⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

警備事案報告書

第1部: 書式本文

【発注者名】殿

警備事案報告書

下記のとおり、警備業務の実施中に発生した事案について報告します。

1. 報告日及び報告者 報告日:【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日】 報告者(警備業者):【会社名、現場責任者氏名】

2. 事案の種別 □ 不審者侵入・徘徊　□ 盗難　□ 器物損壊　□ 火災・発煙　□ 設備異常　□ 傷病者発生　□ その他【　　】

3. 発生日時 【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇時〇分頃】発見(認知)

4. 発生場所 【施設名、フロア、区画等を具体的に記載】

5. 発見の経緯 【巡回中に発見、通報により覚知、防犯カメラ映像で確認等、発見の端緒を記載】

6. 対応経過(時系列)

7. 被害状況 人的被害:【有・無】(内容:【　　】) 物的被害:【有・無】(品目・被害額概算:【　　】)

8. 関係機関への連絡状況 □ 警察への通報(通報日時:【　　】、対応した警察署:【　　】、受理番号等:【　　】) □ 救急要請(有・無) □ 発注者への連絡(連絡日時:【　　】、連絡先・方法:【　　】)

9. 原因分析 【設備上の問題(施錠不良、照明不足等)、人的な対応の問題、外部要因等を整理】

10. 再発防止策 【巡回頻度の見直し、設備改善の提案、警備員配置の変更等、具体的な提案を記載】

11. 添付資料 □ 現場写真　□ 防犯カメラ映像の静止画　□ 警察届出受理票の写し　□ その他【　　】

12. 報告者署名及び発注者確認 報告者:【　　　　】　印 発注者確認者:【　　　　】　印　　確認日:【　　　　】

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 警備会社向け書き換え

A-1. 夜間・無人時間帯に発生した事案を翌朝報告する場合

第1条相当箇所の追加例:「夜間無人時間帯に発生した事案については、発見後直ちに発注者の緊急連絡先に一報を入れた上で、詳細を記載した本報告書を翌営業日の午前【10時】までに提出する。」 解説: 一報と詳細報告のタイミングを分けて明記することで、緊急性の高い初動連絡と正確な記録化の双方を両立できる。

A-2. 複数の警備員が交代で対応した事案を報告する場合

第6条相当箇所の修正例:「対応経過は、交代前後の警備員それぞれの対応内容を区別して時系列に記載し、引継ぎが行われた時刻を明記する。」 解説: 交代勤務では引継ぎの有無や内容が事後の責任確認で問題になりやすいため、引継ぎ時刻を明示しておくと経緯が追跡しやすくなる。

B. 発注者向け書き換え

B-1. 被害額が一定額を超える事案について詳細な報告を求める場合

第7条相当箇所の追加例:「物的被害額が【10万円】を超えると見込まれる事案については、被害品の写真及び取得価額が分かる資料を添付し、被害額の算定根拠を明記する。」 解説: 被害額の大きい事案は保険請求や損害賠償請求の基礎資料となるため、算定根拠まで含めた報告を求めておくと後の手続がスムーズになる。

B-2. 再発防止策の実施状況を継続的に確認したい場合

第10条相当箇所の追加例:「再発防止策を提案した場合、警備業者は当該策の実施状況について、提案から【1か月】後を目途に発注者へ書面で報告する。」 解説: 提案だけで終わらせず、実施状況の追跡報告を義務づけることで、再発防止策が実効的に機能しているかを検証できる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面・使ってはいけない場面 本書式は、警備業務委託契約に基づき常駐又は巡回警備を行う警備業者が、不審者対応、盗難その他の事案が発生した際に、発生状況及び対応経過を発注者に報告するために用いる。警備業務の委託条件そのものを定める場面では警備業務委託契約書を用いるべきであり、本書式は個別の事案発生時の記録及び報告に特化したものである。

根拠法令及び留意点 警備業務委託契約は、警備業者が独立した裁量をもって業務を遂行する準委任契約の性質を有すると解されることが多く、この場合、民法第656条により準用される同法第644条の受任者の報告義務が根拠となり、警備業者は委任事務(警備業務)の処理状況について委任者(発注者)に報告する義務を負う。本書式はこの報告義務を履行するための記録として位置づけられる。また、警備業者が事案対応において適切な措置を怠り発注者に損害を生じさせた場合、委託契約上の債務不履行責任(民法第415条)が問題となり得るため、対応経過を時系列で正確に記録しておくことは、警備業者側にとっても自らの対応の適切性を示す資料となる。事案の内容によっては、盗難等の犯罪事実に関する届出義務や、施設の安全配慮義務との関係も生じ得るため、重大な事案については個別に専門家へ確認することが望ましい。

さらに、警備員が事案対応中に第三者へ有形力を行使した場合、正当防衛や現行犯逮捕(刑事訴訟法第213条)の要件を満たすかどうかが問題となることがあり、対応の適法性は事後的に検証される可能性がある。報告書には、警備員がどのような行動をとったかを具体的かつ客観的に記載し、憶測や評価を交えた記載は避けることが望ましい。

実務でよくある失敗と対策 第一に、事案発生後の連絡が遅れ、発注者が事態を把握しないまま時間が経過してしまう失敗がある。第8項のように関係機関及び発注者への連絡状況を報告書上で明示し、連絡の即時性を担保する運用が有効である。第二に、対応経過を「対応した」とだけ記載し、具体的にいつ何を行ったかが分からない失敗がある。第6項のように時系列の表形式で記録することで、後日の検証や責任の所在確認が容易になる。第三に、再発防止策を提案するだけで終わり、実施状況の確認がなされない失敗がある。前記B-2のように実施状況の追跡報告を組み込むことで、報告書が形骸化することを防げる。

このほか、事案の重大性にかかわらず一律の様式で簡潔に済ませてしまい、被害額が大きい事案や近隣住民を巻き込んだ事案について発注者側の説明責任を果たすための資料が不足する失敗もある。物的被害が高額に及ぶ場合や報道対応が必要となり得る場合は、通常の報告項目に加えて、被害品の写真や取得価額の分かる資料、関係者への説明状況等を追加で記録しておくことが望ましい。また、警備業者が作成した報告書の内容と発注者側が別途把握している事実に食い違いがある場合、どちらの記録を優先するかをあらかじめ契約書上で整理しておくと、事後の紛争予防につながる。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 事案の種別及び発生日時・場所を具体的に記載しているか
• [ ] 発見の経緯を記載しているか
• [ ] 対応経過を時系列で記録しているか
• [ ] 人的・物的被害の有無及び内容を記載しているか
• [ ] 警察・救急等の関係機関への連絡状況を記録しているか
• [ ] 発注者への連絡日時及び方法を記録しているか
• [ ] 原因分析を行っているか
• [ ] 再発防止策を具体的に提案しているか
• [ ] 添付資料(写真、映像等)の有無を確認しているか
• [ ] 報告者及び発注者双方の確認欄を設けているか