⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

社内著作物管理規程

第1部: 書式本文

第1条(目的) 本規程は、【〇〇〇〇株式会社】(以下「当社」という。)の従業員及び業務委託先が業務上作成する文書、画像、プログラムその他の著作物(以下「業務著作物」という。)について、著作権の帰属を明確にし、その保存・利用・管理に関する事項を定めることを目的とする。

第2条(定義) 本規程において「職務著作」とは、著作権法第15条第1項に定める要件、すなわち①法人等の発意に基づき、②法人等の業務に従事する者が、③職務上作成する著作物であって、④法人等が自己の著作の名義の下に公表するもの(プログラムの著作物については④の要件を除く。同条第2項)を満たし、当社が著作者となる著作物をいう。

第3条(適用範囲) 本規程は、当社の役員、正社員、契約社員、パートタイム従業員(以下「従業員」と総称する。)及び当社と業務委託契約、請負契約その他これに準ずる契約(以下「業務委託契約」という。)を締結する個人・法人(以下「業務委託先」という。)が作成する業務著作物に適用する。

第4条(職務著作の要件充足) 従業員が作成する業務著作物のうち、第2条の要件を満たすものは、契約書等における別段の定めがない限り、著作権法第15条の適用により当社が著作者となり、著作権を原始的に取得する。当社は、職務著作の要件(特に「当社の名義の下に公表するもの」との要件)を満たすことを確保するため、対外的に公表する業務著作物には原則として当社名義を付するものとする。

第5条(業務委託先が作成する著作物の取扱い) 業務委託先は、著作権法上の「法人等の業務に従事する者」に該当しない場合があり、その作成物には職務著作の規定が適用されず、著作権が原始的に業務委託先に帰属するおそれがある。当社は、業務委託契約の締結にあたり、成果物の著作権(著作権法第27条及び第28条の権利を含む。)が当社に譲渡される旨並びに著作者人格権を行使しない旨の条項を書面で取り交わすものとする。

第6条(フリーランス・個人事業主への発注時の留意) 部門責任者は、フリーランス又は個人事業主に業務著作物の作成を発注する場合、指揮命令関係の有無、報酬の性質(成果物単位か稼働単位か)、作業場所・時間の拘束の有無等を勘案し、職務著作が成立するとは限らないことを認識したうえで、前条に定める著作権譲渡条項を含む契約を締結しなければ発注してはならない。

第7条(権利台帳の整備) 当社は、次の各号の事項を記録した権利台帳を整備し、知的財産部門が管理する。 一 著作物の名称、種別及び作成年月日 二 作成者(従業員又は業務委託先)の氏名又は名称及び所属部門 三 著作権の帰属(職務著作による原始取得か、契約による譲渡取得か)の別 四 素材ライブラリ等の第三者著作物を利用した場合、その利用許諾条件及び有効期間 五 公表の有無及び公表媒体

第8条(素材ライブラリのライセンス管理) 従業員は、ストックフォト、フォント、BGM等の素材ライブラリを業務著作物に組み込む場合、当該素材の利用許諾条件(商用利用の可否、クレジット表記の要否、再配布制限の有無等)を確認し、権利台帳に登録しなければならない。サブスクリプション型のライセンスを解約した後は、当該素材を含む業務著作物の継続利用について改めて許諾条件を確認するものとする。

第9条(著作者人格権の取扱い) 職務著作に該当する業務著作物については著作者人格権(著作権法第18条から第20条)も当社に帰属する。業務委託先の作成物については、第5条の契約において著作者人格権不行使特約を取り交わし、事後の改変(同一性保持権に関する第20条)を制約なく行えるようにする。

第10条(退職者・契約終了者の取扱い) 従業員の退職又は業務委託先との契約終了後も、在職・契約期間中に作成した職務著作の著作権は当社に帰属し続ける。ただし、退職者等が私的に保有する複製物の取扱いについては、機密保持義務の範囲内で別途定める。

第11条(社外公表・二次利用の手続) 業務著作物を社外の登壇資料、広報物、技術記事等に二次利用する場合、権利台帳を確認し、第三者著作物のライセンス条件との抵触の有無を事前に知的財産部門が確認する。

第12条(規程違反時の対応) 従業員又は業務委託先が本規程に違反し、権利関係の不備により当社が第三者から権利侵害を主張された場合、当社は就業規則又は契約条項に基づき必要な措置を講じることができる。

第13条(見直し) 当社は、本規程の内容を定期的に(原則として年1回)見直し、必要に応じて改定する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 法務・知財部門向けの修正

A-1. 権利台帳の監査条項追加

修正後:「知的財産部門は、半期に一度、権利台帳の登録内容と実際の業務著作物の公表実績を突合する監査を実施し、記載漏れがあれば速やかに是正する。」 一言解説: 台帳を作っただけで更新が形骸化する事態を防ぐため、定期監査の実施義務を明記する修正である。

