⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

年次有給休暇管理規程

第1部: 書式本文

第1条(目的) 本規程は、労働基準法第39条の規定に基づく年次有給休暇(以下「年休」という)について、付与日数、時季指定、管理簿の作成及び保存その他の管理体制を定め、年5日の年休取得を確実に履行することを目的とする。

第2条(付与要件及び付与日数) 1 会社は、雇入れの日から起算して6か月間継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した従業員に対し、労働基準法第39条第1項の定めるところにより10労働日の年休を付与する。 2 継続勤務年数が1年6か月以上の従業員に対する付与日数は、労働基準法第39条第2項の定める表のとおりとする。 3 週の所定労働日数が4日以下かつ週所定労働時間が30時間未満の従業員については、労働基準法第39条第3項及び同法施行規則第24条の3の定める比例付与の日数を付与する。

第3条(基準日) 年休の付与日(以下「基準日」という)は、従業員ごとの雇入れ日を起算日として管理することを原則とする。ただし、事務の便宜のため、全従業員の基準日を【4月1日】に統一する斉一的取扱いを行う場合は、法定の基準日より繰り上げて付与することとし、従業員に不利益が生じないよう調整する。

第4条(時季指定権及び時季変更権) 1 従業員は、年休の取得時季を指定することができる。 2 会社は、従業員が指定した時季に年休を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合に限り、他の時季にこれを変更することができる。

第5条(使用者による時季指定義務) 1 会社は、年10労働日以上の年休が付与される従業員に対し、労働基準法第39条第7項の規定に基づき、付与日(基準日)から1年以内に、当該従業員の年休のうち5日について、時季を指定して取得させる。 2 前項の時季指定は、従業員の意見を聴取したうえで行い、聴取した意見を尊重するよう努める。 3 従業員が自ら時季を指定して取得した年休日数及び計画的付与により取得した年休日数の合計が5日に達している場合、会社は当該従業員に対する時季指定を要しない。

第6条(計画的付与) 会社は、労働者代表との書面協定により、年休のうち5日を超える部分について、あらかじめ時季を定めて計画的に取得させることができる。計画的付与の対象日数及び時季は、当該協定に定める。

第7条(半日単位及び時間単位の年休) 1 会社は、従業員からの申出があった場合、半日単位で年休を付与することができる。 2 会社は、労働者代表との書面協定により、年5日を限度として時間単位の年休を付与することができる。 3 前二項により取得した年休は、第5条第3項の5日の算定において、原則として算入しない。ただし、半日単位の取得については0.5日として算入する。

第8条(年次有給休暇管理簿) 1 会社は、労働基準法施行規則第24条の7の規定に基づき、従業員ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、基準日、付与日数、取得日数及び取得時季を記載する。 2 年次有給休暇管理簿は、労働者名簿又は賃金台帳と併せて調製することができる。 3 会社は、年次有給休暇管理簿を、当該従業員の年休を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存する。

第9条(繰越) 年休の請求権は、付与された基準日から2年間で時効により消滅する。当該年度に取得しなかった年休は、翌年度に限り繰り越すことができ、繰越分と新規付与分がある場合は、原則として繰越分から取得したものとして扱う。

第10条(退職時の取扱い) 従業員が退職する場合、未取得の年休の買上げは行わない。ただし、退職日までに取得可能な年休について、会社は業務の引継ぎに支障のない範囲で取得を認める。

第11条(進捗管理) 1 人事部は、四半期ごとに全従業員の年休取得状況を年次有給休暇管理簿に基づき確認し、基準日から10か月を経過してもなお5日の取得(時季指定及び自主取得の合計)が見込まれない従業員について、所属長に通知する。 2 通知を受けた所属長は、基準日から1年以内に5日の取得が完了するよう、対象従業員と取得時季を調整する。

第12条(不利益取扱いの禁止) 会社は、年休を取得したこと又は時季指定義務の対象となったことを理由として、従業員に対し賃金の減額その他不利益な取扱いを行わない。

第13条(罰則との関係) 会社は、第5条の時季指定義務を履行しなかった場合、労働基準法第120条により罰則の対象となり得ることを踏まえ、第11条の進捗管理を徹底する。

第14条(規程の改廃) 本規程の改廃は、就業規則の変更手続に準じて行う。

附則 本規程は【西暦】年【月】日から施行する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 中小企業向け

