⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

取締役会議事録(M&A実行の決定)

第1部: 書式本文

取締役会議事録

1. 開催日時 〇年〇月〇日 午前・午後〇時〇分から〇時〇分まで

2. 開催場所 〇〇〇〇(本店所在地又は会議の実施場所。テレビ会議・電話会議による開催の場合はその方法を付記する。)

3. 取締役の総数 〇名

4. 出席取締役数 〇名(うち、決議の目的である事項について特別の利害関係を有する取締役〇名を除く。)

5. 出席監査役数 〇名

6. 議長 定款の定めに従い、代表取締役〇〇〇〇が議長となり、開会を宣言し、本取締役会は法令及び定款に定める定足数を充足し適法に成立した旨を述べたのち、直ちに議事に入った。

第1号議案 〇〇株式会社の株式取得(又は事業譲受け)の実行に関する件

議長は、対象会社である〇〇株式会社(以下「対象会社」という。)の発行済株式の全部(又は一部)を〇〇〇〇(以下「相手方」という。)から取得すること(又は相手方が営む〇〇事業を譲り受けること。以下「本取引」という。)につき、その必要性及び内容を説明し、本取引の実行について審議を求めた。

議長は、審議に先立ち、取締役〇〇〇〇は相手方の代表者を兼務しており本取引について特別の利害関係を有する取締役に該当する旨を述べ、同取締役は本議案の審議及び決議に加わらず、会議室(又はテレビ会議システム)から退席した(会社法第369条第2項)。

議長は、本取引の概要について、次のとおり説明した。 1. 取引の形式 株式取得(又は事業譲受け) 2. 取得対象 対象会社の発行済株式総数〇株のうち〇株(又は対象会社の〇〇事業に係る資産及び権利義務の全部若しくは一部) 3. 取得価額 金〇円 4. 決済予定日 〇年〇月〇日 5. 資金調達方法 自己資金及び金融機関からの借入れ金〇円 6. 本取引が当社の資産に占める割合 総資産額の〇%に相当し、会社法第362条第4項第1号に定める重要な財産の譲受けに該当する。

出席取締役から、本取引の実行に伴うリスク及びデュー・ディリジェンスの結果について質疑があり、担当取締役〇〇〇〇から資産・負債の状況、簿外債務の有無、対象会社の主要契約における表明保証及びクロージング条件について説明がなされた。

審議の結果、出席取締役は全員一致(特別利害関係を有する取締役を除く。)をもって、本取引を別紙契約書案のとおり実行することを承認可決した。

なお、本決議に基づき締結する契約の締結権限は代表取締役〇〇〇〇に委任するものとし、契約の細目的事項の決定についても同取締役に一任することを付言した。

第2号議案 本取引に伴う資金調達に関する件

議長は、前号議案において承認された本取引の実行に必要な資金について、金融機関からの借入れ及び担保提供の要否を説明し、審議を求めた。審議の結果、出席取締役は全員異議なくこれを承認可決した。

以上をもって本日の議事を終了したので、議長は閉会を宣言した。

上記の決議を明確にするため、本議事録を作成し、議長及び出席取締役がこれに記名押印(又は電子署名)する。

〇年〇月〇日 〇〇株式会社 取締役会

議長・代表取締役 〇〇〇〇 ㊞ 出席取締役 〇〇〇〇 ㊞ 出席取締役 〇〇〇〇 ㊞ 出席監査役 〇〇〇〇 ㊞

議事録に記載すべき決議事項一覧(記載項目チェック用) - 議案名(株式取得又は事業譲受けの実行決定である旨) - 取引の相手方及び対象会社(対象事業)の名称 - 取得対象(株式数又は資産・権利義務の範囲) - 取得価額及び決済予定日 - 会社法第362条第4項第1号該当性の判断根拠(総資産に対する割合等) - 特別利害関係を有する取締役の有無及び当該取締役の退席・不参加の事実 - 決議の方法(全員一致か賛否の数か) - 契約締結権限の委任先 - 議事録署名者(出席取締役・監査役)

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A. 決議する会社向けの修正

A-1. 特別利害関係取締役の不参加の記載強化

修正後:「取締役〇〇〇〇は、本取引の相手方の役員を兼務し会社法第369条第2項に定める特別の利害関係を有する取締役に該当するため、定足数の算定から除外したうえで、本議案の審議及び決議の間、会議室から退席した事実を議事録上明記する。」 一言解説: 特別利害関係取締役が議決に加わった場合の決議の有効性を争われないよう、決議する会社側が退席の事実を客観的に記録する修正である。

