⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

契約期間延長覚書

第1部: 書式本文

契約期間延長覚書

【委託者・売主側の住所】 【委託者・売主側の名称】(以下「甲」という。)

【受託者・買主側の住所】 【受託者・買主側の名称】(以下「乙」という。)

甲及び乙は、甲乙間で【原契約締結日】付で締結した【原契約名称】(以下「原契約」という。)について、その有効期間を延長するため、次のとおり覚書(以下「本覚書」という。)を締結する。

第1条(本覚書の目的)

本覚書は、原契約第【条番号】条に定める有効期間のみを延長することを目的とし、原契約のその他の条項の内容を変更するものではない。

第2条(延長後の有効期間)

1. 原契約第【条番号】条に定める有効期間の終期を、【延長後終期の年月日】まで延長する。
2. 前項の延長期間中、原契約第【自動更新条項の条番号】条(自動更新)の定めは、なお効力を有するものとする。

第3条(原契約の効力の維持)

本覚書に定めのない事項については、原契約の定めるところによる。原契約中、本覚書によって変更されない条項は、従前どおりその効力を有する。

第4条(原契約との一体性)

本覚書は原契約と一体をなすものとし、第三者に対して原契約の内容を援用する場合には、本覚書の内容もあわせて考慮されるものとする。

第5条(対価その他の取引条件の維持)

原契約に定める対価、支払条件その他の取引条件は、本覚書締結後も変更しない。ただし、甲乙は、必要に応じて別途対価改定について協議することを妨げられない。

第6条(更新拒絶の予告期間)

延長後の有効期間の満了に際し、甲又は乙が更新を希望しない場合は、期間満了日の【〇】か月前までに、書面(内容証明郵便を含む。)により相手方に通知するものとする。

第7条(費用負担)

本覚書の作成に要する費用(印紙税を含む。)は、甲乙別途合意する場合を除き、甲乙折半で負担する。

第8条(書面性)

本覚書の変更は、甲乙双方が別途書面(電磁的記録による場合を含む。)により合意した場合に限り、その効力を生じる。

第9条(準拠法及び管轄)

本覚書は日本法を準拠法とし、本覚書に関する紛争については、【裁判所名】地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする。

以上、本覚書締結の証として本書2通を作成し、甲乙記名押印のうえ、各自1通を保有する。

【作成日】

(甲)【住所】 　　【名称】　代表者【氏名】　印

(乙)【住所】 　　【名称】　代表者【氏名】　印

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 委託者・売主側が延長を求める場合

「甲は、乙に対し、原契約第【条番号】条に定める有効期間を【延長後終期】まで延長することを申し入れ、乙はこれを承諾する。 2. 甲は、延長期間中における取引数量又は業務量の増減について、事前に乙と協議のうえ決定するものとする。」

一言解説: 委託者・売主側は、延長にあわせて発注量や供給量の見通しを条項化しておくと、延長後の履行計画を立てやすくなる。数量条項を追加する場合は、原契約の数量条項との整合性を確認する。

B. 受託者・買主側が延長条件の見直しを求める場合

「乙は、原契約の延長にあたり、原契約第【条番号】条(対価)に定める単価を【現行単価】から【改定後単価】に改定することを甲に対して求め、甲乙協議のうえこれに合意する。 2. 前項の改定後単価は、本覚書の効力発生日以降に生じる取引について適用する。」

一言解説: 受託者・買主側にとって、期間延長は単なる形式的手続ではなく、対価や納期条件を見直す機会となり得る。延長交渉の際に条件改定をあわせて主張する場合は、本条のように改定条項を別立てで明記することが望ましい。

C. 双方が更新拒絶予告期間を短縮したい場合

「甲及び乙は、第6条の規定にかかわらず、延長後の有効期間の満了に際し更新を希望しない場合の通知期限を、期間満了日の【〇】か月前から【〇】か月前に短縮する。」

一言解説: 予告期間の短縮は、契約終了に伴う準備期間を圧縮することになるため、実務上は業務の引継ぎに要する期間を踏まえて慎重に検討する必要がある。

第3部: 書き方と法的ポイント解説(解説)

