⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

年次有給休暇の計画的付与に関する規程

第1部: 書式本文

第1条(目的) 本規程は、労働基準法第39条第6項の規定に基づき、【株式会社〇〇】(以下「会社」という。)の従業員の年次有給休暇のうち、労使協定により付与時季を計画的に定める部分(以下「計画年休」という。)の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。

第2条(適用対象者) 1. 本規程は、就業規則第【 】条に基づき年次有給休暇の権利を取得した全ての従業員に適用する。 2. パートタイマー及び有期雇用労働者であって、労働基準法第39条第3項の比例付与の対象となる者についても、その付与日数の範囲内で本規程を適用する。

第3条(計画的付与の対象日数) 1. 計画年休の対象となるのは、各従業員の年次有給休暇の日数のうち、5日を超える部分に限る。 2. 会社は、各従業員に年次有給休暇の権利発生時点で最低5日は各人が自由に時季を指定できるよう留保し、当該5日分については計画的付与の対象としない。 3. 前項の留保日数に満たない残日数しかない従業員については、当該従業員を計画的付与の対象から除外し、又は労使協定で別途定める代替措置を講じる。

第4条(付与方式) 会社は、次の各号のいずれかの方式又はその組み合わせにより計画年休を実施する。 一 事業場全体を一斉に休業させる一斉付与方式 二 班・グループ別に交替で付与する交替制付与方式 三 従業員ごとに個別の年休付与計画表を作成する個人別付与方式

第5条(労使協定の締結) 1. 会社は、計画年休を実施するに当たり、事業場の労働者の過半数で組織する労働組合(それがない場合は労働者の過半数を代表する者)との間で、労働基準法第39条第6項に基づく労使協定(以下「本協定」という。)を書面により締結する。 2. 本協定には、対象者の範囲、対象日数、付与方式、具体的な付与日又は付与日の決定方法、対象外となる者の取扱いを定める。 3. 本協定は労働基準監督署への届出を要しないが、締結を欠いたまま計画年休を実施することはできない。

第6条(一斉付与の場合の付与日) 一斉付与方式による場合、会社は毎年度、本協定に基づき定めた休業日を、対象年度の開始前までに従業員に周知する。

第7条(交替制付与の場合の班編成) 交替制付与方式による場合、会社は部門又は班ごとの休業日順序を定め、業務に支障が生じないよう配慮した上で、本協定に定める範囲内で従業員に周知する。

第8条(個人別付与の場合の計画表) 個人別付与方式による場合、会社は各従業員の意見を聴取した上で年次有給休暇取得計画表を作成し、本協定で定める時期までに従業員へ提示し、確認を得る。

第9条(計画年休の変更) 1. いったん計画的に定めた年次有給休暇の時季は、労働者・使用者双方の合意がない限り、原則として変更しない。 2. ただし、天災その他会社の責めに帰すことのできない事由により事業の運営に著しい支障が生じるおそれがある場合、会社は本協定の定めるところにより計画年休の時季を変更することができる。

第10条(中途採用者・退職予定者の取扱い) 1. 計画年休の対象となる日数に満たない年次有給休暇しか有しない中途採用者については、不足する日数を特別休暇又は会社の指定する方法により補うか、対象から除外する。 2. 計画年休の実施日までに退職することが明らかな従業員については、本協定に定める代替措置による。

第11条(賃金の取扱い) 計画年休として取得した日についても、通常の年次有給休暇と同様に、就業規則第【 】条に定める方法により算定した賃金を支払う。

第12条(協定の見直し) 本協定は、原則として毎年度、対象者・対象日数・実施方式を見直した上で締結し直すものとする。

第13条(改廃) 本規程の改廃は、労使協定の見直しと連動して行うものとし、変更に当たっては従業員代表の意見を聴取する。

第14条(附則) 本規程は【西暦年】年【 】月【 】日から施行する。

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 一斉付与方式向け(工場・店舗など事業場全体を止めやすい企業)

A-1 第4条・第6条の修正例 「会社は、夏季及び年末年始に事業場を一斉休業とし、当該休業日に対象従業員の年次有給休暇のうち5日を超える部分を計画的に充当する。休業日は毎年度、労使協定において定める。」 一言解説: 事業場全体を止められる製造業・小売店舗などに適した方式。取得率を一気に引き上げやすい反面、個人事情への配慮が薄くなりやすいため第10条の除外規定を必ず併設する。

