⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

連絡不能社員に対する退職扱い通知書

第1部: 書式本文

退職取扱通知書

【被通知人住所（登録上の最終住所）】 【被通知人氏名】　殿

【作成日】：西暦　　年　　月　　日

【通知人（会社）名称】 【代表者役職・氏名】　印

当社は、貴殿に対し、下記のとおり通知する。

第1条（事実経過） 貴殿は、【西暦　　年　　月　　日】以降、当社に対する連絡が途絶え、本日に至るまで【　　日】間にわたり、当社からの架電、メール及び書面による連絡に応答していない。

第2条（これまでの対応の経過） 当社は、【西暦　　年　　月　　日】付け出勤命令書その他の書面により連絡を求めたが、応答がなく、また、緊急連絡先として届出のあった【氏名・続柄】への連絡も及んだが、貴殿本人の所在及び意思を確認するに至っていない。

第3条（就業規則上の自然退職事由への該当） 当社就業規則第【　　条】は、「正当な理由なく無断欠勤が【　　日】以上に及び、かつ、会社が所要の手続を尽くしても本人の所在及び就労の意思を確認できないときは、本人は自然退職したものとみなす」旨を定めている。貴殿の状況は同条の要件に該当すると判断される。

第4条（退職日） 当社は、貴殿が就業規則第【　　条】に基づき、【西暦　　年　　月　　日】をもって自然退職したものとして取り扱う。

第5条（異議申出の機会） 貴殿において、本通知の内容に事実誤認がある場合、又はやむを得ない事情により連絡ができなかった場合は、本通知到達の日から【　　日】以内に、当社担当窓口まで申し出られたい。当社は、申出内容を確認のうえ、必要に応じて取扱いを見直す。

第6条（貸与品の返還） 貴殿は、当社から貸与を受けている【社員証、パソコン、制服その他の物品】を、本通知到達後速やかに返還されたい。返還方法については、担当窓口まで連絡されたい。

第7条（社会保険等の手続） 当社は、前条の退職日をもって、健康保険及び厚生年金保険の資格喪失手続を行う。国民健康保険及び国民年金への切替え等については、貴殿の住所地の市区町村窓口にて手続されたい。

第8条（離職票等の送付） 当社は、退職に伴い必要となる離職票、源泉徴収票その他の書類を、本通知記載の住所又は貴殿から届出のあった住所宛てに送付する。

第9条（未払賃金及び貸与品の精算） 未払賃金がある場合は、当社給与規程の定めるところにより支払う。前条の書類送付先が不明である場合、当社は、判明している範囲の住所宛てに送付し、又は法令上の手続（供託等）を検討する。

第10条（本通知の送付方法） 本通知は、内容証明郵便及び配達証明を付して送付する。受取拒否又は不在返送があった場合、当社は、民法第97条の到達に関する考え方を踏まえ、別途の送達方法を検討する。

第11条（問い合わせ窓口） 本通知に関する問い合わせは、下記まで連絡されたい。 担当部署：【部署名】　担当者：【氏名】　連絡先：【電話番号・メールアドレス】

以上

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 会社の立場

A-1. 就業規則に自然退職規定が存在しない、又は規定が曖昧な場合

第3条を「当社就業規則には明確な自然退職規定がないため、当社は、貴殿の長期にわたる連絡不能の状況及び就労意思の確認不能な状態を理由として、民法第628条又は信義則上の考え方に基づき、雇用契約の終了について慎重に検討している」と修正する。

一言解説：自然退職規定を欠く場合に一方的に退職扱いとすることは解雇と同視される可能性があり、規定の有無に応じた記載の使い分けが重要である。

A-2. 家族から本人の安否が確認できないとの連絡があった場合

第2条に続けて「貴殿の家族【氏名】から、貴殿の所在が不明である旨の連絡を受けており、当社としても安否を懸念している。本通知はあくまで雇用契約上の取扱いを定めるものであり、安否確認自体は別途家族及び関係機関と連携して行う」と追記する。

