⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

顛末書

第1部: 書式本文

【提出年月日】 【宛先：会社名・所属長名または人事・品質保証部門名】 【所属部署】【役職】【氏名】㊞

顛末書

下記の件につき、事実経過を報告いたします。

1. 件名 【業務ミス・事故・クレーム等の名称】

2. 発生日時 【西暦年月日・時刻（判明している範囲で分単位まで）】

3. 発生場所・関係先 【部署名・拠点名・取引先名等】

4. 関係者 【本人・関係部署・関係者の氏名または役職（事実関係の当事者を客観的に列挙）】

5. 事実経過 【時系列に沿った事実のみを記載。所見・評価・謝罪の言葉は含めない】 （例） ・【時刻】【誰が】【何を】【どのように】行った ・【時刻】【何が】発生した ・【時刻】発覚の経緯

6. 発覚の経緯 【誰が、いつ、どのようにして問題を認識したか】

6の2. 関連する規程・手順書 【本件に関連する社内規程、作業手順書、マニュアル等の名称・条項番号】

1. 現在までの対応状況 【応急対応・関係先への連絡・是正措置の実施状況】

2. 影響範囲 【被害・損害・信用への影響等、判明している範囲で客観的に記載】

3. 原因と考えられる事項（事実に基づく分析） 【手順の不備、確認不足、設備の不具合等、客観的に推認できる原因】

4. 再発防止に向けた提案（任意記載） 【本人または部署として実施可能と考える改善案】

5. 添付資料 【関連メール・チェックシート・写真等があれば添付】

6. 報告先への確認事項（任意記載） 【本報告書の内容について、追加で確認・報告すべき事項があれば記載】

7. 作成者の所感（任意記載・原則として事実欄と分離） 【本人としての気づき等があれば記載。ただし謝罪・反省を目的とする記載は求めない】

以上

【提出年月日】 【所属・氏名】㊞

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 業務ミス・事故報告用

第1部の様式をそのまま使用し、5.事実経過を「作業手順との対比」で書かせるのが有効である。例えば「【手順書第 】項の作業手順に対し、実際には【 】の順序で作業した」のように、規定と実際の行動を対比させる一文を追加すると、原因分析（9.）との整合が取りやすくなる。安全衛生上の事故の場合は、7.現在までの対応状況に「労働災害の該当性の有無」「治療・休業の有無」を追記項目として設ける。設備・機械の不具合が疑われる場合は、9.原因欄に「点検記録・保守履歴の確認結果」を併記させ、人的要因と設備要因を切り分けて記載させると、その後の安全衛生委員会での審議資料として利用しやすくなる。

B. クレーム対応報告用

顧客対応が絡む場合は、4.関係者に「相手方（顧客名または匿名化した識別番号）」を追加し、5.事実経過には自社側の対応内容と顧客側の反応を時刻ごとに併記する。8.影響範囲には「契約・取引継続への影響」「返金・値引き等の金銭的対応の有無」を明記する欄を追加し、再発防止提案（10.）は接客・受注フロー上のどの工程に起因するかを特定させる。顧客の氏名・連絡先等の個人情報を記載する場合は、社内共有範囲を必要最小限にとどめ、報告書自体に「社外秘」の表示を付すなど、情報管理上の措置を併せて講じることが望ましい。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

顛末書は、業務上のミスや事故、クレームの経緯を事実中心に報告させる文書であり、始末書と異なり懲戒処分を前提としない点が最大の特徴である。始末書が「反省・謝罪・処分の受諾」を内容とするのに対し、顛末書は「何が起きたか」という事実の確認・記録を目的とする業務報告であるため、会社は始末書とは異なり、業務命令として顛末書の提出そのものを求めることができ、記載内容が事実報告にとどまる限り、思想・良心の自由に関する問題は生じにくい。この違いを踏まえずに顛末書の中に謝罪文言や処分受諾の記載を混在させると、後に懲戒手続へ転用される際に本人の防御権（弁明の機会）を実質的に奪う結果になりかねないため、両者は明確に書式を分けて運用すべきである。使用場面としては、業務ミスや事故、取引先からのクレームが発生した直後の初動対応として、原因究明と再発防止策の検討に先立つ事実整理の段階で用いるのが典型であり、懲戒処分の要否がすでに決まっている事案について形式的に体裁を整えるためだけに用いる書式ではない。