A-2. 職務著作の要件充足性を否認された場合の対応フロー追加

追加条文例:「業務著作物の職務著作該当性が対外的に争われた場合に備え、知的財産部門は発注書、業務指示メール等の作成経緯資料を著作物の保存期間中保管する。」 一言解説: 職務著作の該当性は事後的に争われ得るため、立証資料の保存義務を明記する修正である。

B. 制作部門の運用ルールの修正

B-1. 素材ライブラリ利用時の事前申請制の導入

修正後:「制作部門の従業員は、新規の素材ライブラリサービスを利用する前に、その利用規約(特に商用利用範囲及び権利帰属条項)を知的財産部門に確認したうえで利用を開始する。」 一言解説: 現場が個別判断で素材サービスを契約すると管理外のライセンスが乱立するため、事前確認フローを設ける修正である。

B-2. フリーランス発注時のチェックシート添付義務化

追加条文例:「制作部門がフリーランスに業務著作物の作成を発注する際は、指揮命令関係の有無等を確認するチェックシートを発注書に添付し、職務著作が成立しない前提で契約書に著作権譲渡条項が含まれていることを確認する。」 一言解説: 現場担当者が職務著作の法的要件を正確に理解していないことが多いため、チェックシートで判断を補助する修正である。

C. 権利台帳整備込みの修正

C-1. 台帳項目へのバージョン管理情報の追加

修正後:「権利台帳には、プログラムの著作物について、バージョン番号及び改変(翻案)を行った担当者・年月日を記録する欄を設ける。」 一言解説: ソフトウェアはバージョンアップの都度、翻案が積み重なるため、権利関係を追跡できるよう台帳項目を拡張する修正である。

C-2. 台帳へのアクセス権限の階層化

追加条文例:「権利台帳の閲覧権限は知的財産部門及び各部門責任者に限定し、素材の利用許諾条件のうち機密性の高い契約金額等の情報は別途アクセス制限を設ける。」 一言解説: 権利台帳には取引条件等の機密情報が含まれ得るため、閲覧範囲を職責に応じて制限する修正である。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面/使ってはいけない場面 本規程は、社内で日常的に作成される資料・画像・プログラム等の著作権帰属を包括的に整理し、社内ルールとして定着させる場面で用いる。他方、大型プロジェクトにおける外部クリエイターとの共同制作や、特許・商標等の著作権以外の知財を含む包括管理には本規程のみでは対応できず、個別のプロジェクト契約や知的財産管理規程全体の整備を要する。

根拠法令の解説 著作権法第15条第1項は、職務著作の要件として、法人等の発意に基づくこと、業務に従事する者が職務上作成すること、法人等の名義で公表すること(プログラムの著作物は名義要件を除く。同条第2項)を定める。「業務に従事する者」の典型は雇用契約関係にある従業員であり、指揮命令関係のない独立した業務委託先(フリーランス、外部制作会社等)は原則これに該当しない。フリーランスへの発注で職務著作の成立を前提に権利処理を怠ると、著作権が受注者に原始的に帰属したままとなるリスクがある。これを防ぐには、第61条第2項の推定規定を踏まえ、第27条・第28条の権利を含めて明示的に譲渡を受ける契約条項が必要となる。著作者人格権(第18条から第20条)は譲渡できないため、不行使特約により実務上の支障を回避する。

実務でよくある失敗と対策 第一に、フリーランスや業務委託先が作成した資料・デザインについて当然に会社に著作権が帰属すると誤解し、著作権譲渡条項を設けないまま利用を続け、後に権利関係が争われる失敗がある。第5条・第6条及びB-2のように、職務著作が成立しない前提で契約条項を整備することが対策となる。第二に、素材ライブラリから調達した画像・BGMを組み込んだ後、サブスクリプション解約や規約変更で継続利用の可否が不明になる失敗がある。第8条及びB-1のように、利用時点で許諾条件を台帳に記録することが対策となる。第三に、権利台帳の整備後に更新が追いつかず形骸化する失敗がある。A-1のように定期監査を組み込むことが望ましい。職務著作の該当性判断は作成経緯の実態に左右されるため、個別事案は専門家に確認してください。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 職務著作の4要件(発意・業務従事・職務上作成・法人名義公表)を規程上明記したか
• [ ] プログラムの著作物について名義要件の例外(第15条第2項)を反映したか
• [ ] フリーランス・業務委託先との契約に著作権譲渡条項及び第27条・第28条の特掲を含めたか
• [ ] 著作者人格権不行使特約を業務委託契約に含めたか
• [ ] 権利台帳の記載項目(作成者・帰属・素材ライセンス条件等)を定めたか
• [ ] 権利台帳の更新・監査の頻度と担当部門を定めたか
• [ ] 素材ライブラリ利用時の事前確認フローを定めたか
• [ ] 発注時のチェックシート等、現場での運用補助ツールを整備したか
• [ ] 退職者・契約終了者の権利帰属の継続性を確認したか