⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

組合総会議事録(事業協同組合)

第1部: 書式本文

〇〇事業協同組合 通常総会議事録

1. 開催日時: 令和〇年〇月〇日 午後〇時〇分から午後〇時〇分まで
2. 開催場所: 【】
3. 組合員総数: 【〇】名
4. 出席組合員数: 本人出席【〇】名、書面による議決権行使【〇】名、代理人による議決権行使【〇】名、合計【〇】名(委任状・書面議決書は本議事録末尾に添付する)
5. 出席理事: 【】(理事長を含む)
6. 出席監事: 【】
7. 議長: 【理事長 〇〇〇〇】

理事長〇〇〇〇は、定款の定めるところにより議長席に着き、開会を宣し、上記のとおり組合員【〇】名中【〇】名が出席し、中小企業等協同組合法第51条及び定款第【】条に定める定足数を満たしていることを確認のうえ、本総会が適法に成立した旨を宣した。

第1号議案 令和〇年度事業報告及び決算関係書類承認の件 議長は、事業報告書、貸借対照表、損益計算書及び剰余金処分案について説明し、監事から監査の結果に異議がない旨の報告があった。議場に諮ったところ、出席組合員の議決権の【】分の【】以上の賛成をもって、原案どおり承認可決された。

第2号議案 令和〇年度事業計画及び収支予算承認の件 議長は事業計画及び収支予算案の内容を説明した。質疑応答の後、議場に諮ったところ、出席組合員の議決権の過半数の賛成をもって、原案どおり承認可決された。

第3号議案 定款一部変更の件 議長は、変更箇所(組合員の加入資格に関する第【】条)を説明した。中小企業等協同組合法第52条第1項に基づき、本議案は特別決議事項に該当するため、議長は出席組合員の議決権数及び賛成数を確認のうえ議場に諮った。その結果、組合員総数の3分の2以上に当たる【〇】名の賛成を得て、原案どおり承認可決された。

第4号議案 役員選任の件 議長は役員候補者を提案し、選挙権及び議決権の行使方法を説明した。投票の結果、【】が理事に、【】が監事にそれぞれ選任され、被選任者はいずれもその場で就任を承諾した。

以上をもって本総会の議事を終了し、議長は午後〇時〇分閉会を宣した。

上記の議事の経過及び結果を明確にするため、本議事録を作成し、議長及び出席理事がこれに記名押印する。

令和〇年〇月〇日 〇〇事業協同組合 通常総会 議長(理事長) 【】 印 出席理事 【】 印 出席理事 【】 印

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 組合(事務局・理事会)の立場からの整理

A-1. 書面・代理人議決権行使の記録充実

追加記載例:「書面による議決権行使をした組合員【〇】名の議決権数及び代理人による議決権行使をした組合員【〇】名の代理人氏名を別紙一覧に記載し、本議事録に添付する。」 一言解説: 中小企業等協同組合法第50条の2に基づく書面・代理人による議決権行使は定足数・決議数の算定に含まれるため、事務局としては個別の内訳を残しておくことで後日の決議有効性の確認に備える必要がある。

A-2. 特別決議事項の要件確認記録

追加記載例:「議長は、本議案が中小企業等協同組合法第52条に定める特別決議事項に該当することを開会時に組合員へ告知した旨を議事録に記載する。」 一言解説: 特別決議は組合員(出席者ではなく総数)の3分の2以上の同意を要するため、組合員総数を基準に賛成数を算定したことを明記し、決議取消しの主張を予防する。

B. 組合員の立場からの確認ポイント

B-1. 決議取消事由の有無を確認する記載

追加記載例:「組合員は、招集手続又は決議方法に法令若しくは定款違反がなかったかを議事録の記載内容から確認できるものとする。」 一言解説: 組合員側は、招集通知の発送期限や定足数充足の有無が議事録上明確であるかを確認し、決議の効力を争う必要が生じた場合の資料として保存する。

