⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

危機管理対応マニュアル(基本編)

第1部: 書式本文

第1条(目的) 本マニュアルは、【株式会社〇〇】(以下「当社」という。)の事業活動に関連して重大事故、製品事故、情報漏えい、労働災害、不祥事その他社会的信用に重大な影響を及ぼすおそれのある事態(以下「危機事象」という。)が発生した場合における初動対応の手順を定め、被害の拡大防止及び迅速かつ適切な対応を図ることを目的とする。

第2条(危機事象の定義) 本マニュアルにおいて「危機事象」とは、次の各号のいずれかに該当する事態をいう。 一 従業員又は第三者に死亡・重傷等の重大な人的被害が生じ、又は生じるおそれがある事態 二 製品・サービスの欠陥により消費者の生命・身体・財産に被害が生じ、又は生じるおそれがある事態 三 個人情報・営業秘密の漏えいその他情報セキュリティに関する重大な事態 四 役員又は従業員による法令違反その他の不祥事が発覚した事態 五 前各号に準じ、代表取締役又は担当役員が危機事象に該当すると判断した事態

第3条(第一報の受領及び報告) 1. 危機事象を発見し、又はその発生を疑うべき事情を認知した従業員は、直ちに所属長及び【危機管理担当部門】に第一報を行わなければならない。 2. 第一報には、発生日時、発生場所、事象の概要、被害の有無・程度、現時点で判明している原因を含めるものとし、不明な事項は「不明」と明記する。 3. 所属長は、第一報を受けた後、速やかにこれを担当役員に報告しなければならない。

第4条(対策本部の設置基準) 1. 担当役員は、第2条各号に該当する事態を認知したときは、直ちに代表取締役に報告し、対策本部の設置の要否を進言する。 2. 代表取締役は、次の各号のいずれかに該当する場合、危機対策本部を設置する。 一 人の生命又は身体に重大な被害が生じ、又は生じるおそれがある場合 二 報道機関への対応が必要と見込まれる場合 三 監督官庁への報告・届出が必要と見込まれる場合 四 その他代表取締役が対策本部設置を要すると判断した場合 3. 対策本部長は、原則として代表取締役が務め、代表取締役が不在の場合はあらかじめ定めた順位に従い代行者が務める。

第5条(対策本部の構成及び役割) 1. 対策本部は、本部長、広報担当、法務担当、事業継続担当、総務・人事担当その他必要に応じて招集する部門責任者をもって構成する。 2. 各担当の役割は次のとおりとする。 一 広報担当:社外への情報発信、報道機関対応の統括 二 法務担当:法的リスクの評価、監督官庁への報告・届出の要否判断 三 事業継続担当:業務停止範囲の判定、代替体制の確保 四 総務・人事担当:被害者・従業員への対応、労務管理

第6条(初動対応の基本手順) 対策本部は、設置後直ちに次の各号の措置を講じる。 一 事実関係の確認及び時系列の整理 二 被害拡大防止のための緊急措置(製品回収、システム遮断、施設立入制限等)の実施 三 監督官庁・警察・消防等への連絡の要否の判断及び実施 四 被害者・取引先への連絡の要否の判断及び実施 五 対外公表の要否及び時期の検討

第7条(公表判断の手順) 1. 対外公表の要否は、法務担当の意見を踏まえ、対策本部長が最終判断する。 2. 公表を行う場合、公表内容は事実関係のうち確認済みの事項に限定し、未確認事項を断定的に記載してはならない。 3. 公表文案は、公表前に法務担当が内容を確認する。

第8条(従業員への情報統制) 1. 危機事象に関する情報は、対策本部の許可なく社外に発信してはならない。 2. 従業員は、報道機関、取引先又は第三者から危機事象に関する問い合わせを受けた場合、個別に回答せず、直ちに窓口を対策本部の広報担当に案内しなければならない。 3. 社内向けの情報共有は、対策本部が指定する範囲・方法により行う。

第9条(監督官庁への報告・届出) 対策本部は、事案の内容に応じ、個人情報保護委員会、労働基準監督署、消費者庁、警察等の関係機関への報告・届出の要否を法務担当の助言を踏まえて判断し、期限を遵守して実施する。

第10条(被害者対応) 対策本部は、被害を受けた者(消費者、従業員、取引先等)に対し、誠実に事実関係を説明し、必要な補償・支援の要否を検討する。対応窓口は一本化し、担当者の言動に齟齬が生じないよう対応方針を事前に共有する。

第11条(記録の作成及び保存) 1. 対策本部は、初動対応の経過について、時系列の記録(誰が・いつ・何を判断・実施したか)を作成する。 2. 前項の記録は、事後検証及び再発防止策の検討に用いるため、事案終結後【5】年間保存する。

第12条(事後検証及び再発防止) 1. 危機事象への対応終了後、対策本部は速やかに対応の適否を検証し、報告書を取締役会に提出する。 2. 取締役会は、検証結果を踏まえ、必要に応じて本マニュアル及び関連規程の見直しを指示する。

