⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

降格処分通知書

第1部: 書式本文

【発行年月日】

【従業員氏名】殿

【会社名】 【代表者名または人事権者役職・氏名】㊞

降格処分通知書

貴殿に対し、下記のとおり職位・資格等級の変更（降格）を行いますので通知します。

第1条（本措置の性質） 本措置は、就業規則第【 】条に基づく【懲戒処分としての降格／人事権の行使としての降職】である。

第2条（対象事実・理由） 【懲戒による場合】貴殿は、【西暦年月日】、【違反行為の具体的内容】を行った。 【人事権行使による場合】貴殿については、【業績評価・組織再編・適性等の具体的理由】が認められる。

第3条（就業規則・評価制度上の根拠） 前条の措置は、就業規則第【 】条【 】号／人事評価規程第【 】条に基づくものである。

第4条（弁明の機会） 【懲戒による場合のみ記載】会社は、本措置に先立ち【西暦年月日】付「弁明の機会付与通知書」により弁明の機会を付与し、貴殿からの弁明を検討のうえ本措置を決定した。

第5条（変更内容） 1. 職位：【現職位】から【新職位】へ変更する。 2. 資格等級：【現等級】から【新等級】へ変更する。 3. 発令日：【西暦年月日】

第6条（賃金への影響） 1. 基本給：月額【現行額】円から【変更後額】円に変更する（差額【 】円）。 2. 役職手当：【変更内容】。 3. 賃金の変更は、就業規則及び賃金規程第【 】条の等級別賃金テーブルに基づくものであり、資格等級の変更に対応した合理的な範囲にとどまるものである。

第7条（職務内容の変更） 【新たな職務内容・配置先・指揮命令系統の変更点】

第7条の2（名刺・社内呼称等の取扱い） 【旧職位に基づく名刺・社内システム上の役職表示等の切替時期】

第8条（経過措置） 【賃金減額を段階的に実施する場合の緩和措置、または適用猶予期間があれば記載】

第9条（異議申立て） 本措置に不服がある場合、通知受領日から【 】日以内に、【苦情処理窓口・人事部門名】に書面で申し立てることができる。

第10条（受領確認） 本通知書の内容を受領したことを、下記に署名のうえ確認する。

【受領年月日】　　　　【氏名】㊞

以上

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 懲戒処分としての降格

第2条は「対象事実」として、日時・行為態様・被害の有無を具体的に記載し、第4条の弁明の機会の付与経緯を必ず明記する。第3条には就業規則の懲戒規定（制裁の種類として降格を定める条項）を引用する。就業規則に降格が懲戒の種類として明記されていない場合、この構成は使用できないため、事前に就業規則を確認する必要がある。懲戒処分としての降格は、けん責・出勤停止よりも重く、諭旨解雇よりも軽い処分として位置づけられることが多く、他の懲戒処分との量刑バランスを社内基準として整理しておくと、後日の相当性判断の説明がしやすくなる。

B. 人事権行使としての降職

第2条には懲戒事由ではなく、業績不振、組織再編、管理職としての適性欠如等、人事評価上の理由を記載する。第4条（弁明の機会）は法的な必須要件ではないが、賃金減額を伴う場合は本人への説明機会を設けたことを記録する趣旨で「説明面談の実施記録」として残すことが望ましい。第3条は人事評価規程・資格等級規程等、就業規則の制裁規定とは別の根拠規定を引用する点が懲戒による場合と異なる。第8条の経過措置は、人事権行使による降職の場合に特に重要であり、急激な収入減少を緩和するため、一定期間は旧等級の手当の一部を経過的に支給する等の代償措置を設けることで、権利濫用と評価されるリスクを下げることができる。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

