⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

業績改善指導書(PIP)

第1部: 書式本文

【発行年月日】令和【 】年【 】月【 】日

【対象労働者氏名】殿

【会社名】 【所属長役職・氏名】㊞

業績改善指導書(Performance Improvement Plan)

貴殿の職務遂行状況について、下記のとおり業績改善計画を通知し、改善に向けた指導及び支援を行いますので、内容をご確認ください。

第1条(本書の目的) 本書は、貴殿の現在の職務遂行状況における課題を明確にし、会社が提供する支援のもとで一定期間内に改善を図ることを目的とするものであり、直ちに懲戒処分又は退職勧奨を予定するものではない。

第2条(現状の課題の特定) 貴殿については、下記の点において、期待される職務遂行水準に至っていないと認められる。 1. 課題1:【具体的な業務内容・期待水準との乖離の内容】 2. 課題2:【具体的な業務内容・期待水準との乖離の内容】 3. これまでの注意指導の経過:【西暦年月日・指導内容・指導者】

第3条(改善目標) 1. 到達基準1:【定量的・定性的に測定可能な目標】 2. 到達基準2:【定量的・定性的に測定可能な目標】 3. 評価方法:【業務日報・成果物・顧客評価等、測定手段】

第4条(評価期間) 本計画の評価期間は、令和【 】年【 】月【 】日から令和【 】年【 】月【 】日までの【 】か月間とする。

第5条(会社が提供する支援) 1. 指導担当者:【氏名・役職】 2. 面談頻度:【 】週間に1回、【所要時間】程度の個別面談を実施する。 3. 具体的支援内容:【研修受講・OJT・業務量調整・マニュアル整備等】 4. 業務上の配慮:【必要に応じた業務範囲の調整内容】

第6条(中間評価) 評価期間の中間時点(【西暦年月日】頃)において中間面談を実施し、進捗状況を確認のうえ、必要に応じて第3条の到達基準又は第5条の支援内容を見直すことができる。

第7条(記録の作成) 面談の都度、面談記録書を作成し、双方が確認の上署名する。面談記録書は本書に添付し、一体のものとして保管する。

第8条(評価期間終了後の取扱い) 評価期間終了後、会社は達成状況を評価し、別途「業績改善計画実施確認書」により結果及び今後の処遇方針を通知する。

第9条(本書の位置付け) 本書の交付及びこれに基づく指導は、懲戒処分に該当するものではなく、人事考課上の指導記録として取り扱う。

第10条(相談窓口) 本計画の内容又は実施方法に疑問がある場合は、【相談窓口部署・担当者】に申し出ることができる。

第11条(記録の保管期間) 本書及び関連する面談記録書は、評価期間終了後【 】年間、人事記録として保管する。保管期間中、対象労働者は自己の記録の開示を人事部門に求めることができる。

第12条(受領確認) 本書の内容を受領したことを、下記に署名のうえ確認する。

【受領年月日】　　　　【氏名】㊞

以上

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 会社(上司)の立場から作成する場合

• 記載例1:「第2条の課題1に『令和【 】年【 】月度の受注件数が部門目標の【 】割に留まり、同時期の他メンバー平均と比較して著しく下回っている』のように、具体的な数値と比較対象を明記する。」 一言解説: 抽象的な「意欲が低い」等の評価のみでは、後日の指導記録としての証拠価値が乏しくなるため、客観的に検証可能な事実を記載することが望ましい。
• 記載例2:「第5条の支援内容に『貴殿の希望により、隔週で外部研修(【研修名】)の受講機会を提供する』と記載し、会社側の支援提供の事実を明確化する。」 一言解説: 改善が得られなかった場合に備え、会社が具体的な支援を尽くしたことを記録しておくことが、後の措置の相当性判断において重要な要素となる。

