⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

債務不存在確認通知書

第1部: 書式本文

本書は、相手方が主張する債権について、既に弁済済みである、消滅時効が完成している、または債務免除等により債務が存在しないことを、理由と資料を示して否認する通知書である。以下の項目を記載する。

1. 表題:「通知書」または「債務不存在確認通知書」。
2. 発信日および差出人(否認する側)の氏名または名称・住所。
3. 宛先: 【請求してきた相手方の氏名または名称】、【住所】。
4. 件名:「貴殿主張の債権に関する債務不存在の通知について」。
5. 請求の特定: 【受領日】に【書面・メール・電話等】により、【債権の内容(発生原因・金額・発生時期)】について支払いを求める請求を受けた事実を具体的に記載する。
6. 否認の理由(選択的に記載): (a) 弁済による消滅を主張する場合: 【弁済日】に【弁済方法(振込・現金・相殺等)】により、当該債務を全額弁済済みである旨を記載し、振込明細・領収書等の証拠を引用する(民法第474条以下の弁済に関する規定を根拠とする)。 (b) 消滅時効の完成を主張する場合: 債権の発生時期(【権利を行使することができることを知った時】)から既に法定の時効期間が経過しており、民法第166条第1項に基づき消滅時効が完成している旨を記載し、時効を援用する意思表示を明確に行う(「本通知をもって消滅時効を援用します」等)。 (c) 債務免除を主張する場合: 【免除の意思表示を受けた年月日・方法】により、相手方から当該債務を免除する旨の意思表示を受けたことを記載する(民法第519条を根拠とする)。
7. 添付資料欄: 弁済を裏付ける振込明細・領収書、時効の起算点を裏付ける契約書・請求書等の日付が分かる資料、免除の意思表示を裏付けるメール・書面等を列挙する。
8. 結論: 上記の理由により、差出人には請求者に対する当該債務が存在しないことを明記する。
9. 今後の対応要求: 事実誤認に基づく督促・訴訟提起等がないよう慎重な対応を求める旨、および今後の連絡は書面で行うよう求める旨を記載する。
10. 法的手段の留保: 執拗な督促が継続する場合には、債務不存在確認訴訟の提起や、その他法的手続の検討を行う可能性がある旨を予告として記載する。
11. 差出人の署名・押印欄。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 否認する側の場合

否認する側が通知書を作成する際は、まずどの否認理由(弁済・時効・免除)に該当するかを明確に選び、複数の理由を並列的に主張する場合でもそれぞれの根拠資料を個別に整理することが重要である。特に消滅時効を主張する場合、時効期間が経過しているだけでは足りず、必ず「時効を援用する」という意思表示を明示的に行う必要がある点に注意する。文例として「貴殿ご主張の【債権名】については、【権利行使可能時】から【経過年数】が経過しており、民法第166条第1項に基づき消滅時効が完成しております。本書面をもって、上記債務について消滅時効を援用いたします。」のように、援用の意思表示を明確な文言で記載する。弁済を主張する場合は、振込明細の日付・金額・振込先名義が請求内容と一致しているかを事前に照合し、齟齬があれば通知前に整理しておく。

B節: 請求してきた側の場合

請求してきた側が債務不存在の通知を受けた場合、まず相手方が主張する否認理由(弁済・時効・免除)ごとに、自社の債権管理台帳や入金記録と突き合わせて事実関係を確認する必要がある。回答文例としては、「貴殿からのご通知を受領し、社内記録を確認いたしましたところ、ご指摘の弁済については【確認結果】でございました。つきましては、下記の点についてご説明のうえ、改めてご回答をお願いいたします。」のように、一方的に督促を継続するのではなく、記録の確認結果を示した上でのやり取りにとどめることが望ましい。消滅時効の援用を受けた場合は、時効の完成猶予事由(裁判上の請求、催告、承認等)の有無を確認し、時効が完成していないと判断する根拠があれば、その旨を具体的に示して再度請求することになるが、時効の援用が有効であれば、以後の請求・督促は控える必要がある。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

本書式は、相手方から金銭等の支払いを求める請求を受けたが、既に弁済済みである、時効が完成している、または債務免除を受けているなど、債務そのものが存在しないと考えられる場合に使用する。他方、債務の存在自体は認めつつ金額や履行方法について争いがあるにすぎない場合や、そもそも契約自体が成立していないと主張する場合(架空請求のケース)には、本書式ではなく金額協議のための書面や契約不成立を理由とする別の通知書を用いるべきであり、本書式を安易に流用すべきではない。

根拠法令としては、債権の消滅時効について定める民法第166条(債権は権利を行使することができることを知った時から5年間、権利を行使することができる時から10年間行使しないときに時効によって消滅する)、弁済による債務の消滅を定める民法第474条以下の規定、債権者による債務免除の意思表示を定める民法第519条が中心となる。特に消滅時効については、時効期間が経過しているだけでは自動的に債務が消滅するわけではなく、当事者が時効を援用する意思表示を行って初めて効果が確定する(援用の要否)という点に留意が必要である。

実務でよくある失敗として、第一に、消滅時効の主張において、時効期間が経過していることのみを記載し、援用の意思表示を明記しないまま通知書を送ってしまい、後日、援用の有無が争点化するケースがある。対策として、通知書中に「時効を援用します」という文言を明確に記載する。第二に、弁済を主張する場合に、振込明細等の客観的資料を確認しないまま「支払い済みのはず」という記憶のみで通知してしまい、後に自社側の記録の誤りが判明して信用性を損なうケースがある。対策として、通知前に必ず振込記録・領収書等の客観的資料を確認する。第三に、時効の起算点の判断を誤り、実際にはまだ時効が完成していない時点で援用の通知を送ってしまい、援用の効果が生じずに紛争が長期化するケースもある。起算点(権利行使可能時)の判断は債権の種類によって異なるため、慎重な確認が必要である。個別の事案における時効期間・起算点の判断や弁済の効力については、必ず弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 請求内容(債権の発生原因・金額・発生時期)を正確に特定できているか
• [ ] 否認の理由(弁済・時効・免除)のいずれに該当するかを明確にしたか
• [ ] 弁済を主張する場合、振込明細・領収書等の客観的資料を確認したか
• [ ] 消滅時効を主張する場合、起算点から民法第166条所定の期間が経過していることを確認したか
• [ ] 消滅時効を主張する場合、「時効を援用する」旨の文言を明記しているか
• [ ] 債務免除を主張する場合、免除の意思表示を受けた事実を裏付ける資料があるか
• [ ] 時効の完成猶予・更新事由(催告、承認、裁判上の請求等)がなかったか確認したか
• [ ] 通知書の宛先(相手方の氏名・名称・住所)に誤りがないか確認したか
• [ ] 添付予定の証拠資料を整理し、写しを準備したか
• [ ] 内容証明郵便・配達証明での送付を予定し、控えを保管する準備をしているか