⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

休職発令通知書

第1部: 書式本文

宛先：【従業員氏名】殿 差出人：【会社名】【代表者役職・氏名】 作成日：【西暦】年【 】月【 】日

休職発令通知書

貴殿について、下記の通り休職を発令いたしますので通知いたします。

1. 発令の根拠：就業規則第【 】条第【 】項（私傷病による欠勤が【 】か月継続したこと／医師の診断書により就労困難と認められること 等）に基づく。
2. 休職事由：【私傷病の内容・診断名（本人の同意する範囲で）／事故欠勤・起訴休職等の別】
3. 休職開始日：【西暦】年【 】月【 】日
4. 休職期間：【 】か月間（勤続年数に応じた休職期間の算定根拠：就業規則第【 】条）
5. 休職期間満了日（現時点の見込み）：【西暦】年【 】月【 】日（延長・短縮の可能性がある旨を付記）
6. 休職期間中の賃金の取扱い：【無給／一部支給（○割）】とし、傷病手当金等の公的給付制度の利用については別途案内する。
7. 社会保険料・住民税等の従業員負担分の取扱い：休職中も発生するため、【会社への振込／給与から控除できないため別途請求】による旨
8. 休職期間中の連絡担当者：【会社側担当者名・部署・連絡先】
9. 休職期間中の状況報告義務：【月1回程度、療養状況を書面またはメールで報告すること】
10. 復職を希望する場合の手続：復職希望日の【 】週間前までに、主治医の診断書を添えて復職申請書を提出すること
11. 休職期間満了時の取扱い：休職期間満了までに復職可能と認められない場合は、就業規則第【 】条に基づき別途の取扱い（自然退職等）となる可能性がある旨
12. その他の留意事項：療養に専念すべき旨、在職中の秘密保持義務・競業避止義務が休職中も存続する旨
13. 本通知に関する問い合わせ先：【部署名・氏名・連絡先】

以上

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節：私傷病休職用

• 記載例：項目2に「主治医の診断書（【西暦】年【 】月【 】日付、【病院名】発行）に基づき、就労が困難と判断したため」と診断書の特定情報を明記し、項目9に「療養に専念し、無断で就労可能な状態と異なる活動（他社での就労等）を行わないこと」を追記する。
• 一言解説：私傷病休職は本人の健康状態に関する機微な情報を扱うため、発令根拠となった診断書を特定しつつ、傷病名等の詳細は本人の同意なく通知書に書き込まないよう配慮する。
• 記載例：項目6に「傷病手当金の申請には事業主証明が必要であり、会社は申請書類への協力を行う」旨を追記する。
• 一言解説：私傷病休職では生活保障の観点から傷病手当金の案内が重要であり、会社の協力範囲を明示することで本人の不安を軽減できる。

B節：事故欠勤・起訴休職用

• 記載例：項目2を「刑事事件で起訴されたことに伴う休職（就業規則第【 】条）」とし、項目11に「刑事事件の判決確定または不起訴処分等、休職事由消滅時の取扱いを別途通知する」旨を追記する。
• 一言解説：起訴休職は私傷病休職と異なり、休職事由の消滅時期が刑事手続の進行に左右されるため、期間の起算・満了の考え方を私傷病用とは別立てで整理する必要がある。
• 記載例：項目6を「起訴休職期間中は原則無給とする」とし、項目12に「無罪推定の原則に鑑み、本通知は懲戒処分ではなく人事上の措置である」旨を明記する。
• 一言解説：起訴休職は懲戒処分ではないことを明確にしておかないと、実質的な制裁と受け取られ後の紛争リスクが高まる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、私傷病や刑事訴追等の事情により就業規則上の休職事由に該当する従業員に対し、就労義務を一時的に免除しつつ雇用関係を維持する措置として休職を命じる場面で使用する。単なる欠勤の延長として口頭のみで済ませたり、実質的に解雇を目的として休職制度を濫用したりする使い方は避けるべきである。休職制度は、本来であれば普通解雇事由に該当し得る就労不能の状態にある従業員について、一定期間の猶予を与えることで雇用の継続を図る制度であるという理解を前提にすると、休職発令の段階から「復職を前提とした一時的な措置」であることを本人に明確に伝えることが、制度の趣旨に沿った運用につながる。休職の発令自体は就業規則の定めに基づく会社の人事権行使であるが、労働契約法第5条が使用者に労働者の生命・身体等の安全を確保しつつ労働できるよう配慮すべき義務（安全配慮義務）を課していることを踏まえ、療養に専念できる環境を整える内容（賃金・社会保険料の取扱い、連絡体制）を明示することが求められる。