降格処分通知書を作成するにあたっては、まず本措置がどちらの類型に基づくものかを見極めることが出発点となる。降格には性質の異なる二つの類型がある。一つは就業規則上の制裁として職位・等級を引き下げる「懲戒処分としての降格」であり、労働契約法第15条の適用を受け、客観的合理的理由と社会通念上の相当性が求められる。もう一つは、業績評価や組織運営上の必要性に基づき使用者が有する人事権の行使として職位を変更する「人事権行使としての降職（降職・降格）」であり、これは債務の本旨に従った労務提供の在り方を使用者が決定する裁量の一環として、原則として広い裁量が認められるが、無制約ではなく、権利の濫用に当たる場合は無効となる（労働契約法第3条第5項）。両者は根拠規定・必要な手続・立証すべき事実が異なるため、通知書上でどちらの措置であるかを第1条で明示することが不可欠である。

賃金減額を伴う場合、資格等級の引下げに伴う賃金テーブル上の当然の結果としての減額は、就業規則に定める賃金制度が合理的である限り有効と解されるが、実質的に懲戒目的でありながら人事権行使の体裁を取って大幅な賃金減額を行う場合には、権利濫用として無効と判断されるリスクが高まる。賃金の不利益変更が就業規則の変更を伴う場合は労働契約法第9条・第10条（就業規則の変更による労働条件の変更、合理性の要件）の規律にも留意する必要がある。降格に伴う賃金減額の相当性は、減額の幅、本人の同意の有無、代償措置の有無、変更の必要性等を総合的に考慮して判断されるため、減額幅が大きいほど、その根拠（新等級における賃金テーブル上の位置づけ等）を具体的に説明できるようにしておく必要がある。

よくある失敗として、第一に、懲戒処分としての降格と人事権行使としての降職を書式上区別せず、対象事実の記載に懲戒的な表現（「違反行為」「処分」等）と人事評価的な表現（「適性」「組織上の必要性」等）を混在させてしまい、後日いずれの法的根拠に基づく措置か不明確になるケースがある。第2条・第3条の記載を通じて、いずれの類型かを一貫させる必要がある。第二に、懲戒処分としての降格であるにもかかわらず、就業規則の制裁規定に「降格」が定められていないまま実施し、根拠を欠くとして無効とされるケースがある。事前に就業規則の制裁の種類の条項を確認し、必要であれば規定の整備を先行させるべきである。第三に、賃金減額の幅が資格等級の変更に対応した合理的範囲を大きく超えており、実質的に見せかけの降格による大幅減給と評価されるケースがある。第6条において、変更後の賃金が就業規則・賃金規程上のどの等級区分に対応するかを具体的に説明できるようにしておくことが重要である。第四に、人事権行使としての降職を行う際、実質的な動機が特定の従業員を退職に追い込むこと（いわゆる見せしめ的な処遇）にあると評価され、人事権の濫用として無効とされるケースがある。降職の必要性・合理性を裏付ける客観的な人事評価資料をあらかじめ整理し、恣意的な選定でないことを説明できるようにしておくことが重要である。なお、降格の類型判断や賃金減額の相当性については、個別の事案に応じて弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 懲戒処分としての降格か、人事権行使としての降職かを明確に区別したか
• [ ] 懲戒による場合、就業規則の制裁規定に「降格」が定められているか確認したか
• [ ] 懲戒による場合、弁明の機会を付与し、その経緯を記録したか
• [ ] 人事権行使による場合、業績評価等の客観的な理由・資料を整理したか
• [ ] 新旧の職位・資格等級・賃金額を具体的に対比して記載したか
• [ ] 賃金減額の幅が資格等級の変更に対応した合理的な範囲にとどまっているか
• [ ] 賃金規程・等級別賃金テーブル上の根拠を説明できる状態か
• [ ] 就業規則の不利益変更に該当しないか確認したか
• [ ] 異議申立ての窓口・期限を明記したか
• [ ] 発令日・受領確認欄を設け、記録として保管する体制があるか
• [ ] 人事権行使による場合、退職強要等の不当な動機がないことを裏付ける資料があるか
• [ ] 急激な収入減少を緩和する経過措置の要否を検討したか