A-2 第9条の修正例 「一斉休業日は、原則として年度当初に確定し、事業運営上やむを得ない事由がある場合を除き変更しない。」 一言解説: 一斉付与は計画性が命であるため、変更事由を限定的に列挙し、安易な変更を防ぐ表現にする。

B節: 個人別付与方式向け(サービス業・専門職など個別調整が必要な企業)

B-1 第8条の修正例 「所属長は、各従業員と面談の上、年次有給休暇取得計画表(様式【 】)を作成し、対象年度開始1か月前までに人事部へ提出する。従業員は業務の繁閑を踏まえ、上半期・下半期各【 】日以上を計画的に指定するものとする。」 一言解説: 個人別付与は柔軟な反面、管理の手間が大きい。計画表の作成・提出期限を明確にしないと形骸化しやすい。

B-2 第5条の修正例 「本協定における個人別付与の対象者は、正社員及び契約社員のうち年次有給休暇の残日数が5日を超える者とし、対象日数は各人の残日数から5日を控除した日数の範囲内で、本人の申出に基づき決定する。」 一言解説: 個人別方式では対象者の絞り込み基準を協定上に明記し、恣意的な運用と受け取られないようにする。

第3部: 書き方と法的ポイントの解説

本規程を導入すべき場面は、年次有給休暇の取得率が低迷し、労働基準法上の年5日取得義務(労働基準法第39条第7項・第8項)の履行だけでは不十分と考える企業、あるいは事業場を計画的に休業させることで生産性やシフト管理を効率化したい企業である。逆に、繁忙期の変動が大きく年間スケジュールを確定できない業種や、労働者の個別事情(通院・育児等)への配慮を優先すべき職場では、計画年休の一律実施がかえって不満を招くため、個人別付与方式に寄せるか、導入自体を見送る判断も必要である。

根拠法令は労働基準法第39条第6項であり、同項は「有給休暇の日数のうち5日を超える部分については、労使協定により、計画的に休暇を与えることができる」と定めている。この5日という数字は、労働者本人が病気や急な用事のために自由に使える最低限の日数を確保する趣旨であり、計画的付与の対象から必ず除外しなければならない。また、同条は労使協定の締結を効力要件としており、就業規則に計画年休の定めを置くだけでは足りず、必ず労働者の過半数代表との書面協定が必要である点が本制度の最大の特徴である。なお、この労使協定は時間外労働に関する36協定などとは異なり、労働基準監督署への届出義務がない点も実務上の相違として押さえておくべきである。

実務でよくある失敗の一つ目は、5日の留保計算を誤り、既に取得済みの年休日数を控除せずに計画的付与の対象日数を算定してしまうことである。対策として、第3条において「年次有給休暇の日数のうち5日を超える部分」を対象とすることを明記し、既取得日数がある従業員については別途控除計算を行う運用ルールを労使協定側にも定めておく。

二つ目の失敗は、労使協定を締結せずに、就業規則や社内通知のみで計画年休を実施してしまうことである。労使協定を欠く計画的付与は労働基準法違反となりうるため、第5条で協定締結を明確な前提条件として位置付け、協定の有効期間・見直し時期(第12条)を規程に組み込むことが望ましい。

三つ目の失敗は、中途採用者や年休残日数が少ない従業員を一律に計画年休の対象としてしまい、結果的に無給の休業日を生じさせることである。第10条のような除外規定・代替措置規定を設けておかないと、休業日に年休を充当できない従業員に対して賃金支払義務が生じるかどうかという別の紛争を招く。

計画的付与の対象者の範囲、除外基準、変更事由の該当性判断などは、事業場の実情や労使協定の具体的文言によって結論が異なりうるため、個別の事案については弁護士等の専門家に確認することを推奨する。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 労働基準法第39条第6項に基づく労使協定を、労働者の過半数代表と書面で締結したか
• [ ] 対象者の範囲(正社員・契約社員・パートタイマー等)を協定上明確にしたか
• [ ] 各従業員に最低5日の自由指定分を留保する計算方法を定めたか
• [ ] 一斉付与・交替制付与・個人別付与のいずれの方式を採用するか明確にしたか
• [ ] 一斉付与方式の場合、事業場全体の休業日を対象年度前に周知する体制があるか
• [ ] 個人別付与方式の場合、計画表の作成・提出・確認の手続を定めたか
• [ ] 中途採用者・年休残日数不足者・退職予定者の取扱いを規定したか
• [ ] 計画年休の時季変更が可能な事由を限定的に定めたか
• [ ] 労使協定を毎年度見直す運用サイクルを設けたか
• [ ] 労働基準監督署への届出は不要である一方、協定書は社内で適切に保管しているか