⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

契約不適合の通知書

第1部: 書式本文

契約不適合通知書

【売主住所】 【売主氏名・名称】 御中

【作成日】

【買主住所】 【買主氏名・名称】 【担当者名】　印

件名: 目的物の契約不適合に関する通知

買主は、売主に対し、民法第566条に基づき、下記のとおり目的物の契約不適合を通知する。

1. 買主と売主は、【契約締結日】付【売買契約書名・番号】により、【目的物の表示】を目的物とする売買契約(以下「本契約」という。)を締結した。
2. 買主は、【引渡日】に本目的物の引渡しを受けた。
3. 買主は、【知った日】に、本目的物について下記のとおり種類または品質に関して本契約の内容に適合しない状態(以下「本件不適合」という。)があることを知った。
4. 不適合の種類: 【種類に関するものか品質に関するものかを明示】
5. 不適合の内容: 【不適合の具体的内容】
6. 不適合を知った経緯: 【使用中の発覚・第三者からの指摘・検査結果等】
7. 買主は、本件不適合の存在を知った日から1年以内である本日、民法第566条本文に基づき、売主に対し本件不適合の事実を通知するものである。
8. 本通知は、本件不適合の存在とその内容を伝えるものであり、追完請求、代金減額請求、損害賠償請求または契約解除のいずれの権利を行使するかを現時点で確定するものではない。
9. 買主は、本通知後、本件不適合の内容についてさらに調査のうえ、【今後の対応方針検討期限】までに、具体的な請求内容を別途通知する予定である。
10. 売主は、本通知に対し、本件不適合の有無および原因について、【回答期限】までに書面で見解を示すよう求める。
11. 買主は、本件不適合に関する証拠(写真、検査報告書、購入時の資料等)を保全しており、必要に応じて売主に開示する用意がある。

以上

回答書送付先その他の連絡先 【書類返送先】 【担当部署】 【担当者名】 【電話番号・メールアドレス】

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 通知する買主の場合

修正後の文例:

買主は、【使用中に不具合が判明した経緯】により本件不適合を認識したものであり、認識時点から起算して1年の期間制限(民法第566条)を徒過しないよう、本書面をもって速やかに通知する。今後の請求内容(追完・減額・損害賠償・解除)は、売主の回答を踏まえて改めて検討する。

一言解説: 通知は権利行使そのものではなく、期間内に不適合を知らせる行為であることを明確にしておくと、後の交渉で選択肢を狭めずに済む。特に、追完請求と代金減額請求は選択的に行使できる場面が多いため、通知段階で一方に決め打ちしないことが実務上重要である。

B. 売主側の場合

修正後の文例:

売主は、買主からの通知内容を精査し、【引渡し時の検査記録・出荷検査結果】と照合のうえ、本件不適合の有無、発生原因および引渡し時点における存否について、【回答期限】までに回答する。なお、本通知への回答は、不適合の存在を認める趣旨のものではない。

一言解説: 売主側は、通知を受けた段階では不適合の有無自体が確定していないことが多く、安易に責任を認める表現を避けつつ事実関係を精査する姿勢が必要である。回答が遅れると買主側の心証を悪化させ、その後の任意交渉が難航しやすくなる点にも注意する。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

この書式は、買主が目的物の種類または品質に関する契約不適合を知った場合に、権利を保全する目的で用いる通知書である。数量に関する不適合には民法第566条の期間制限は適用されないため、数量不足のみが問題となる場面では本書式ではなく別の通知書式を検討する必要がある。また、既に追完請求や代金減額請求の内容を確定して送付できる段階にあるなら、通知にとどめず具体的な請求書式を用いる方が手続を一段階省略できる。逆に言えば、不適合の原因や範囲について社内での確認や専門業者による調査がまだ終わっていない段階でも、期間制限の起算点が迫っている場合には、詳細な請求内容を固める前にまず本書式で通知だけを先行させるという使い方が有効である。

根拠法令は民法第566条である。同条本文は、売主が種類または品質に関して契約の内容に適合しない目的物を買主に引き渡した場合において、買主がその不適合を知った時から1年以内にその旨を売主に通知しないときは、買主は当該不適合を理由として、履行の追完請求、代金減額請求、損害賠償請求および契約解除をすることができなくなる旨を定める。ただし同条ただし書により、引渡しの時に売主が不適合を知り、または重大な過失によって知らなかったときは、この期間制限は適用されない。なお、この1年の期間制限は消滅時効そのものではなく、通知さえしておけば足り、その後の権利行使自体は民法第166条の消滅時効の一般原則に従って別途判断される点に留意する必要がある。

実務でよくある失敗として、第一に、「知った時」がいつであったかを裏付ける記録を残さず、後日、通知が期間内であったことを立証できなくなる例がある。本書式の第3項で、知った日と、その経緯(使用中の発覚、第三者からの指摘等)を具体的に記載する構成にしているのは、この立証上の弱点に備えるためである。第二に、通知の内容が「不良品だ」「おかしい」といった抽象的な苦情にとどまり、不適合の種類や具体的な内容が特定されていない例がある。判例上、通知は単に不適合の存在を伝えるだけでは足りず、不適合の種類・内容を一定程度具体的に告げる必要があると解されているため、第3項のような特定は欠かせない。第三に、電話や口頭のみで通知を行い、後日その通知の有無自体が争いになる例もある。書面化し、可能であれば内容証明郵便や配達記録が残る方法で送付しておくことが望ましい。加えて第四に、通知書の送付をもって直ちに損害賠償や代金減額の金額まで確定させようとし、根拠のない金額を書面に記載してしまう例もある。金額の記載は、後日その額に拘束されると誤解されるおそれがあるため、通知の段階では不適合の事実確認を主眼とし、金額の提示は追って行う旨を明記する方が無難である。通知の内容や送付方法の選択は、目的物の性質や契約類型によって異なるため、個別事案は専門家に確認しておくことが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 目的物の引渡日と、本件不適合を知った日をそれぞれ記録・特定したか
• [ ] 不適合が種類・品質に関するものであり、数量のみの不適合ではないことを確認したか
• [ ] 知った日から1年以内に通知できているか、期間計算を確認したか
• [ ] 不適合の内容を、抽象的な表現ではなく具体的に特定して記載したか
• [ ] 不適合を知った経緯(発覚のきっかけ)を裏付ける資料を保全したか
• [ ] 売主が引渡し時に不適合を知り、または重過失で知らなかった事情(民法第566条ただし書)がないかを確認したか
• [ ] 本通知の時点で追完・減額・損害賠償・解除のいずれかを確定させる必要があるかを検討したか
• [ ] 発送方法(内容証明郵便・配達証明の要否)を検討したか
• [ ] 通知の到達を証拠化する方法を確認したか
• [ ] 通知書に金額や損害額を確定的に記載していないか(事実確認を主眼とする記載になっているか)を確認したか