加えて、休職発令通知書は単に休職を命じる事実を伝えるだけでなく、休職期間中に本人が置かれる立場（賃金、社会保険料、連絡義務等）をあらかじめ具体的に示すことで、休職に入ること自体への不安を軽減する役割も担う。特に私傷病による休職では、収入減少への不安から治療に専念できず、かえって回復が遅れる例も指摘されており、生活面の見通しを丁寧に説明することは療養環境を整える一環としても位置付けられる。

実務でよくある失敗の一つは、休職期間の起算日と満了日の算定根拠を曖昧にしたまま発令してしまうことである。項目3から項目5で開始日・期間・満了見込日を分けて明記し、就業規則の条番号を引用することで、後日の紛争時に算定根拠を客観的に示せるようにする。第二に、社会保険料や住民税など休職中も発生し続ける費用の取扱いを説明しないまま休職に入らせ、後になって多額の請求を行い本人とのトラブルになる例が見られる。項目7で負担方法をあらかじめ明示することで、こうした行き違いを防ぐ。第三に、私傷病休職と起訴休職を同一の書式・文言で処理してしまい、休職事由消滅の判断基準が不明確になる失敗がある。B節のように休職事由ごとに満了・終了の考え方を書き分けることで、事由消滅時の対応を整理しやすくなる。第四に、休職発令の通知を怠り、口頭のやり取りだけで休職を開始させてしまい、後に休職期間の起算日や条件について争いが生じる例もある。書面による通知を必ず行い、受領の記録（受領印や送付記録）を残しておくことで、発令の事実と内容を客観的に証明できるようにしておくことが望ましい。

また、休職発令は解雇のように労働契約を終了させる措置ではないものの、就労義務を長期にわたり免除する重大な人事上の措置であるため、発令の要件（欠勤継続期間、診断書の提出等）を就業規則の定めどおりに満たしているかを事前に確認する必要がある。要件を満たさないまま発令すると、後に休職期間満了時の自然退職処理を行う段階になって、そもそも休職の発令自体が無効であったと主張され、退職の効力まで争われる事態にもなりかねない。項目1で発令根拠となる条文を具体的に特定し、項目2で休職事由を明確にしておくことは、このような遡及的な争いを避けるための出発点となる。

さらに実務上は、休職発令の時点で復職までの見通しを過度に確定的に伝えてしまう例もある。項目5の満了見込日はあくまで現時点の見込みであり、診断内容や治療経過によって延長・短縮があり得ることを明記しておかないと、見込日どおりに復職できなかった場合に本人との間で「約束が違う」といった不必要な行き違いを生む。

なお、休職発令の可否や期間の妥当性は就業規則の規定内容や個別の傷病・事案の性質によって左右されるため、実際の発令にあたっては弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 就業規則に休職に関する規定があり、該当条文を特定できているか
• [ ] 発令根拠となる診断書等の資料を確認し、日付・発行医療機関を特定したか
• [ ] 休職開始日・休職期間・満了見込日を具体的な日付で記載したか
• [ ] 休職期間中の賃金支給の有無・割合を明記したか
• [ ] 社会保険料・住民税等の従業員負担分の徴収方法を明示したか
• [ ] 休職中の連絡担当者・状況報告の頻度を定めたか
• [ ] 復職希望時の手続（診断書提出時期等）を案内したか
• [ ] 休職期間満了時の取扱い（自然退職等の可能性）を事前に告知したか
• [ ] 私傷病休職と起訴休職等、事由に応じた記載の書き分けができているか
• [ ] 本人の傷病名等の機微情報の記載範囲について本人の意向を確認したか
• [ ] 通知書の交付方法（手渡し・書留郵送等）と受領の記録方法を決めたか
• [ ] 休職発令の要件（欠勤継続期間・診断書提出等）を就業規則の定めどおりに満たしているか事前確認したか
• [ ] 復職までの見通し（満了見込日）が確定的な約束と受け取られない記載になっているか
• [ ] 休職が就労義務の一時免除であり解雇を目的とするものでない旨が本人に伝わる内容になっているか