⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

入館許可申請書(外部業者用)

第1部: 書式本文

【施設名称】施設管理者 殿

入館許可申請書

下記のとおり、【施設名称】への入館及び作業の許可を申請します。

1. 申請日 【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日】

2. 申請者(業者)情報 商号又は名称:【　　　　】 代表者氏名:【　　　　】 現場責任者氏名・緊急連絡先:【　　　　】 許認可・保険加入状況:【建設業許可番号、労災保険及び賠償責任保険の加入状況等】

3. 作業内容及び目的 【空調設備点検、電気工事、清掃、什器搬入等、作業の具体的内容を記載】

4. 入館(作業)予定日時 【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇時〇分】から【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日 〇時〇分】まで

5. 立入区域 【機械室、屋上、事務室等、立入りを許可する区域を具体的に特定して記載】

6. 入館者名簿

7. 携行資機材 【工具、脚立、資材搬入車両等、持ち込む資機材の一覧】

8. 遵守事項の確認 申請者は、以下の事項を遵守することを確約する。 □ 入館証を常時着用し、退館時に施設管理者へ返却する。 □ 許可された区域以外へ立ち入らない。 □ 施設内で知り得た情報を正当な理由なく第三者に漏らさない。 □ 火気の使用及び喫煙は指定場所以外で行わない。 □ 事故又は異常を発見したときは直ちに施設管理者へ報告する。

9. 申請者署名欄 商号又は名称:【　　　　】　代表者又は担当者:【　　　　】　印

10. 施設管理者許可欄 許可・不許可(いずれかを丸で囲む) 許可条件:【　　　　】 決裁者:【　　　　】　印　　決裁日:【　　　　】

記載要領

1. 申請者情報 ― 緊急時に連絡が取れるよう、現場責任者の携帯電話番号等を必ず記載させる。許認可・保険加入状況は、事故発生時の責任追及に備え、可能な限り確認資料の写しを添付させることが望ましい。
2. 作業内容及び目的 ― 抽象的な記載では立入区域の妥当性を審査できないため、作業工程が分かる程度まで具体化して記載させる。
3. 入館者名簿 ― 施設側が氏名等の個人情報を取得することになるため、利用目的をあらかじめ特定し、作業終了後は定めた保存期間の経過をもって破棄する運用とすることが望ましい。
4. 遵守事項の確認欄 ― チェック方式とすることで、事後に「聞いていない」との主張を防ぐ効果が期待できる。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 申請する業者向け書き換え

A-1. 複数日にわたる継続的な工事を申請する場合

第4条相当箇所の修正例:「入館(作業)予定日時は、【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日】から【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日】までの期間中、平日【9時から18時】の範囲で複数回に分けて入館するものとし、入館の都度、当日の作業内容及び入館者を別紙一覧により事前に通知する。」 解説: 長期工事では日々の申請が煩雑になるため、包括許可の期間を定めた上で日次の通知義務のみを課す方式が実務上使いやすい。

A-2. 下請業者を伴って入館する場合

第2条相当箇所の追加例:「申請者は、本申請に係る作業の一部を下請業者【会社名】に行わせるときは、当該下請業者の名称及び作業範囲を事前に施設管理者へ通知し、入館者名簿に下請業者の従業員を含めて記載する。」 解説: 元請のみを名簿に記載し下請従業員が無許可で入館する事例が多く、下請の存在を前提に名簿記載義務を明記しておくと管理漏れを防げる。

B. 施設管理者向け書き換え

B-1. セキュリティレベルの高い区域への立入りを伴う場合

第5条相当箇所の修正例:「立入区域のうち【サーバー室】については、施設管理者又はその指定する者の同行がある場合に限り立入りを許可する。同行者なく単独で立ち入った事実が確認された場合、以後の入館許可を取り消すことができる。」 解説: 重要区域は単独立入りを禁止し、違反時の許可取消しを明記することで、事後の管理責任を果たしやすくなる。

B-2. 天災その他緊急時に入館を制限する場合

第10条相当箇所の追加例:「施設管理者は、災害の発生その他施設の安全確保上必要と認めるときは、既に許可した入館を一時停止し、又は取り消すことができる。この場合、施設管理者は理由を付して申請者に通知する。」 解説: 許可後の状況変化に対応できるよう、一方的な停止・取消権限をあらかじめ留保しておくことが望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面・使ってはいけない場面 本書式は、清掃、設備点検、工事等の目的で外部業者が施設内に立ち入る際、事前に立入区域や作業内容を確認し、許可の可否を記録するために用いる。継続的な常駐警備や施設管理業務そのものを委託する場合は、業務委託契約書と併用すべきであり、本書式単独では業務範囲や対価の合意を代替できない点に留意する。

根拠法令及び留意点 施設の管理を行う者は、建物の所有者又は賃借人として、あるいは管理委託契約の受任者として、施設及び利用者の安全に配慮する義務を負う場合があり、民法第400条に定める善良な管理者の注意義務(善管注意義務)の考え方が管理体制の基礎となる。入館者名簿に氏名等を記載させる行為は個人情報の取得に当たるため、個人情報保護法第17条(利用目的の特定)及び第21条(取得に際しての利用目的の通知等)を踏まえ、名簿の利用目的をあらかじめ明らかにしておくことが望ましい。また、施設管理者が元方事業者として労働安全衛生法第29条に基づく関係請負人に対する指導等の責任を負う場合もあるため、作業内容によっては安全確保のための指示権限を別途整理する必要がある。

実務でよくある失敗と対策 第一に、口頭のみで入館を許可し、立入区域や作業内容の記録が残らず、事故発生時に責任の所在が不明確になる失敗がある。本書式のように書面で許可条件を残すことで対策となる。第二に、名簿に記載された個人情報の保存期間や廃棄方法を定めず、いつまでも保管し続けてしまう失敗がある。利用目的の特定に合わせて保存期間をあらかじめ運用ルールとして定めておくことが望ましい。第三に、下請業者の入館を元請業者に一任し、施設側が入館者の実態を把握できていない失敗がある。入館者名簿の記載義務を下請業者にも及ぼす条項を設けることで一定程度防止できる。もっとも、個別の施設の実情や作業の危険度により必要な対策は異なるため、具体的な運用については専門家に確認することが望ましい。

なお、入館許可の可否判断は施設管理者の裁量に委ねられる部分が大きいが、恣意的な運用は取引先との信頼関係を損なうおそれがあるため、許可基準をあらかじめ社内規程等で明確化しておくことも有用である。特に複数の管理担当者が交代で審査を行う施設では、判断基準のばらつきが後日のトラブルにつながりやすい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 申請者の商号・代表者・現場責任者の緊急連絡先を確認したか
• [ ] 作業内容及び目的が具体的に記載されているか
• [ ] 立入区域を必要最小限の範囲で特定しているか
• [ ] 入館者名簿に記載する項目と利用目的をあらかじめ定めているか
• [ ] 遵守事項の確認欄を設け、申請者に署名・押印させているか
• [ ] 許可条件を付す場合の記載欄を設けているか
• [ ] 決裁権限者及び決裁日を記録する欄を設けているか
• [ ] 下請業者が関与する場合の取扱いを整理しているか
• [ ] 名簿等の保存期間及び廃棄方法を運用ルールとして定めているか
• [ ] 緊急時に入館許可を一時停止・取消しできる規定を設けているか
• [ ] 許可基準の社内的な統一が図られているか