⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

妊娠・出産の申出に対する個別周知・意向確認書

第1部: 書式本文

育児休業、介護休業等育児又は家族介護を行う労働者の福祉に関する法律(以下「育児介護休業法」という)第21条に基づき、下記のとおり個別周知および休業取得等に関する意向確認を行います。

1. 実施日 【西暦】年【 】月【 】日
2. 対象従業員 所属【部署名】 氏名【氏名】 社員番号【番号】
3. 申出の区分 □ 本人の妊娠の申出　□ 配偶者の出産の申出
4. 申出のあった日・出産予定日等 申出日【西暦】年【 】月【 】日、出産予定日【西暦】年【 】月【 】日
5. 面談の実施方法 □ 対面　□ オンライン(WEB面談)　□ 書面交付　□ FAX　□ 電子メール(本人が希望する場合)
6. 周知した事項 (1) 育児休業・出生時育児休業(産後パパ育休)に関する制度の内容 (2) 育児休業・出生時育児休業の申出先(部署・担当者) (3) 育児休業給付・出生時育児休業給付に関すること (4) 労働者が育児休業・出生時育児休業期間について負担すべき社会保険料の取扱い
7. 制度説明を行った具体的内容(該当する制度に応じて記載) □ 育児休業(第5条)の取得可能期間・分割取得 □ 出生時育児休業(第9条の2)の取得可能期間・分割取得・休業中の就業 □ 子の看護等休暇、短時間勤務等その他の両立支援制度
8. 意向確認の内容 育児休業・出生時育児休業を取得する意向の有無 □ 取得する意向がある(取得予定時期の目安【 】) □ 取得する意向がない □ 現時点では未定
9. 不利益取扱いの禁止に関する説明 本人の意向表明が人事評価・配置等に不利益な影響を及ぼさない旨を説明した □ 説明済み
10. 対象従業員の署名・確認 署名【署名】 確認日【西暦】年【 】月【 】日
11. 実施者 所属【部署名】 氏名【担当者氏名】

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 本人が妊娠を申し出た場合

• 記載例: 第7項に、産前産後休業(労働基準法第65条)との関係を含めて「産前6週間・産後8週間の休業制度と育児休業制度は別制度であり、産前産後休業終了後に引き続き育児休業へ移行できる」旨を追記する。 一言解説: 本人が妊娠を申し出た場合は、産前産後休業から育児休業への連続性を説明する必要があり、単に育児休業制度の説明にとどめると情報が不十分になりやすい。
• 記載例: 第8項の意向確認欄に「つわり等体調不良時の休暇制度(母性健康管理に基づく措置)の利用希望」の確認欄を追加する。 一言解説: 妊娠中の女性従業員に対しては、育児介護休業法上の育児休業制度に加え、男女雇用機会均等法上の母性健康管理措置の周知も実務上あわせて行われることが多く、これを書式上区別して記載することで説明の網羅性が高まる。

B. 配偶者の出産を申し出た場合

• 記載例: 第7項に「出生時育児休業(産後パパ育休)は配偶者の出産日または出産予定日から起算して8週間以内に取得できる制度である」旨を明記し、産前産後休業に相当する制度がない配偶者側の従業員に対する説明であることを明示する。 一言解説: 配偶者が出産する男性従業員等には産前産後休業の概念がないため、出生時育児休業と通常の育児休業の取得可能期間の起算点の違いを本人向けとは異なる形で説明する必要がある。
• 記載例: 第8項に「配偶者の産後8週間以内に取得できる出生時育児休業と、その後1歳までの通常の育児休業を組み合わせて取得する意向があるか」を分けて確認する欄を設ける。 一言解説: 配偶者の出産の場合は出生時育児休業と通常の育児休業のいずれか一方のみを想定して意向確認を行うと、制度の組み合わせ利用の希望を把握し損ねるおそれがある。
• 記載例: 面談冒頭に「本人ではなく配偶者の出産に関する申出であるため、母体の状況ではなく子の出生日を起算点として各制度の期限を計算する」と担当者向けの留意事項を注記する。 一言解説: 配偶者の出産の場合、実際の出生日が出産予定日から前後することが多く、起算点を出産予定日のまま固定してしまうと期限計算を誤るおそれがあるため、出生後に改めて期限を確認する運用が望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、従業員から本人の妊娠または配偶者の出産の申出があった場面で、事業主が育児介護休業法第21条に基づく個別の周知および休業取得の意向確認を行うために使用する。妊娠・出産の事実を把握した「その都度」行うべき手続であり、育児休業の申出そのもの(第5条)や取扱いの通知(施行規則第7条)とは実施のタイミングも目的も異なる。育児休業の申出が既にあった後の事務手続には、本書式ではなく育児休業申出書・取扱通知書を用いるべきである。