中小企業では専任の労務担当者が不在の場合が多く、管理簿の作成・更新が後回しになりがちなため、簡易な様式と定期確認のルールをあらかじめ定めておくことが有効である。

書き換え例(第8条及び第11条関連): 「年次有給休暇管理簿は、賃金台帳と一体の様式(様式【1】)により作成する。人事担当者が置かれていない事業場においては、所属長が月次の給与計算時に取得状況をあわせて確認し、確認結果を本社【総務】宛てに報告する。」

一言解説: 管理簿を別立てで作らず賃金台帳と一体化させることで作成の手間を抑えつつ、月次確認のタイミングを給与計算と結び付けて確認漏れを防ぐ設計が中小企業では現実的である。

B節: 多店舗運営企業向け

多店舗展開する企業では、店舗ごとにシフトが異なり、本部が全店舗の取得状況を横断的に把握できる仕組みが必要になる。

書き換え例(第11条関連): 「本部人事部は、全店舗の年次有給休暇管理簿の内容を月次で集約したリストを作成し、基準日から【9か月】を経過して取得日数が3日に満たない従業員を抽出のうえ、当該店舗の店長に取得計画の提出を求める。」

一言解説: 店舗単位では管理が属人化しやすいため、本部での横断的なモニタリングと、期限に余裕を持たせた早期の警告基準(9か月時点で3日など)を設けることで、期限直前の駆け込み対応を避けられる。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

本規程は、年10日以上の年休が付与される従業員を雇用するすべての企業、特に労務管理体制が薄い中小企業や、店舗ごとに勤務実態が異なる多店舗運営企業が、年5日の時季指定義務及び管理簿整備義務を確実に履行するために導入する場面で用いる。年休制度自体は労働基準法上すべての企業に適用される強行規定であるため、本規程を導入すべきでない場面は基本的に存在しないが、既に労務管理システムで同等の管理が完結している企業では、規程の内容とシステムの運用実態に齟齬が生じないよう、システムの仕様に合わせて条文を調整する必要がある。

根拠法令としては、まず労働基準法第39条第1項から第3項が、継続勤務年数及び所定労働日数に応じた年休の法定付与日数を定めている(第2条)。次に、同条第7項は、年10日以上の年休が付与される労働者について、使用者が5日を時季指定して取得させる義務を定め、同条第8項は、労働者が自ら取得した日数及び計画的付与により取得した日数を5日から控除できる旨を定めている(第5条)。さらに、労働基準法施行規則第24条の7は、年次有給休暇管理簿の作成及び3年間の保存を使用者に義務付けている(第8条)。

実務上よくある失敗として、第一に、基準日を統一する斉一的取扱いを導入する際、法定の基準日より繰り上げる調整を行わず、一部従業員の年休付与が法定日数を下回ってしまう例がある。第3条のとおり不利益が生じないよう調整することを明記し、実際の運用でも個別に確認する必要がある。第二に、時季指定義務の対象日数の算定において、半日単位や時間単位で取得した年休を誤って5日の充足に算入してしまう例がある。第7条第3項のとおり、時間単位の年休は原則として5日の算定に含まれない点を明確にしておく必要がある。第三に、管理簿を作成しているものの基準日から1年間の期限管理を怠り、義務不履行が期限直前に発覚する例がある。第11条のように四半期ごとの進捗確認と早期の通知ルールを設けることが対策となる。

なお、比例付与の日数計算や斉一的取扱いにおける繰上げ調整の具体的な方法については、従業員の勤務形態により結論が異なるため、個別事案については社会保険労務士や弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 継続勤務年数・所定労働日数ごとの法定付与日数を正しく設定したか
• [ ] 比例付与の対象となる短時間勤務者の範囲と日数を確認したか
• [ ] 基準日の統一(斉一的取扱い)を行う場合、不利益が生じない繰上げ調整をしているか
• [ ] 年5日の時季指定義務の対象者(年10日以上付与者)を正しく特定しているか
• [ ] 時季指定にあたり従業員の意見を聴取する手順を定めたか
• [ ] 半日単位・時間単位の年休が5日の算定にどう扱われるかを明記したか
• [ ] 計画的付与を導入する場合、労働者代表との書面協定を締結しているか
• [ ] 年次有給休暇管理簿の記載項目(基準日・付与日数・取得日数・時季)を満たしているか
• [ ] 管理簿の保存期間(3年間)と保存方法を定めたか
• [ ] 基準日から1年以内に5日取得が見込めない従業員を早期に把握する進捗管理の仕組みがあるか
• [ ] 年休取得を理由とする不利益取扱いの禁止を明記したか
• [ ] 退職時の未取得年休の取扱いを明確にしたか