B-2. 議決権行使結果の開示請求

追加記載例:「組合員は、自己の議決権行使が正確に集計されたかについて、組合に対し議決権行使書面の写しの開示を求めることができる旨を付記する。」 一言解説: 書面議決の集計誤りは決議の効力に影響し得るため、組合員が事後的に検証できる仕組みを設けておくことが望ましい。

C. 臨時総会の場合の書き換え

C-1. 招集事由の記載追加

追加記載例:「本臨時総会は、組合員の5分の1以上の請求に基づき、中小企業等協同組合法及び定款の定めるところにより招集されたものである旨を冒頭に記載する。」 一言解説: 臨時総会は招集手続の適法性が問題になりやすいため、招集の根拠と経緯を議事録冒頭に明示し、後日の招集手続の瑕疵の主張を予防する。

C-2. 緊急議案の追加提出があった場合の記載

追加記載例:「会議の目的たる事項として通知されていなかった議案が緊急動議として提出された場合、議長は当該議案を審議に付すか否かを出席組合員に諮ったうえで議事録にその経過を記載する。」 一言解説: 招集通知に記載のない議案の審議は決議の効力を争われる原因となりやすく、審議の可否を含めて経過を記録することが望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面/使ってはいけない場面 本書式は、事業協同組合の通常総会又は臨時総会における決議内容を記録する場合に用いる。理事会における業務執行の決定を記録する場合には別途理事会議事録を用いるべきであり、両者を混同して総会議事録に理事会限りの決定事項を記載すると、決議機関の権限分配が不明確になるため避けるべきである。

根拠法令 総会の議事は、中小企業等協同組合法第51条により、原則として出席した組合員の議決権の過半数で決する。これに対し、定款の変更、解散、合併その他組合の基礎的事項の変更については、同法第52条により組合員(出席者ではなく総組合員)の3分の2以上の同意を要する特別決議事項とされており、決議要件を条文ごとに区別して記載することが不可欠である。また、組合員が総会に出席できない場合、同法第50条の2により書面又は代理人によって議決権及び選挙権を行使することができるとされており、この方法による行使数も定足数及び決議数の算定に含めて処理する必要がある。

実務でよくある失敗と対策 第一に、特別決議事項であるにもかかわらず出席者の過半数のみで可決したものとして議事録を作成し、後日決議の効力が争われる失敗がある。第3号議案のように、決議要件が組合員総数の3分の2以上であることを明記し、母数と賛成数を具体的に記載することが対策となる。第二に、書面議決・代理人議決の内訳を記載せず、出席組合員数の算定根拠が不明確になる失敗がある。A-1のように内訳を別紙で残すことが望ましい。第三に、議事録に議長及び出席理事の記名押印を欠き、後日の証拠能力が争われる失敗がある。作成後速やかに関係者の押印を得て保管する体制を整えることが対策となる。

第四に、臨時総会において招集通知に記載のなかった事項を審議・決議してしまい、招集手続の瑕疵を理由に決議の効力が争われる失敗もある。C-2のように審議の可否を組合員に諮った経過を記録することが対策となる。

決議要件の充足性や定款上の定足数の解釈については組合ごとに定款の定めが異なるため、個別事案は専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 開催日時・場所・組合員総数・出席組合員数を正確に記載したか
• [ ] 書面又は代理人による議決権行使の内訳を別紙に記録したか
• [ ] 定足数(中小企業等協同組合法第51条及び定款の定め)を満たしているか確認したか
• [ ] 特別決議事項(定款変更・解散等)について組合員総数の3分の2以上の同意を得たか
• [ ] 各議案の賛成数・反対数を具体的に記載したか
• [ ] 監事の監査結果の報告内容を記載したか
• [ ] 役員選任に関する選挙権行使の方法を記載したか
• [ ] 議長及び出席理事の記名押印を得たか
• [ ] 議事録の保存期間及び保存方法(定款・法令上の要求)を確認したか
• [ ] 組合員からの開示請求に対応できる体制を整えたか
• [ ] 臨時総会の場合、招集事由及び招集請求の経緯を記載したか
• [ ] 招集通知に記載のない議案を審議した場合、その経過を記録したか