B節: 対象労働者の立場から確認する場合

• 記載例1:「第3条の到達基準に対し、貴殿から到達基準の測定方法・評価者の妥当性について質問がある場合、第10条の相談窓口に書面で照会し、その回答を面談記録書に添付する運用とする。」 一言解説: 到達基準があいまいなまま計画を開始すると、達成の有無をめぐる評価に不服を生じやすいため、開始前に基準を明確化しておくことが双方にとって有益である。
• 記載例2:「持病・体調等により業務遂行に制約がある場合、第5条の業務上の配慮欄にその内容を追記し、産業医との連携の要否を確認する条項を追加する。」 一言解説: 健康状態が課題の背景にある可能性がある場合、改善指導と並行して安全配慮義務(労働契約法第5条)の観点からの対応が必要となることがある。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

業績改善指導書は、能力不足を理由とする普通解雇の前段階として、又は懲戒処分に至らない指導記録として作成されることが多い書式である。使う場面としては、期待される職務遂行水準との乖離が客観的に認められ、かつ改善の機会を与えることが合理的である場合が想定される。他方、使ってはいけない場面として、実質的には退職に追い込むことのみを目的とし、達成不可能な到達基準を設定する場合や、支援を伴わずに一方的に問題点のみを列挙する場合が挙げられる。このような運用は、後日、能力不足解雇の効力が争われた際に、会社側の解雇回避努力(労働契約法第16条にいう客観的合理的理由・社会通念上の相当性の判断要素の一つ)が欠けていたと評価されるリスクを高める。

根拠法令及び留意点としては、労働契約法第16条が、解雇は客観的に合理的な理由を欠き社会通念上相当と認められない場合は権利濫用として無効となる旨を定めており、能力不足を理由とする解雇の効力判断において、改善のための指導・教育の機会が実質的に与えられていたかが重視される裁判例の傾向がある。また、労働契約法第3条第4項の信義誠実の原則に照らし、支援内容を明記し、実際にこれを履行することが求められる。就業規則に定める人事評価制度・指導手続がある場合は、当該規定に従った運用となっているかも確認する必要がある。

実務でよくある失敗として、第一に、到達基準が抽象的で測定不能な表現(「もっと頑張る」等)にとどまり、達成の有無を客観的に判定できないケースがある。対策として、第3条に定量的指標又は具体的な行動基準を明記し、評価方法をあらかじめ合意しておく。第二に、面談を実施した記録が残っておらず、指導の実態が後日確認できないケースがある。対策として、第7条に基づき毎回の面談記録書を必ず作成し、対象労働者の署名を得る運用を徹底する。第三に、評価期間が極端に短く、改善の機会が実質的に確保されていないと評価されるケースがある。対策として、業務内容や課題の性質に応じた合理的な期間を第4条に設定し、必要に応じて第6条の中間評価で見直す仕組みを設ける。第四に、複数の従業員に同種の課題があるにもかかわらず特定の一人にのみPIPを実施し、選定基準の公平性が疑われるケースもある。対策として、対象者選定の根拠となった人事評価資料を保管し、恣意的な選定でないことを説明できるようにしておく。なお、能力不足を理由とする措置の適法性は事案ごとの事情により結論が異なり得るため、個別事案については弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 課題の内容が具体的な事実・数値に基づいて記載されているか
• [ ] これまでの注意指導の経過が記録として整理されているか
• [ ] 到達基準が測定可能な形で設定されているか
• [ ] 評価期間が課題の性質に照らして合理的な長さになっているか
• [ ] 会社が提供する支援内容が具体的に記載されているか
• [ ] 面談頻度・記録方法が明記されているか
• [ ] 中間評価の実施時期が定められているか
• [ ] 本書が懲戒処分でないことを明記しているか
• [ ] 相談窓口が明示されているか
• [ ] 健康上の配慮が必要な場合の対応方針を確認したか
• [ ] 就業規則の人事評価・指導関連規定と整合しているか
• [ ] 受領確認欄を設け、署名を得る運用になっているか