本書式は、既存契約の有効期間のみを延長し、その他の条件を変更しない場合に用いる覚書である。対価や業務範囲などその他の条件もあわせて変更する場合は、本書式に加えて条件変更条項を具体的に追加するか、他の変更契約書式との併用を検討する必要がある。契約自由の原則(民法第521条)により、当事者は契約の内容を自由に定めることができるが、契約の成立には申込みと承諾の意思表示の合致が必要である(民法第522条)ため、延長の合意についても甲乙双方の明確な意思表示を書面化しておくことが望ましい。

原契約との関係については、本覚書が原契約の一部を構成する変更契約であることを明確にする必要がある。第4条のように原契約との一体性を確認する条項を置くことで、本覚書のみが独立した契約であるかのような誤解を防止できる。また、原契約に定めるその他の条項(秘密保持、損害賠償、反社会的勢力排除条項等)は、本覚書で変更しない限り従前どおり効力を有する点を第3条で確認しておくことが実務上一般的である。

書面性については、口頭合意のみでも契約変更自体は原則として有効に成立し得るが、後日の紛争予防の観点から書面化することが強く推奨される。近年は電子契約サービスを利用した合意も広く行われており、電子署名及び認証業務に関する法律第3条により、一定の要件を満たす電子署名が付された電磁的記録は、真正に成立したものと推定される。電子契約で本覚書を締結する場合は、原契約が書面で締結されているときであっても、覚書のみを電子的に締結することは可能であるが、原契約に電子契約を禁止する条項がないか事前に確認する必要がある。

印紙税の取扱いについても注意が必要である。覚書であっても、印紙税法上の課税文書に該当する内容を含む場合には、印紙税額一覧表に基づく印紙税が課される可能性がある。特に、契約金額や契約期間などの重要な事項を変更する文書は、原契約と同一号の課税文書として扱われる場合があるため、本覚書が印紙税の課税対象となるかどうかは、原契約の性質(請負契約、継続的取引契約等)や記載内容によって個別に判断する必要がある。この点については、印紙税額一覧表及び国税庁の取扱いを踏まえ、個別事案については専門家(弁護士・税理士等)に確認することを推奨する。

よくある失敗としては、まず、延長後の終期を確定日ではなく「自動的に1年延長する」などの曖昧な表現にとどめてしまい、後日の解釈争いを招くケースが挙げられる。対策として、延長後の終期は具体的な年月日で明記することが望ましい。次に、原契約の自動更新条項と本覚書の関係が不明確なまま延長してしまい、延長後にさらに自動更新が適用されるのか判断できなくなるケースがある。対策として、第2条第2項のように自動更新条項の存続を明記する。最後に、更新拒絶の予告期間を延長にあわせて見直さず、原契約の予告期間のまま放置してしまい、実務上の準備期間が不足するケースもあるため、延長を機に予告期間の妥当性も再検討することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• 原契約の名称、締結日、当事者名を正確に特定したか
• 延長後の有効期間の終期を確定日で明記したか
• 対価・業務範囲など期間以外の条件を変更する場合、別途条項を追加したか
• 自動更新条項がある場合、延長後の適用関係を明記したか
• 更新拒絶の予告期間が実務上妥当な長さになっているか
• 原契約との一体性・効力維持を確認する条項を入れたか
• 電子契約で締結する場合、原契約が電子契約を制限していないか確認したか
• 印紙税の課税文書該当性について検討したか
• 署名(記名押印)欄の当事者表記が原契約と一致しているか
• 合意管轄・準拠法の定めが原契約と矛盾していないか
• 監修前の草稿であることを認識し、専門家によるレビューを経てから使用する予定になっているか