⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

社宅・社員寮管理規程

第1部: 書式本文

第1条(目的) この規程は、株式会社【会社名】(以下「会社」という。)が従業員の福利厚生として提供する社宅及び社員寮(以下「社宅等」という。)の入居資格、使用料、退去手続その他の管理に関する事項を定める。

第2条(社宅等の種類) 社宅等は、次の各号に区分する。 一 借上社宅 会社が第三者から賃借し従業員に貸与する住宅 二 社有社宅 会社が所有し従業員に貸与する住宅 三 独身寮 独身の従業員向けに設置する共同居住施設

第3条(入居資格) 社宅等への入居資格は、次の各号のいずれにも該当する従業員とする。 一 入社後【 】年以上勤務する見込みのある者 二 通勤圏外からの転居又は会社の指示による転勤に伴い住居を要する者 三 その他会社が特に必要と認めた者

第4条(入居の申込み及び決定) 1 入居を希望する従業員は、所定の申込書を人事部に提出するものとする。 2 会社は、申込内容及び住宅の空き状況を勘案し、入居の可否を決定する。入居の決定は会社の裁量によるものとし、入居を権利として保障するものではない。

第5条(使用料) 1 入居者は、毎月、会社が定める使用料を賃金から控除する方法又は指定の方法により支払う。 2 使用料は、当該住宅の賃貸料相当額を基準として算定するものとし、所得税法上の経済的利益の取扱いに配慮し、賃貸料相当額の50%以上の額を徴収することを原則とする。 3 会社は、固定資産税評価額の改定その他の事情変更があったときは、使用料を改定することができる。

第6条(共益費・水道光熱費) 共益費及び水道光熱費のうち各戸個別に負担すべきものは、入居者の負担とし、使用料とは別に徴収する。

第7条(敷金等) 1 借上社宅について会社が貸主に敷金を差し入れた場合、会社はその範囲内で入居者に対し保証金の納付を求めることができる。 2 退去時の原状回復の範囲については、民法第621条及び国土交通省「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」の考え方に準じ、通常損耗及び経年変化を除く入居者の故意・過失による損傷の範囲に限定する。

第8条(遵守事項) 入居者は、次の各号を遵守しなければならない。 一 住宅を善良な管理者の注意をもって使用すること 二 会社の承諾なく増改築、模様替え又は転貸をしないこと 三 他の入居者及び近隣住民の生活の平穏を害する行為をしないこと

第9条(私生活の自由への配慮) 社員寮の管理にあたり、会社は入居者の政治活動、宗教活動その他の私生活の自由を不当に制限してはならない。寮則を定める場合は、労働基準法第94条及び第95条の定めるところにより、寮生の意見を聴取し、就業規則に準じて所轄労働基準監督署長に届け出るものとする。

第10条(退去) 1 入居者は、退職、転勤その他入居資格を喪失したときは、会社の指定する日までに社宅等を明け渡さなければならない。 2 退職の場合、退去期限は退職日から起算して【 】日以内とする。

第11条(明渡し後の原状回復) 入居者は、退去にあたり、通常の使用による損耗を除き、自己の責めに帰すべき事由による損傷を原状に復さなければならない。原状回復費用の負担範囲は保証金の額と対比の上、超過分があるときは追加で請求する。

第12条(入居資格の取消し) 会社は、入居者が本規程若しくは寮則に違反し、又は使用料の支払を著しく怠ったときは、相当の期間を定めて催告した上で入居資格を取り消すことができる。

第13条(火災保険等) 入居者は、会社が指定する火災保険その他の保険への加入を求められたときは、これに応じるものとする。

第14条(雑則) 本規程に定めのない事項については、その都度会社と入居者の協議により定める。

附則 本規程は【年】年【月】月【日】日から施行する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 借上社宅型向け

会社が第三者所有の物件を賃借して従業員に転貸する形態では、貸主との賃貸借契約の条件(敷金、原状回復義務、中途解約条項)を入居者向けの規程に反映させる必要がある。

修正条文例(第7条に追加) 「会社が貸主との間で負担する原状回復費用のうち、入居者の故意・過失に起因する部分については、当該賃貸借契約における貸主・会社間の精算額を上限として入居者に請求する。」