根拠法令としては、労働安全衛生法が事業者に対し労働災害の再発防止のための原因調査・改善措置を求めていること（同法第3条の事業者の責務、労働災害発生時の対応実務全般、同法第17条から第19条に定める安全衛生委員会等での調査審議）が挙げられ、顛末書は事故原因の分析・是正措置検討の基礎資料として位置づけられる。また、業務上の債務不履行や損害賠償責任の有無を検討する場面では、民法第415条（債務不履行による損害賠償）や使用者の安全配慮義務（労働契約法第5条）に関する事実認定資料としても用いられる。顛末書は事実記録文書であるため、懲戒処分を行う場合には別途、労働契約法第15条に基づく相当性判断や弁明の機会の付与といった手続を経る必要がある。この点、顛末書はあくまで一次的な事実収集の段階の文書であり、それ自体から直ちに処分の可否を判断する資料ではないことを、作成を指示する側・作成する側の双方が理解しておく必要がある。

よくある失敗として、第一に、顛末書に「深く反省しております」等の謝罪表現を書かせてしまい、事実上の始末書として懲戒処分の直接証拠に転用してしまうケースがある。この場合、本人が正式な懲戒手続（弁明の機会の付与等）を経ないまま自認内容が処分の根拠にされたと主張され、手続の相当性が争われるリスクがある。第二に、事実と評価・推測を区別せずに記載させ、後日の労災認定や取引先への説明の場面で「本人の主観的評価にすぎない」と証拠価値を否定されるケースがある。5.事実経過欄には一次情報（本人が直接見聞きした事実）のみを記載させ、原因分析は9.の欄に分離することで対応する。第三に、提出を求める相手を「ミスをした本人」に限定してしまい、関係者複数名からの顛末書を取得せず、事実関係に矛盾が生じた際に検証できないケースがある。関係する複数の当事者・部署からそれぞれ顛末書を取得し、内容を突合する運用が望ましい。第四に、提出までの期限を定めず記憶が薄れた後に作成させてしまい、時刻や順序の記載が曖昧になるケースがある。事故・ミスの発覚から可能な限り速やかに、目安として数日以内に一次報告としての顛末書を作成させ、必要に応じて後日補足版を追加提出させる二段階の運用が実務上有効である。なお、顛末書の記載内容をもとに懲戒処分や損害賠償請求を検討する場合には、個別の事案について弁護士等の専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 懲戒処分を前提とせず、事実確認を目的とする文書として位置づけているか
• [ ] 謝罪・反省・処分受諾に関する文言を記載事項に含めていないか
• [ ] 事実経過と原因分析・評価の記載欄を明確に分離しているか
• [ ] 関係者複数名から顛末書を取得する必要がないか検討したか
• [ ] 発生日時・場所・影響範囲が具体的に特定されているか
• [ ] 労働災害に該当する可能性がある場合、労働安全衛生法上の対応（報告・是正措置）と連動しているか
• [ ] クレーム対応の場合、相手方情報の記載範囲が適切か（個人情報保護の観点）
• [ ] 添付資料（メール・記録類）を客観的に紐づけているか
• [ ] 提出後、懲戒手続に移行する場合は別途弁明の機会を設ける想定になっているか
• [ ] 保管期間・閲覧権限を定め、社内での取扱いを限定しているか
• [ ] 発覚から提出までの期限を定め、記憶が鮮明なうちに作成させているか
• [ ] 設備・機械要因が疑われる場合、点検・保守記録との照合を行っているか