それでも改善がない場合は法的措置(支払督促又は少額訴訟)の提起について弁護士に相談のうえ改めて理事会に諮ることを決議した。 - 賛成理事全員、反対なしにより可決された。

第3号議案 【〇〇工事の発注承認の件】 - 理事より、【外壁補修/給水管更新等】工事について、事前に依頼した3社からの見積り内容(金額、工期、保証内容)の比較結果が報告された。 - 審議の結果、【〇〇株式会社】に発注することを決議した。契約金額は【金〇円】、工期は【〇か月】とする。 - 賛成理事全員、反対なしにより可決された。

第4号議案 【規約違反(用途外使用・迷惑行為等)への対応の件】 - 理事より、住戸【〇〇号室】の占有者による【民泊利用・専有部分の店舗使用等】が管理規約第〇条(用途制限)に違反する疑いがある旨の報告があった。 - 審議の結果、まず当該区分所有者に対し是正を求める通知書を送付し、改善が見られない場合には次回理事会において区分所有法第57条に基づく行為の停止等の請求の要否を検討することを決議した。 - 賛成理事全員、反対なしにより可決された。

第5号議案 【次回通常総会の議案準備の件】 - 理事長より、次回通常総会において審議予定の議案(事業報告、収支決算、次年度事業計画、大規模修繕工事の実施等)の準備状況について報告があった。

6. 閉会 以上をもって本理事会の議事を終了し、議長は閉会を宣した。

上記の議事の経過の要領及びその結果を明確にするため、この議事録を作成し、議長及び出席理事のうち議事録署名人が次に記名押印する。

議長(理事長) 【氏名】 ㊞ 議事録署名人 【氏名】 ㊞

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 理事側の書き換えパターン

A-1. 書面決議・持ち回り決議の記載

追加記載例:「本議案は、緊急を要する漏水事故対応のため、管理規約第〇条に基づき理事全員の書面による同意をもって決議に代えるものとし、各理事から令和〇年〇月〇日までに同意書を徴した。」 一言解説: 理事全員が一堂に会する時間的余裕がない緊急対応について、規約上の書面決議の根拠を明示して手続の適法性を残す修正である。

A-2. 利益相反理事の議決除外の記載

修正後:「第3号議案の審議にあたり、発注先候補の一つである〇〇株式会社の役員を兼ねる理事〇〇は、審議及び採決から除斥された。」 一言解説: 発注先の選定に利害関係を有する理事が審議に加わることで決議の公正さが疑われる事態を避けるため、除斥の事実を明記する修正である。

B. 監事側の書き換えパターン

B-1. 監事の意見表明の記録

追加記載例:「監事〇〇より、第3号議案の見積り比較について、金額のみでなく保証期間及びアフターサービス内容も比較検討すべきとの意見が述べられ、理事会はこれを踏まえて再検討することとした。」 一言解説: 監事が理事会の業務執行を監査する立場から意見を述べた経過を記録し、監査機能が実質的に機能していたことを議事録上残す修正である。

B-2. 会計処理の適正性に関する監事の確認

修正後:「監事は、第2号議案に関連し、滞納者ごとの督促履歴が会計帳簿と整合していることを確認した旨を報告した。」 一言解説: 滞納管理費の処理を巡って後日会計監査で疑義が生じないよう、監事による帳簿確認の経過を記録に残す修正である。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面/使ってはいけない場面 本書式は、マンション管理組合の理事会において、修繕工事の発注、滞納管理費への対応、規約違反者への措置等、日常の業務執行に関する審議内容を記録する場面で用いる。区分所有者全員の議決権に基づく総会決議事項(規約変更、共用部分の重大変更、建替え等)を理事会限りで決定し、その議事録のみで足りるものとして扱うことはできず、総会の権限に属する事項は別途総会議事録を作成し、総会の決議を経る必要がある。

根拠法令の解説 理事会の設置及び権限は区分所有法自体には直接の規定がなく、国土交通省が公表するマンション標準管理規約において、理事会が組合員のために管理組合の業務を統括執行する機関として位置づけられている。理事会が滞納管理費の回収を検討する場面では、区分所有法第7条に定める先取特権(共用部分、建物の敷地等について他の区分所有者に対して有する債権を担保する優先弁済権)の存在を踏まえ、任意の督促で解決しない場合の法的手段(支払督促、少額訴訟、先取特権に基づく競売等)を検討することになる。また、区分所有者又は占有者が建物の管理又は使用に関し区分所有者の共同の利益に反する行為を行い、又はそのおそれがある場合には、区分所有法第57条以下に基づき、行為の停止、専有部分の使用禁止又は競売等の請求を検討することができるが、これらは訴訟提起を要する重い手続であるため、まずは任意の是正要求から段階的に進めることが一般的である。

実務でよくある失敗と対策 第一に、理事会限りで規約変更に相当する運用変更(用途制限の緩和等)を決定してしまい、後日、当該決定が総会決議を経ていない無効なものとして争われる失敗がある。理事会の権限外の事項については総会に諮る旨を議事録上も明確にすることが対策となる。第二に、滞納管理費への対応を「督促する」とのみ記録し、督促の方法や次の対応段階を具体化しないまま長期間放置され、時効(債権の消滅時効)にかかる失敗があるが、第2号議案のように督促の方法と次段階の判断基準を具体的に記録することが望ましい。第三に、発注先の選定に利害関係を有する理事が審議に加わったまま決議し、後日発注の公正性が疑われる失敗があるが、A-2のように除斥の事実を記録することで対応できる。滞納対応の法的手段の選択や規約違反への措置の要否は個別の事情により異なるため、個別事案は専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 開催日時、場所及び理事・監事の出席状況を記載したか
• [ ] 理事会の定足数(理事の過半数等)を充足していることを確認したか
• [ ] 議案ごとに審議の経過及び決議結果(賛成・反対)を記載したか
• [ ] 総会の権限事項(規約変更等)を理事会で決定していないか確認したか
• [ ] 滞納管理費対応について督促の方法と次段階の対応方針を具体的に記載したか
• [ ] 工事発注について見積り比較の経過(相見積りの有無)を記載したか
• [ ] 規約違反への対応について是正要求から法的措置までの段階を記載したか
• [ ] 利益相反のある理事の除斥の有無を確認・記載したか
• [ ] 監事の監査意見・確認事項を記録したか
• [ ] 書面決議・持ち回り決議を行う場合の規約上の根拠を確認したか
• [ ] 議長及び議事録署名人の記名押印を得たか
• [ ] 次回総会に諮るべき事項を整理したか