⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

NPO法人役員名簿様式

第1部: 書式本文

本書式は、特定非営利活動促進法第10条第1項第2号に基づき設立認証申請時に添付し、また同法第28条に基づき事務年度ごとに更新して事務所に備え置く役員名簿の記載項目一覧である。

1. 表題 「特定非営利活動法人【法人名】役員名簿(令和◯年◯月◯日現在)」と記載する。

2. 役職の別 「理事」「監事」の別を明記する欄を設ける。理事長・副理事長等の代表権を有する役職がある場合はその旨も併記する。

3. 氏名(フリガナ付き) 戸籍上又は住民票上の氏名をフリガナ付きで記載する。

4. 住所又は居所 「【◯◯県◯◯市◯◯町◯丁目◯番◯号】」のように、住民票に基づく現住所を記載する。

5. 生年月日 役員が成年に達しているかを確認するための参考情報として記載する欄を設ける(様式によっては省略可)。

6. 就任年月日 「令和◯年◯月◯日(設立総会にて選任)」のように、選任の経緯が分かる形で記載する。

7. 任期満了予定日 定款に定める任期(例:2年)に基づき、「令和◯年◯月◯日(定時総会終結時)」のように記載する。

8. 報酬の有無 「報酬あり(月額◯◯円)」又は「報酬なし(無報酬)」のいずれかを明記する。

9. 他の役職・兼職状況 「◯◯株式会社 代表取締役」「一般社団法人◯◯ 理事」のように、他団体での役職の有無を記載する欄を設ける。これは特定非営利活動促進法第21条の親族要件確認の補助情報としても用いる。

10. 続柄確認欄(親族要件チェック用) 役員相互の続柄(配偶者・◯親等)を記載する欄を設け、「該当なし」又は「【氏名】の配偶者」のように具体的に記載する。

11. 報酬受給者数の集計欄 「理事8名中、報酬を受ける者は1名(理事長)であり、監事1名は無報酬である。」のように、報酬を受ける役員の人数と役員総数の関係を記載する。

12. 親族要件チェック欄 「理事のうち、当該役員について、その配偶者又は3親等以内の親族である役員が1人を超えて含まれていないことを確認した。」との確認文言を記載し、確認者の署名欄を設ける。

13. 報酬要件チェック欄 「役員のうち報酬を受ける者の数が、役員総数の3分の1以下であることを確認した(報酬を受ける者【1】名/役員総数【9】名)。」との確認文言を記載する。

14. 変更履歴欄 「令和◯年◯月◯日 監事【氏名】辞任、後任として【氏名】就任」のように、就任・退任・改選の履歴を時系列で記載する欄を設ける。

15. 作成者・確認日 名簿の作成責任者の氏名及び最終更新日を記載する。

16. 監事の兼職確認欄 「監事【氏名】は、当法人の理事又は職員のいずれの地位も兼ねていないことを確認した。」のように、監事が理事や使用人を兼ねていないかを確認する欄を設ける。監事が理事の職務執行を監査する立場である以上、理事や職員との兼職は監査の独立性を損なうおそれがあるため、名簿上で毎期確認しておくことが望ましい。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 法人(名簿作成者)の立場から

A-1. 理事の中に親族関係がある場合の記載

修正後:「理事【甲野太郎】と理事【甲野花子】は夫婦(配偶者)の関係にあるため、両名を除く他の理事に3親等以内の親族が含まれていないことを別途確認した。」 一言解説: 親族関係がある役員が1名含まれること自体は直ちに問題ではないため、事実関係を隠さず記載したうえで、要件全体としての充足状況(1人を超えていないこと)を明確に示す書き方に改める。

A-2. 役員改選の途中で名簿を更新する場合

修正後:「理事【氏名】は令和◯年◯月◯日付で辞任し、同日付の理事会において後任として【氏名】を選任した(次回定時総会での事後承認予定)。」 一言解説: 任期途中の交代は原因と手続の経過(辞任・選任機関・事後承認の要否)を明示しないと、後日の変更登記や所轄庁への届出の際に整合性が取りにくくなる。

B. 所轄庁への提出を意識した立場から

B-1. 報酬の有無の記載を明確化する書き換え

修正後:「理事長【氏名】は、法人の常勤業務に従事することに伴い月額報酬【◯◯円】を受けている。他の理事8名及び監事1名はいずれも無報酬である。」 一言解説: 「報酬の有無」欄を「あり・なし」の二択だけでなく、対象者と金額の水準まで具体的に記載しておくと、所轄庁からの照会に対して追加説明を要しにくくなる。

B-2. 住所表記の統一を求められた場合

修正後:「役員全員の住所は、就任承諾書に添付された住民票の写しの記載と完全に一致する表記(丁目・番地の算用数字表記等)に統一した。」 一言解説: 名簿と添付の住所証明書類とで表記が異なると補正の対象となりやすいため、提出前に表記ルールを統一する。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、設立認証申請時の添付書類として作成する場合、及び毎事業年度、役員の異動や任期満了に伴い更新して事務所に備え置く場合の双方で使用する。他方、理事会や総会における個々の議決権行使の記録(議事録)としては使用できないため、意思決定の経過を記録する場合は別途議事録を作成する必要がある。

根拠となる法令は、役員のうちに配偶者又は3親等以内の親族が1人を超えて含まれてはならないと定める特定非営利活動促進法第21条、役員の欠格事由を定める同法第20条、設立認証申請時の添付書類として役員名簿を求める同法第10条第1項第2号、及び事業報告書等とあわせた備置き・閲覧を定める同法第28条である。報酬を受ける役員の数を役員総数の3分の1以下とする要件は認証基準(同法第12条第1項第3号)にも関わるため、名簿上で常時確認できる状態にしておくことが望ましい。もっとも、具体的な続柄の該当性や報酬の性質(実費弁償か否か等)の判断は個別の事情によって異なるため、専門家に確認することが望ましい。

よくある失敗として、第一に、役員名簿の続柄欄を空欄のまま提出し、親族要件の充足状況が名簿上確認できない失敗がある。対策として、続柄確認欄を必須項目とし、「該当なし」であっても明記する運用にする。第二に、報酬の有無を「あり」とだけ記載し、報酬受給者数と役員総数の比率が分からない失敗がある。対策として、報酬受給者数の集計欄を別途設け、比率を数値で示す。第三に、任期満了日を記載せず、名簿がいつの時点の情報かが不明確になる失敗がある。対策として、表題に「(令和◯年◯月◯日現在)」の基準日を必ず明記する。

第4部: 使用前チェックリスト

• 表題に名簿の基準日を明記したか
• 理事・監事の別を役職欄で明確に区分したか
• 氏名・住所又は居所が住民票等の証明書類と一致しているか
• 就任年月日・任期満了予定日を記載したか
• 報酬の有無及び報酬額の水準を記載したか
• 役員相互の続柄(親族関係)を確認欄に記載したか
• 親族要件(3親等以内の親族が1人を超えないこと)を満たしているか確認したか
• 報酬を受ける役員の数が役員総数の3分の1以下であるか確認したか
• 役員の欠格事由(成年被後見人等)に該当しないことを確認したか
• 変更履歴(就任・退任・改選)を時系列で記載したか
• 名簿作成責任者の氏名及び最終更新日を記載したか
• 所轄庁提出用と法人内部保管用で最新版が一致しているか確認したか