⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

立替金返還請求書

第1部: 書式本文

立替金返還請求書

宛先: 【相手方住所】 【相手方商号・氏名】 御中

作成日: 【西暦】年【月】月【日】日

差出人: 【請求者住所】 【請求者商号・氏名】 【担当部署・担当者名】 印

件名: 立替金の返還請求について

当社は、貴社に対し、下記のとおり請求する。

1. 当社と貴社は、【西暦】年【月】月【日】日付【契約書・業務委託契約・取引基本契約等】に基づき、【取引・業務内容】に関する契約関係(以下「本契約」という)にある。
2. 当社は、本契約の履行に関連し、貴社のために下記費用を立替払いした。
3. 立替内容: 【経費の内容(交通費・資材購入費・第三者への支払等)】
4. 立替日: 【西暦】年【月】月【日】日
5. 立替金額: 金【立替金額】円
6. 支出資料: 【領収書番号・請求書番号・振込明細番号】
7. 民法第650条第1項により、受任者は、委任事務を処理するのに必要と認められる費用を支出したときは、委任者に対し、その費用及び支出の日以後におけるその利息の償還を請求することができる。本契約が委任または準委任の性質を有する場合、当社の立替払いは同項に基づく費用償還請求権の対象となる。
8. 【本契約が請負・売買等の性質を有する場合は、立替払いに関する契約条項【条番号】または事務管理(民法第697条以下)に基づく費用償還請求である旨に読み替える】
9. 当社は、本立替金について、事前に貴社の【承諾・依頼】を得たうえで支出しており、支出資料の写しを別途提示可能である。
10. 貴社は、当社に対し、上記立替金金【立替金額】円及びこれに対する立替日以後の法定利率(年3パーセント)による利息をあわせて支払う義務を負う。
11. 当社は貴社に対し、本書面到達後【10日】以内、すなわち【支払期限】までに、上記立替金及び利息の合計額を下記口座へ支払うことを求める。
12. 上記期限までに支払または合理的な説明がない場合、当社は法的措置への移行を検討する。
13. 本請求は、当社が有するその他の権利を放棄する趣旨のものではない。

以上

お振込先・お問い合わせ先 【金融機関名・支店名・口座種別・口座番号】 【口座名義】 【担当部署・担当者名】 【電話番号・メールアドレス】 添付資料: 【領収書写し・振込明細写し】

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 立替えた側

修正後の文例:

当社は、貴社からの依頼(【西暦】年【月】月【日】日付メールによる指示)に基づき、貴社に代わって【第三者】へ金【立替金額】円を支払った。当該支払を裏付ける領収書及び振込明細の写しを本書面に添付する。民法第650条第1項に基づき、当社は貴社に対し、当該立替金及び支出日以後の利息の償還を請求する。

一言解説: 立替えの事実と金額を裏付ける客観的資料(領収書・振込明細等)を添付し、事前の依頼または承諾の存在を示すことで、返還請求の正当性を裏付けやすくなる。資料が散逸している場合は、支出時の関連メールやチャット記録も補完資料として活用できる。

B. 返還を求められた側

修正後の文例:

貴社ご請求の立替金について、当社が事前に依頼または承諾した事実の有無を確認できていない。ついては、支出の経緯、当社担当者による承諾の記録及び領収書等の資料をご提示いただいたうえで、対象費用が本契約の履行に必要なものであったかを確認したい。

一言解説: 返還を求められた側は、立替えの事前承諾の有無と、支出が契約履行に必要な費用であったかどうかを分けて確認し、根拠資料の提示を求めることが基本となる。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

本書式は、業務委託契約や継続的取引の履行過程で、取引先に代わって諸費用を立て替えて支払ったものの、その返還を受けられていない場合に使用する。立替えの事実や金額そのものに争いがある場面、あるいは事前の依頼・承諾が全くないまま一方的に支出した費用を請求する場面では、まず事実関係を整理したうえで送付の要否を検討すべきである。

根拠法令は、契約関係が委任または準委任の性質を有する場合には民法第650条第1項(委任における費用償還請求権)及び第649条(費用の前払請求権)であり、請負契約や売買契約に付随する立替えについては、契約書上の精算条項、または契約関係によらない支出については事務管理に関する民法第697条以下の費用償還請求(同法第702条)が根拠となり得る。立替金請求は契約類型によって根拠条文が異なるため、本契約の性質を確認したうえで条文を選択する必要がある。

実務でよくある失敗の一つ目は、立替えの事実を裏付ける資料(領収書、請求書、振込明細等)を添付せずに金額のみを請求してしまうことである。立替金請求は、支出の事実自体が争われやすい類型であり、資料がなければ相手方から支出の存在や必要性を否認されるおそれがある。対策として、本文2項に支出資料の番号を明記し、添付資料欄を設ける構成としている。

二つ目の失敗は、事前の依頼や承諾の有無を確認せずに一方的に支出した費用まで請求してしまうことである。民法第650条第1項の費用償還請求権は、委任事務を処理するのに「必要」と認められる費用であることが前提であり、契約の履行と無関係な支出や、相手方の意向に反する支出は対象外となる可能性がある。対策として、本文5項に事前の承諾または依頼の有無を記載する項目を設けている。

三つ目の失敗は、立替金と利息(遅延損害金)を区別せずに合算した金額のみを請求してしまうことである。費用償還請求権における利息の起算点は「支出の日」であり、通常の金銭債務の履行遅滞(支払期日経過後)とは起算点が異なり得る。対策として、本文6項及び7項で立替金元本と利息を分けて記載する構成としている。

四つ目の失敗は、立替払いした費用が本契約の履行と無関係な支出であったにもかかわらず、区別なく請求してしまうことである。民法第650条第1項の費用償還請求権はあくまで委任事務の処理に必要と認められる費用が対象であり、私的な支出や別契約に基づく支出まで含めてしまうと、必要性の立証責任を果たせず請求全体の信用性が損なわれるおそれがある。対策として、本文2項の立替内容欄に支出目的を具体的に記載し、契約書や指示書との対応関係を明示することが望ましい。立替えの必要性や事前承諾の有無をめぐる判断は個別の事案により異なるため、専門家に確認することを推奨する。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 立替払いの事実を裏付ける資料(領収書・請求書・振込明細)を確保したか
• [ ] 立替えについて事前の依頼または承諾があったか確認したか
• [ ] 本契約が委任・準委任・請負・その他いずれの性質かを確認したか
• [ ] 立替金が契約履行に「必要」な費用であったか整理したか
• [ ] 立替金元本と利息(遅延損害金)を区別して記載したか
• [ ] 利息の起算日(支出日)を正確に記載したか
• [ ] 支払期限を相当な期間で設定したか
• [ ] 添付資料一覧を明記したか
• [ ] 振込先口座情報に誤りがないか確認したか
• [ ] 事務管理に基づく請求となる場合の根拠条文を確認したか
• [ ] 立替支出の目的が本契約の履行と直接関連することを裏付ける資料があるか