一言解説: 借上社宅では会社対貸主、会社対入居者という二重の法律関係が生じるため、入居者への請求額が貸主との精算額を超えないよう上限を明記し、二重取りを防止する。

B. 自社寮運営型向け

会社が寮を所有・運営する形態では、寄宿舎としての性格が強くなり、労働基準法第94条・第95条の寄宿舎規則の作成・届出義務が直接問題となる場面が多い。

修正条文例(第9条に追加) 「会社は、寮則の制定又は変更にあたり、寮生の過半数を代表する者の同意を得るものとし、労働基準法施行規則第50条の定めるところにより所轄労働基準監督署長に届け出る。」

一言解説: 独身寮のように共同生活の規律を伴う施設では、単なる社内規程ではなく「事業附属寄宿舎規程」に該当しうるため、同意取得と届出という手続を明文化しておくことがトラブル予防になる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、従業員に社宅又は社員寮を提供する企業が、入居資格・使用料・退去に関する社内基準を整備する場面で使用する。すでに個別の賃貸借契約書を各従業員と締結している企業では、本書式をそのまま流用せず、契約書との重複や矛盾がないかを個別に確認する必要がある。

根拠法令の第一は、所得税法上の現物給与課税の取扱いである。所得税基本通達36-40及び36-41によれば、従業員から徴収する賃貸料相当額(法定耐用年数等に基づき算定する固定資産税課税標準額を基礎とした計算式による額)の50%以上を徴収していれば、経済的利益の課税が生じないとされている。第5条第2項はこの実務基準を踏まえたものであり、使用料の設定額が賃貸料相当額の50%を下回ると、差額が給与として課税されるリスクが生じる。

第二の根拠法令は、労働基準法第94条(寄宿舎生活の自治)及び第95条(寄宿舎規則)である。同法は、使用者が事業の附属寄宿舎に寮生を寄宿させる場合、私生活の自由を保障し、寮則の作成にあたり寮生の過半数代表者の同意を得て所轄労働基準監督署長に届け出ることを義務付けている。独身寮を運営する企業では、社宅規程とは別に寄宿舎規則としての手続を履践する必要がある。

実務でよくある失敗の一つは、使用料を名目的な低額(例えば月額1,000円)に設定し、経済的利益への課税リスクを見落とすことである。対策として、賃貸料相当額の算定式を人事・経理部門であらかじめ確認し、第5条のように50%基準を条文上に明記する。二つ目の失敗は、退去時の原状回復費用を敷金全額から一律に控除する運用であり、通常損耗まで入居者負担とすることは民法第621条の趣旨に反するおそれがある。対策として、第11条のように通常損耗を除く旨を明記する。

なお、使用料の課税関係や原状回復費用の妥当な範囲は物件の種類や契約条件によって異なるため、個別事案については税理士又は弁護士に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 社宅・社員寮の種類(借上・社有・独身寮)を区分して規定したか
• [ ] 入居資格の基準(勤続見込み年数、転居の必要性等)を明記したか
• [ ] 使用料が賃貸料相当額の50%以上となるよう算定基準を確認したか
• [ ] 経済的利益の課税リスクについて経理部門と確認したか
• [ ] 敷金・保証金の取扱いと退去時の精算方法を定めたか
• [ ] 原状回復の範囲から通常損耗・経年変化を除外しているか
• [ ] 独身寮を運営する場合、労基法第94条・第95条の寄宿舎規則届出を検討したか
• [ ] 寮則制定にあたり寮生の過半数代表者の同意取得手続を定めたか
• [ ] 私生活の自由(政治・宗教活動等)を不当に制限する条項がないか
• [ ] 退去期限及び入居資格喪失事由を具体的に定めたか
• [ ] 借上社宅の場合、貸主との賃貸借契約条件との整合を確認したか