⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

採用時提出書類一覧兼誓約書

第1部: 書式本文

【提出年月日】

【会社名】 【代表者役職・氏名】　殿

【提出者住所】 【提出者氏名】　印

採用時提出書類一覧兼誓約書

私は、貴社への入社にあたり、下記書類を提出するとともに、記載事項について誓約いたします。

提出書類一覧

1. 【　】雇用契約書（労働条件通知書）確認・返送用控え
2. 【　】住民票記載事項証明書（本籍地の記載のないもの）
3. 【　】給与所得の源泉徴収票（前職がある場合）
4. 【　】年金手帳又は基礎年金番号通知書の写し
5. 【　】雇用保険被保険者証（前職がある場合）
6. 【　】マイナンバー確認書類及び本人確認書類の写し
7. 【　】給与振込口座届出書
8. 【　】通勤経路・通勤手当申請書
9. 【　】扶養控除等（異動）申告書
10. 【　】健康診断書（入社前3か月以内のもの）
11. 【　】資格証明書の写し（該当資格を要する職種の場合）
12. 【　】卒業証明書（新卒者の場合）
13. 【　】身元保証書
14. 【　】誓約書（本書）

誓約事項

第1条（法令・規程の遵守） 私は、労働基準法その他の関係法令及び貴社の就業規則その他の社内規程を遵守し、誠実に業務に従事することを誓約します。

第2条（提出書類の真実性） 私が提出する書類の記載内容はすべて事実に相違なく、虚偽の記載がある場合、貴社が採用取消し又は懲戒処分等の措置をとることに異議を述べません。

第3条（秘密保持） 私は、業務上知り得た貴社及び取引先の営業秘密その他の機密情報を、在職中及び退職後においても第三者に漏洩しないことを誓約します。

第4条（個人情報の取扱いへの同意） 私は、貴社が本書及び提出書類に記載された個人情報を、労務管理、社会保険・税務手続その他人事管理に必要な範囲で利用することに同意します。

第5条（身元保証） 私の身元保証人は下記のとおりであり、身元保証人は私の行為により貴社が損害を被った場合、身元保証に関する法律の定めに従い責任を負うことを承知のうえ、連署いたします。 【身元保証人氏名・住所・続柄】

第6条（労働者名簿への記載） 私は、貴社が労働基準法第107条に基づき労働者名簿を調製するにあたり、本書記載の情報を利用することに同意します。

第7条（提出期限） 私は、上記書類のうち未提出のものについて、貴社が指定する期限までに提出することを誓約します。

第8条（健康状態の申告） 私は、就労に支障を来す健康上の重大な事情がある場合、あらかじめ貴社に申告します。

第9条（兼業・副業の申告） 私は、貴社の兼業・副業に関する規程を確認のうえ、他社での就労がある場合はその内容を貴社所定の様式により申告します。

第10条（誓約書の効力） 本書に記載した誓約事項は、正式な雇用契約の締結後も引き続き効力を有するものとします。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 正社員向け

正社員向けでは、社会保険（健康保険・厚生年金保険）及び雇用保険の加入手続に必要な情報収集が中心となるため、提出書類一覧に「年金手帳又は基礎年金番号通知書」「雇用保険被保険者証」を必須項目として明記し、第4条において「社会保険・雇用保険の資格取得手続に必要な範囲で個人情報を利用する」旨を具体的に記載する。また、賞与・退職金制度の対象となる場合は「就業規則及び退職金規程を確認のうえ入社する」旨の一文を第1条に追加することが望ましい。管理職候補や機密情報に接する職種の場合は、第3条の秘密保持条項に加えて、競業避止義務に関する誓約を別途取得するかどうかを検討する。

B節: パート・アルバイト向け

パート・アルバイト向けでは、労働時間・社会保険加入の要否確認が重要な論点となる。提出書類一覧を簡素化し、「扶養控除等申告書」「労働条件確認書（労働時間・時給・更新の有無）」を中心とした構成に変更する。また、社会保険の加入要件（週所定労働時間、月額賃金、勤務期間の見込み等）に該当するかどうかを確認するための申告欄を設け、「私の週所定労働時間及び他の勤務先での就労状況は下記のとおりであり、社会保険加入要件の判定に必要な情報を正確に申告します」との条項を追加することが実務上重要である。さらに、複数の勤務先を掛け持ちする学生アルバイト等については、扶養控除の範囲（いわゆる年収の壁）を意識した年間収入見込みの申告欄を設けると、税務・社会保険双方の手続を円滑に進めやすい。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、内定承諾後、実際の入社手続を進める段階で、必要書類を漏れなく回収し、服務規律の遵守について誓約を得る場面で使用する。選考段階での応募書類の回収（履歴書・職務経歴書等）や、入社後の人事異動時の手続には適さず、それぞれ別の書式を用いるべきである。

根拠法令としては、まず労働基準法第107条が、使用者に対し労働者名簿を各事業場ごとに調製し、氏名・生年月日・履歴等の一定事項を記入することを義務づけており、本書式で収集する情報はこの労働者名簿の整備に直結する。また社会保険（健康保険法・厚生年金保険法）及び雇用保険法に基づく資格取得手続では、基礎年金番号やマイナンバー等の情報が必要となるため、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第17条（利用目的の特定）及び第18条（利用目的による制限）に従い、利用目的を明確にしたうえで取得する必要がある。マイナンバーの取扱いについては、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（マイナンバー法）により、利用目的の明示や安全管理措置がより厳格に求められる点にも注意する。

実務でよくある失敗として、第一に、提出書類一覧に個人情報の利用目的を明記せず、後日、労働者から「なぜマイナンバーの提出が必要なのか説明がなかった」との指摘を受けるケースがある。第4条のように利用目的を具体的に記載することが対策となる。第二に、パート・アルバイトの採用において、社会保険加入要件の判定に必要な労働時間・他社での就労状況の申告を怠り、後日、加入手続の遅延や未加入が発覚するケースがある。B節のように加入要件判定のための申告欄を設けることが有効である。第三に、身元保証書の保証期間や保証内容を明記しないまま徴収し、身元保証ニ関スル法律（身元保証法）が定める期間の上限（原則5年、特約でも最長5年）を超える運用をしてしまうケースがある。身元保証条項には保証期間を明記し、法定の上限を超えないよう留意する必要がある。

また、兼業・副業を認める企業においては、労働時間の通算管理（労働基準法第38条第1項）の観点から、他社での就労状況を入社時に申告させておくことが望ましい。申告を怠ると、時間外労働の上限規制や割増賃金の算定において適切な管理ができなくなるおそれがあるため、第9条のような申告条項を設けることが実務上有効である。

なお、提出を求める書類の範囲や個人情報の取扱いの適法性については、事業場の状況により判断が異なるため、疑義がある場合は専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 雇用区分（正社員・パート等）に応じた必要書類が過不足なくリスト化されているか
• [ ] マイナンバー等の機微な情報の利用目的が明記されているか
• [ ] 個人情報保護法上の利用目的の特定・明示がなされているか
• [ ] 身元保証書の保証期間が身元保証法の上限を超えていないか
• [ ] 労働基準法第107条の労働者名簿の記載事項と整合しているか
• [ ] 社会保険・雇用保険の加入要件判定に必要な情報収集項目が含まれているか（パート・アルバイトの場合）
• [ ] 提出書類の期限が明記されているか
• [ ] 秘密保持に関する誓約条項が含まれているか
• [ ] 虚偽記載があった場合の取扱いが明記されているか
• [ ] 収集した個人情報の保管・廃棄方法が社内規程で定められているか