⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

入退館管理規程

第1部: 書式本文

第1条(目的) 本規程は、【会社名】(以下「会社」という。)が管理する【〇〇ビル・〇〇工場】(以下「本施設」という。)への入退館に関する手続を定め、施設の安全管理及び秘密情報の保護を図ることを目的とする。

第2条(適用範囲) 本規程は、本施設に立ち入るすべての者(会社の従業員、派遣労働者、取引先従業員、来訪者、工事関係者を含む。以下「入館者」と総称する。)に適用する。

第3条(入館証の種類及び発行) 1. 会社は、入館者の属性に応じ、常用入館証(従業員用)、一時入館証(来訪者用)及び工事関係者用入館証を発行する。 2. 常用入館証の発行は総務部門が行い、発行に際して氏名、所属、発行日を台帳に記録する。 3. 入館証は本人以外に貸与し、又は譲渡してはならない。

第4条(来訪者の入館手続) 1. 来訪者は、受付において氏名、所属、訪問先部署及び担当者名、来訪目的を申告し、本人確認の上、一時入館証の交付を受ける。 2. 受付担当者は、訪問先担当者に来訪の事実を確認し、確認が取れない場合は入館を許可しない。 3. 来訪者は、本施設内において常に一時入館証を見やすい位置に着用しなければならない。

第5条(同行義務) 1. 来訪者及び工事関係者は、あらかじめ立入りが許可された区域を除き、訪問先担当者又は会社が指定する従業員の同行なく本施設内を移動してはならない。 2. 同行者は、来訪者等が許可された区域以外に立ち入らないよう管理する責任を負う。

第6条(退館手続) 1. 来訪者は、退館時に受付へ一時入館証を返却し、退館時刻の記録を受ける。 2. 常用入館証を保有する従業員は、退職又は異動により入館の必要がなくなったときは、速やかに総務部門へ入館証を返却する。

第7条(入退館記録の作成及び保存) 1. 会社は、入退館ゲート又は受付における入退館の記録(入館者氏名、入館時刻、退館時刻、訪問先)を電子的又は書面により作成する。 2. 前項の記録は、事故発生時の原因調査及び防犯対策の検証に利用する目的の範囲で、【1】年間保存する。保存期間経過後は、個人情報保護法を踏まえた方法により速やかに廃棄又は消去する。

第8条(禁止行為) 入館者は、本施設内において次の行為を行ってはならない。 (1) 入館証の不正使用、貸与又は偽造 (2) 許可なく写真撮影、録音又は録画を行うこと (3) 許可区域外への立入り (4) 本施設の設備又は他の入館者に危害を及ぼすおそれのある物品の持込み

第9条(緊急時の対応) 火災、不審者の侵入その他の緊急事態が発生したときは、受付及び警備員は直ちに避難誘導及び関係機関への通報を行うとともに、入退館記録を確認し、施設内に残留する入館者の有無を把握するよう努める。

第10条(警備業者との連携) 本施設の警備業務を警備会社に委託する場合、会社は当該警備会社との間で締結する警備業務委託契約及び業務仕様書に基づき、入退館管理業務の一部(受付対応、入館証発行の補助等)を委託することができる。この場合、本規程上の会社の義務の履行状況について、会社は定期的に委託先の実施状況を確認する。

第11条(違反時の措置) 1. 従業員が本規程に違反した場合、就業規則に基づく懲戒の対象とすることがある。 2. 来訪者又は取引先従業員が本規程に違反した場合、会社は退館を求め、又は当該取引先に対し是正を申し入れることができる。

第12条(規程の改廃) 本規程の改廃は、【総務部門】の起案に基づき、【代表取締役又は施設管理責任者】の承認を得て行う。

附則 本規程は【〇〇〇〇年〇〇月〇〇日】から施行する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 施設管理者向け書き換え

A-1. 機密性の高い研究施設・サーバー室を有する場合

第5条1項修正例:「サーバー室及び研究開発区画への立入りは、業務上の必要性を事前に施設管理責任者が承認した者に限り認め、同行者を含め当該区画内での撮影を一切禁止する。」 解説: 一般区画と機密区画を同一の同行義務で運用すると管理が形骸化しやすいため、機密性の高い区画には追加の承認手続と撮影禁止を明記することが望ましい。