A-2. 契約締結権限の委任範囲の限定

追加条文例:「代表取締役に委任する契約締結権限は、取得価額を金〇円を上限とし、別紙契約書案から重要な点において逸脱しない範囲に限る。上限を超える条件変更が生じた場合は、改めて取締役会の承認を得るものとする。」 一言解説: 代表取締役への白紙委任を避け、決議した取締役会の意思を超えた条件での契約締結を防ぐため、決議する会社側が委任範囲に上限を設ける修正である。

B. 相手方当事者向けの修正

B-1. 相手方の取締役会承認の相互確認条項の追加

追加条文例:「本取引の実行にあたっては、決議する会社の取締役会承認に加え、相手方当事者においても社内の意思決定機関の承認を得ていることを、決済日までにそれぞれ議事録の写しをもって相互に確認する。」 一言解説: 相手方が法人である場合、相手方側の内部承認が欠けていると取引の有効性に疑義が生じうるため、相互に議事録の授受を行う修正である。

B-2. クロージング条件としての議事録提出義務の明記

追加条文例:「決議する会社は、本取引に係る株式譲渡契約(又は事業譲渡契約)のクロージングの前提条件として、本議事録の写しを相手方当事者に交付する。」 一言解説: 相手方当事者が、決議する会社の内部承認手続が適法に完了していることを取引実行の前提条件として確認できるようにする修正である。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面/使ってはいけない場面 本書式は、株式取得(株式譲渡による子会社化)又は事業譲受けを実行するにあたり、会社法上取締役会の決議を要する場合に、その決議内容を記録する場面で用いる。取締役会非設置会社の場合は取締役の過半数の一致を証する書面(取締役決定書)を用いるべきであり、また事業の全部又は重要な一部の譲渡・譲受けであって株主総会の特別決議を要する場合(会社法第467条、第309条第2項第11号)には、本議事録に加えて株主総会議事録を別途作成する必要がある。

根拠法令 会社法第362条第4項第1号は、重要な財産の処分及び譲受けを取締役会の決議事項とし、取締役への委任を禁止している。株式取得や事業譲受けが「重要な財産の譲受け」に該当するか否かは、当該資産の価額、会社の総資産に占める割合、保有目的、処分の態様等の事情を総合的に考慮して判断される(最高裁平成6年1月20日判決参照)。実務上は、取得対象の帳簿価額又は取得価額が会社の総資産の1%程度を超える場合には重要性を肯定する運用が一般的とされるが、これは目安にすぎず個別事案ごとの判断を要する。また、会社法第369条は取締役会の決議要件(定款に別段の定めがある場合を除き議決に加わることができる取締役の過半数が出席し、その過半数をもって決議)を定めるとともに、同条第2項において特別の利害関係を有する取締役は議決に加わることができない旨を定めている。相手方の役員を兼務する取締役等がこれに該当しうる。さらに、会社法第371条は取締役会の議事録を作成し、本店に10年間備え置く義務を定めている。

実務でよくある失敗と対策 第一に、株式取得や事業譲受けの規模が小さいことを理由に取締役会決議を経ずに実行し、後日重要な財産の譲受け(会社法第362条第4項第1号)に該当すると判断され、決議を欠く行為の効力が争われる失敗がある。取引規模が総資産に占める割合を事前に試算し、重要性の判断根拠を議事録に残すことが対策となる。第二に、相手方の役員を兼務する取締役が特別利害関係人であることを見落とし、決議に加わらせてしまう失敗がある。第369条第2項を踏まえ、利害関係の有無を審議前に確認し退席の事実を記録することが対策となる。第三に、契約締結権限を代表取締役に無限定に委任し、取締役会が想定していなかった条件で契約が締結される失敗がある。A-2のように委任範囲に上限や逸脱禁止の条件を付すことが対策となる。

重要な財産の該当性の判断や特別利害関係の該当性は個別の事実関係により異なるため、個別事案は専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 本取引が会社法第362条第4項第1号の重要な財産の譲受けに該当するか、総資産比率等を基準に判断したか
• [ ] 取締役会設置会社であるか、非設置会社であれば取締役決定書の様式によるべきか確認したか
• [ ] 事業の全部又は重要な一部の譲渡・譲受けに該当し株主総会特別決議を要するか確認したか
• [ ] 出席取締役数が定足数(会社法第369条第1項)を満たしているか確認したか
• [ ] 相手方の役員を兼務する取締役等、特別利害関係を有する取締役の有無を確認したか
• [ ] 特別利害関係取締役の退席及び決議不参加の事実を議事録に記載したか
• [ ] 取得対象・取得価額・決済予定日等の取引概要を具体的に記載したか
• [ ] 契約締結権限の委任先及び委任範囲(上限額等)を明記したか
• [ ] 議事録署名者(議長・出席取締役・監査役)を確認したか
• [ ] 議事録の備置き(会社法第371条、本店への10年間の備置き)の実施体制を確認したか