第21条は、周知事項として、育児休業・出生時育児休業に関する制度の内容、申出先、育児休業給付に関すること、休業期間中に負担すべき社会保険料の取扱いの4点を定めている。実務でよくある失敗の一つは、この周知を怠り、あるいは制度の存在を伝えるのみで具体的な申出先や給付内容まで説明しないことである。本書式第6項でこの4事項を独立した項目として設け、説明漏れを防止している。

二つ目の失敗例は、本人の妊娠の申出と配偶者の出産の申出とを区別せずに同じ説明を行うことである。本人の妊娠の場合は産前産後休業との連続性、配偶者の出産の場合は出生時育児休業の起算点の違いなど、説明すべき内容が異なる。本書式第3項で区分を明示し、第7項で該当する制度を選択させる構成としている。

三つ目の失敗例は、意向確認の面談自体が事実上の圧力となり、取得を断念させる方向に誘導してしまうことである。育児介護休業法第21条は意向確認にあたり取得を控えさせるような働きかけを禁止しており、また第10条は育児休業等の申出・取得を理由とする不利益取扱いを禁止している。本書式第9項で不利益取扱い禁止の説明を行ったことを記録する欄を設け、面談が適正に行われたことを示す資料とする。

なお、面談の実施方法や説明すべき内容の範囲、個別の事案における適切な対応については状況により異なり得るため、最終的な判断は弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

四つ目の失敗例として、意向確認を1回行っただけで手続を完結させ、その後の状況変化(出産予定日の変更や体調の変化等)に応じた再確認を怠ることが挙げられる。第21条の周知・意向確認は妊娠・出産の申出があった都度行うべき手続であるため、状況に変化があった場合には改めて周知・意向確認を行うことが望ましい。本書式第4項の申出のあった日・出産予定日等の欄を都度更新できる形式にしておくことで、状況変化に応じた再実施を促す運用が可能になる。

五つ目の失敗例は、周知・意向確認の対象を女性従業員のみに限定し、配偶者が出産する男性従業員等への周知を省略してしまうことである。第21条は妊娠・出産の申出をした労働者本人だけでなく、配偶者が出産する場合の労働者も対象としており、性別にかかわらず申出があれば周知・意向確認を行う義務がある。本書式第3項で申出の区分を明示しているのは、この対象範囲の見落としを防ぐためである。加えて、有期雇用労働者やパートタイム労働者からの申出であっても周知・意向確認の対象となる点にも留意し、雇用形態を理由に対応を省略しないようにすべきである。個別の対応方針については、事業所の実情に応じて弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 本人の妊娠の申出か配偶者の出産の申出かを区別して記載したか
• [ ] 周知事項(制度内容・申出先・給付・社会保険料の取扱い)を4点とも説明したか
• [ ] 面談の実施方法(対面・オンライン・書面等本人の希望する方法)を確認したか
• [ ] 育児休業と出生時育児休業のいずれについても説明したか
• [ ] 本人の妊娠の場合、産前産後休業との関係を説明したか
• [ ] 配偶者の出産の場合、出生時育児休業の取得可能期間の起算点を説明したか
• [ ] 休業取得の意向の有無を確認したか
• [ ] 不利益取扱いの禁止について説明したことを記録したか
• [ ] 面談が取得を控えさせる方向への誘導になっていないかを確認したか
• [ ] 実施者・実施日を記録したか
• [ ] 対象従業員本人の署名(または確認)を得たか
• [ ] 有期雇用労働者やパートタイム労働者からの申出であっても対象として扱ったか
• [ ] 状況変化(出産予定日の変更等)があった場合に再度の周知・意向確認を行う運用としたか
• [ ] 面談内容が取得を控えさせる方向への圧力になっていないか事後的にも確認できる記録としたか