⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

入札委任状

第1部: 書式本文

委任状

作成日 令和〇年〇月〇日

委任者(以下「甲」という。)は、下記受任者(以下「乙」という。)に対し、下記のとおり入札及びこれに付随する事項に関する権限を委任する。

1. 委任者(甲)の表示 住所【〇〇県〇〇市〇〇】、商号又は名称【〇〇〇〇株式会社】、代表者役職・氏名及び印【代表取締役 〇〇〇〇 ㊞】

2. 受任者(乙)の表示 住所【〇〇県〇〇市〇〇】、所属部署・役職【〇〇部 〇〇課長】、氏名及び印【〇〇〇〇 ㊞】、甲との関係【甲の使用人であること】

3. 委任に係る案件の表示 発注機関名【〇〇〇〇長】、案件名【〇〇工事/〇〇物品供給契約等】、案件番号【〇〇〇〇号(発注機関が付す番号)】

4. 委任事項の範囲 乙は、前項の案件に関し、次の事項を行う権限を有する。 (1) 入札書の作成及び提出 (2) 入札金額の決定【甲があらかじめ指示した金額の範囲内に限る/乙の裁量による決定を含む、いずれかを選択して明記】 (3) 開札への立会い (4) 入札の辞退に関する意思表示 (5) 落札決定後の契約締結に関する事項【含む・含まない、いずれかを明記】 (6) その他前各号に付随する一切の事務

5. 使用印鑑 乙が本委任事項の遂行にあたり使用する印鑑は下記のとおりとし、発注機関に届け出た印影と一致するものとする。 印影【㊞ 別紙印鑑届のとおり】

6. 委任の有効期間 本委任状の有効期間は、令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日まで、又は前項案件に係る契約締結手続の終了までのいずれか早い時点までとする。

7. 復代理の可否 乙は、甲の事前の書面による承諾がない限り、本委任事項の全部又は一部について第三者に復代理させることはできない。

8. 委任の撤回 甲は、本委任事項の履行が完了する前であれば、発注機関及び乙に対する書面通知により、いつでも本委任を撤回することができる。

9. 添付書類 甲の印鑑証明書(発行後3か月以内)、乙の身分を証する書類の写し(社員証等)

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 委任者(代表者)側の記載パターン

A-1. 入札金額の決定権限を委任者に留保する場合

記載例:「乙は入札書の提出及び開札への立会いのみを行う権限を有し、入札金額は甲があらかじめ書面で指示した金額とし、乙が独自に変更することはできない。」 一言解説: 代表者が入札金額の最終判断を自ら行い、現場担当者には提出行為のみを委ねたい場合の記載である。入札金額決定権の所在を明確にすることで、想定外の金額での入札を防止する。

A-2. 複数案件を包括的に委任する場合

記載例:「本委任状は、令和〇年度において甲が乙に別途通知する複数の入札案件に共通して適用するものとし、案件ごとの個別委任状の発行を要しない。」 一言解説: 同一の受注機会が多い事業者において、案件ごとに委任状を作成する事務負担を軽減するための包括委任の記載である。ただし、発注機関によっては案件ごとの個別委任状を求める場合があるため、事前確認を要する。

B. 受任者(代理人)側の留意パターン

B-1. 委任事項の範囲を超える行為を行わない旨の確認

記載例:「乙は、本委任状に明記された事項の範囲を超える行為(契約金額の変更交渉、契約条項の修正合意等)を行わない。」 一言解説: 民法第99条の代理行為は代理権の範囲内でのみ本人に効果が帰属するため、受任者としても委任事項の範囲を逸脱した行為は自らの責任問題となり得ることを踏まえた確認的記載である。

B-2. 復代理を行う必要が生じた場合の事前承諾取得

記載例:「乙が疾病その他やむを得ない事由により本委任事項を履行できない場合、甲の書面による承諾を得たうえで、乙の指定する者に復代理させることができる。」 一言解説: 民法第104条は、任意代理人は本人の許諾を得たとき又はやむを得ない事由があるときでなければ復代理人を選任できない旨を定めており、この規定を踏まえて復代理の要件を明確化する記載である。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面/使ってはいけない場面 本書式は、入札参加事業者の代表者が、入札書の提出、開札への立会いその他入札に関する事務を、自ら出向くことなく従業員等の代理人に行わせる場合に用いる。前述の入札書様式と併せて発注機関に提出することが想定されており、委任状のみを単独で提出しても意味をなさない。他方、契約締結後の履行段階における現場代理人の選任(建設業法上の主任技術者等の配置)とは制度趣旨が異なるため、これらを混同して本書式を流用すべきではない。また、法人の代表者以外の役員が単独で委任状を発行する権限を有するかは会社の内部規程(取締役会規則等)によるため、権限の所在を事前に確認する必要がある。

根拠法令 民法第99条第1項は、代理人がその権限内において本人のためにすることを示してした意思表示は、本人に対して直接にその効力を生ずる旨を定めており、受任者(代理人)が入札書に記名押印して行った入札行為の効果は、適法な委任がある限り委任者(本人)に帰属する。もっとも、代理人が権限の範囲を超えて行為した場合には、表見代理などの特段の事情がない限り本人に効果は帰属しないため、委任事項の範囲(本書式第4項)を明確に定めることが重要である。また、民法第104条は、任意代理人は本人の許諾を得たとき又はやむを得ない事由があるときでなければ、復代理人を選任することができない旨を定めており、本書式第7項はこの規定を契約実務上明確化したものである。さらに、地方自治法施行令第167条の8第2項は、入札を代理人によってさせる場合には、当該代理人の資格を証する書面(委任状)を提出させなければならない旨を定めており、本書式は同項の要求する委任状としての機能を果たすものである。

実務でよくある失敗と対策 第一に、委任状に記載した使用印鑑と、実際に入札書に押印された印鑑とが異なり、発注機関から入札の有効性について疑義を呈される失敗がある。委任状作成時に使用印鑑を具体的に指定し、印鑑届その他の書類と整合させることが対策となる。第二に、委任事項の範囲を曖昧にしたまま(「入札に関する一切の件」とのみ記載する等)発行した結果、代理人が契約金額の交渉にまで及ぶ行為を行い、委任者の意図しない結果を招く失敗がある。第4項のように委任事項を号立てで具体的に列挙することが望ましい。第三に、委任の有効期間を定めずに発行し、案件終了後も委任状が有効なものとして扱われ、別案件で無権限の行為が行われるリスクを生じさせる失敗がある。案件ごとに有効期間又は案件の特定を明記することが対策となる。

代理権の範囲や委任状の記載事項について発注機関ごとに独自の様式や追加要件を定めている場合があるため、個別事案は専門家又は発注機関の契約担当課に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 委任者が代表権又は委任状発行権限を有する者であるか確認したか
• [ ] 受任者の氏名・所属・甲との関係を正確に記載したか
• [ ] 対象案件(発注機関名・案件名・案件番号)を具体的に特定したか
• [ ] 委任事項の範囲(入札書提出、金額決定、開札立会い、契約締結の有無等)を号立てで明記したか
• [ ] 入札金額の決定権限が委任者・受任者のいずれに帰属するかを明確にしたか
• [ ] 使用印鑑を具体的に指定し、入札書の押印と一致させたか
• [ ] 委任の有効期間又は案件終了時までの期限を明記したか
• [ ] 復代理の可否及び要件(民法第104条を踏まえた事前承諾等)を記載したか
• [ ] 甲の印鑑証明書等、発注機関が求める添付書類を準備したか
• [ ] 発注機関独自の委任状様式が別途指定されていないか確認したか