A-2. 複数テナントが入居するビルで共用部の入退館を管理する場合

第7条1項修正例:「共用部の入退館記録は、ビル管理会社が設置するゲートシステムにより一括して取得し、各テナントは自社専有部への入退館記録についてのみ、ビル管理会社に照会することができる。」 解説: 複数テナントが共存するビルでは、記録の取得主体とテナントごとの閲覧範囲を明確にしておかないと、他社の入退館情報が意図せず共有される問題が生じる。

B. 入館者向け書き換え

B-1. 頻繁に来訪する取引先担当者の手続を簡素化したい場合

第4条1項修正例:「同一取引先から週【2】回以上来訪する担当者については、事前登録制の簡易入館証を発行することができる。簡易入館証は【3】か月ごとに更新の要否を確認する。」 解説: 毎回同じ手続を求めると受付業務の負担が大きくなるため、頻繁な来訪者向けの簡易な仕組みを設けつつ、定期的な更新確認により管理の実効性を保つ工夫が有効である。

B-2. 工事関係者が長期間にわたり出入りする場合

第3条1項修正例:「工事関係者用入館証は、工事請負契約に定める工期に対応する有効期間を設定し、工期終了後は自動的に無効化する。」 解説: 長期工事では関係者の入れ替わりが多く、入館証の失効管理を怠ると退職・異動後の第三者が施設に立ち入れる状態が放置されるおそれがある。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面・使ってはいけない場面 本規程は、オフィスビル、工場その他会社が管理する施設について、従業員・来訪者・工事関係者等の入退館手続を統一的に定める社内規程として用いる。個々の警備業務の実施方法(巡回頻度、警備員配置等)は本規程ではなく警備業務仕様書に委ね、本規程は施設管理者としての社内ルールの整備に主眼を置く。警備業者に受付業務等を委託する場合、委託先の業務内容までを本規程のみで拘束することはできず、別途業務委託契約又は仕様書での規定が必要である。

根拠法令及び留意点 入退館管理そのものを直接規律する法令は存在しないが、入退館記録に氏名等の個人情報が含まれる場合、個人情報保護法上の個人情報取扱事業者としての義務(利用目的の特定・公表、安全管理措置、保存期間経過後の適切な廃棄)が適用される。第7条2項の保存期間及び廃棄に関する定めはこれを踏まえたものである。従業員が本規程に違反した場合の懲戒については、就業規則に懲戒事由として明記されていることが前提となり(労働契約法第15条の権利濫用法理も踏まえる必要がある)、本規程のみを根拠に懲戒処分を行うことは避けるべきである。施設内で事故が発生した場合、施設管理者は民法第717条の工作物責任や、警備業者を通じた履行補助者の行為について責任を問われる可能性があり、入退館記録が原因調査の重要な資料となる。

実務でよくある失敗と対策 第一に、退職した従業員の常用入館証が返却されないまま放置され、退職者が施設に立ち入れる状態が続く失敗がある。第6条2項のように返却義務を明記し、人事異動情報と入館証発行台帳を連携させる運用を徹底する。第二に、来訪者の同行義務が形骸化し、受付を通過した来訪者が単独で施設内を移動してしまう失敗がある。第5条のように同行者の管理責任を明記し、同行者不在での移動を禁止行為として第8条に位置付ける。第三に、入退館記録の保存期間や廃棄方法を定めず、個人情報保護法上の安全管理措置が不十分になる失敗がある。第7条2項のように保存期間と廃棄方法を明記する。入退館管理の具体的な運用水準は施設の用途や取り扱う情報の機密性により異なるため、個別事案は専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 適用対象施設及び適用範囲(従業員・来訪者・工事関係者)を明記したか
• [ ] 入館証の種類ごとの発行手続及び台帳管理の方法を定めたか
• [ ] 来訪者の本人確認及び訪問先への事前確認の手続を定めたか
• [ ] 同行義務の内容及び同行者の管理責任を明記したか
• [ ] 退館時の入館証返却及び退職・異動時の返却義務を定めたか
• [ ] 入退館記録の保存期間及び廃棄方法(個人情報保護法対応)を明記したか
• [ ] 禁止行為(入館証の不正使用、無断撮影等)を具体的に列挙したか
• [ ] 緊急時の避難誘導及び残留者確認の手順を定めたか
• [ ] 警備業者に業務の一部を委託する場合の連携方法を定めたか
• [ ] 違反時の措置(懲戒、退館要求等)を就業規則等の関連規程と整合させたか