一言解説：連絡不能が安否不明を伴う場合、退職手続を進めることと安否確認を行うことは別問題であり、混同しない記載が求められる。

B. 対象労働者の立場

B-1. 通知の到達後にやむを得ない事情が判明し、異議を申し出る場面

第5条に基づく異議申出として「【期間】は【入院・拘束その他の事情】により連絡が客観的に不可能であった。診断書等の資料を添付のうえ、退職扱いの取消しを求める」と記載する。

一言解説：連絡不能の原因が本人の意思に基づかないやむを得ない事情である場合、退職扱いの効力そのものが争われる可能性があるため、事情を具体的に示す資料の提出が重要である。

B-2. 退職日以降に届いた通知を受け取り、離職票等の発行を急ぐ必要がある場面

「至急、離職票及び源泉徴収票の発行を求める。転居先の新住所は【新住所】である」と担当窓口に連絡し、書面での回答を求める。

一言解説：退職後の失業給付の受給手続には離職票が必要となるため、住所変更を伴う場合は新たな送付先を明確に伝えることが望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面・使ってはいけない場面 本書式は、就業規則に自然退職に関する規定があり、労働者との連絡が長期間途絶え、出勤命令等の手続を尽くしても本人の所在や就労意思を確認できない場合に用いる。就業規則に自然退職規定がない場合や、連絡不能の期間が短く手続を尽くしたと言い難い場合に本書式を用いると、実質的な解雇として無効と判断されるリスクがある。また、本人の安否そのものが不明で生命身体への危険が疑われる場合は、退職手続よりも先に警察等関係機関への相談を検討すべきであり、本書式で代替してはならない。

根拠法令及び留意点 自然退職（みなし退職）は、就業規則に明確な根拠規定があることを前提に、その要件（無断欠勤の期間、会社が尽くすべき確認手続等）を満たして初めて有効に機能する。就業規則に規定がない場合や、規定はあっても実際には解雇に等しい実質を有すると評価される場合、労働契約法第16条の解雇権濫用法理が類推適用される可能性がある。民法第97条は意思表示の到達主義を定めており、内容証明郵便が受取拒否・不在返送となった場合の到達の評価は重要な論点である。個人情報保護法との関係では、緊急連絡先や家族への連絡において、本人の同意なく取得した情報の利用範囲に留意する必要がある。自然退職の有効性や送達方法の選択については、個別事案ごとに専門家に確認することが望ましい。

実務でよくある失敗と対策 第一に、就業規則の自然退職規定を確認しないまま退職扱いを通知し、後日規定の不存在や要件不充足を指摘される失敗がある。対策として、第3条のように該当条項と要件充足の根拠を具体的に示す。第二に、連絡を試みた経過の記録が不十分で、「所要の手続を尽くした」ことを立証できない失敗がある。対策として、第2条のように架電・メール・書面・緊急連絡先への連絡それぞれの日時と結果を記録する。第三に、内容証明郵便が不在返送された場合にそのまま放置し、到達の有無が曖昧なまま退職日が確定してしまう失敗がある。対策として、第10条のように受取拒否・不在返送時の対応方針をあらかじめ定めておく。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 就業規則に自然退職規定が存在し、その要件を確認したか
• [ ] 連絡不能となった期間及び連絡を試みた経過が具体的に記録されているか
• [ ] 出勤命令等の事前手続を履践したことが確認できるか
• [ ] 緊急連絡先への連絡状況が記録されているか
• [ ] 異議申出の機会及び期限が明記されているか
• [ ] 貸与品の返還方法が明記されているか
• [ ] 社会保険資格喪失手続及び離職票等の送付方法が明記されているか
• [ ] 送付方法（内容証明郵便・配達証明）及び受取拒否・不在返送時の対応方針を定めたか
• [ ] 安否不明の懸念がある場合、警察等関係機関への相談を検討したか
• [ ] 緊急連絡先情報の取扱いが個人情報保護法の観点から適切か確認したか