第13条(平時の訓練及び周知) 当社は、本マニュアルの実効性を維持するため、年【1】回以上、危機対応を想定した訓練を実施し、従業員に対する周知徹底を図る。

第14条(確認欄) 本マニュアルに基づく初動対応の実施記録には、対応内容を記録した担当者及び対策本部長の確認欄を設け、対応終了時に確認・署名を行うものとする。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 危機対策本部が状況類型に応じて手順を書き換える場面

A-1. 食品事故(異物混入・食中毒)の場面 「第6条第2号の措置として、対象製品のロット番号を特定し、当該ロットに係る出荷先へ連絡のうえ、自主回収の要否を保健所への相談を経て決定する。健康被害の申出があった消費者については、医療機関受診の有無を確認し、個別に見舞金の要否を検討する。」 一言解説: 食品事故ではロット特定のスピードが被害拡大防止の鍵となるため、製造記録・出荷記録の即時参照体制を平時から整備しておく必要がある。

A-2. 情報漏えい(個人情報流出)の場面 「第9条に基づき、個人情報保護委員会への報告要否を確認する。漏えいが要配慮個人情報又は財産的被害のおそれのある情報を含む場合、個人情報の保護に関する法律第26条に基づく報告・本人通知の要否を法務担当が精査し、原則として速報を委員会へ行う。」 一言解説: 個人情報保護法上の報告義務には期限があるため、漏えい類型ごとに報告要否のフローをあらかじめ整理しておくと初動が迅速化する。

A-3. 労災死亡事故の場面 「第9条に基づき、労働基準監督署への労働者死傷病報告を遅滞なく提出する。第10条の被害者対応として、遺族への連絡は人事担当と対策本部長が同席のうえ行い、原因究明が完了するまで軽々に責任の所在を口頭で述べないよう留意する。」 一言解説: 労災死亡事故では遺族対応と行政報告の双方が同時並行で必要となるため、担当を分離しつつ情報の一貫性を保つ体制が求められる。

B節: 従業員が現場で取るべき行動を書き換える場面

B-1. 現場従業員が異常を発見した場面 「第3条の第一報は、電話連絡を原則とし、詳細はメール又は所定の緊急連絡フォームで補完する。連絡が深夜・休日であっても、緊急連絡網に従い直ちに行うものとする。」 一言解説: 第一報の遅延が被害拡大に直結するため、連絡手段・連絡先を複数用意し、時間帯を問わない体制を明記することが実務上重要である。

B-2. 従業員が外部からの問い合わせを受けた場面 「第8条第2項に基づき、取材や問い合わせを受けた従業員は『担当窓口より改めてご連絡いたします』とのみ回答し、それ以上のコメントを行わない。」 一言解説: 現場従業員向けの定型応答例をあらかじめ示しておくことで、不用意な発言による事態の悪化を防止できる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本マニュアルは、重大事故・不祥事等の危機事象発生直後の初動対応を標準化する目的で使用する場面に適している。他方で、平時の恒常的なリスク管理体制の構築を目的とする場合は、別途リスク管理規程等を用いるべきであり、本マニュアルのみで全社的なリスクガバナンス体制を代替することは想定されていない。

関連する法令としては、個人情報の漏えい等が発生した場合の個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を定める個人情報の保護に関する法律第26条、労働者死傷病報告義務を定める労働安全衛生規則第97条、食品事故時の自主回収報告に関する食品衛生法第58条、内部統制システムの整備を求める会社法第362条第4項第6号が挙げられる。また、対策本部設置の判断や対外公表の遅延が結果として損害を拡大させた場合、取締役の善管注意義務違反(会社法第355条・第423条)が問題となり得る。

よくある失敗として、第一に、対策本部の設置基準が抽象的で、実際の発生時に設置の要否判断が遅れるケースがある。対策として、設置基準を具体的な事象類型で列挙する(第4条第2項)。第二に、情報統制が徹底されず、従業員個々が異なる説明を対外的に行い、事態が混乱するケースがある。対策として、窓口一本化と定型応答の明示(第8条、第2部B-2)を行う。第三に、事後検証が実施されず、同種事案が再発するケースがある。対策として、事後検証と取締役会への報告を義務付ける条項(第12条)を設ける。

初動対応の適否や監督官庁への報告義務の有無は事案の性質により異なり、判断を誤ると別途の法的責任を招く可能性があるため、対応に迷う場面では都度、弁護士等の専門家の助言を得るべきである。

第4部: 使用前チェックリスト

• 危機事象の定義が自社の業種・事業内容に即して具体化されているか
• 第一報の連絡先・連絡手段が休日・深夜も機能する体制になっているか
• 対策本部の設置基準が具体的な事象類型で示されているか
• 対策本部長の代行順位があらかじめ定められているか
• 広報・法務・事業継続・総務人事の役割分担が明確になっているか
• 公表判断の手順と公表内容の確認プロセスが定められているか
• 従業員向けの情報統制ルール(問い合わせ対応の定型文言等)が用意されているか
• 監督官庁への報告義務の対象事案と報告期限が整理されているか
• 被害者対応の窓口が一本化されているか
• 初動対応の記録作成・保存期間が定められているか
• 事後検証と再発防止策の取締役会への報告ルートが定められているか
• 訓練の実施頻度と対象者が定められているか