⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

在職証明書

第1部: 書式本文

在職証明書は、従業員が現に会社に在籍していること、及びその在職期間・職位・業務内容等を会社が証明する書式である。融資審査、賃貸借契約の入居審査、ビザ申請など、提出先によって求められる記載事項の範囲が異なるため、発行前に従業員から提出目的を確認したうえで記載範囲を調整する必要がある。

1. 表題 「在職証明書」

2. 証明書番号・発行日 証明書番号:【第◯号】 発行日:【令和◯年◯月◯日】

3. 証明対象者の表示 氏名:【従業員氏名】 生年月日:【令和◯年◯月◯日】(提出先により省略可) 住所:【従業員住所】(提出先により省略可)

4. 証明内容 「上記の者は、当社に下記のとおり在職していることを証明します。

一、入社年月日:【令和◯年◯月◯日】 二、所属部署:【◯◯部◯◯課】 三、役職:【◯◯】 四、雇用形態:【正社員・契約社員・パートタイム等】 五、業務内容:【◯◯業務に従事】 六、証明基準日における在職の有無:【在職中】」

5. 給与に関する事項(必要な場合のみ記載) 「七、直近の年収(税込):【金◯◯円】(【令和◯年分】) 八、月額給与(基本給):【金◯◯円】」 ※融資審査等、収入証明を兼ねる場合にのみ記載し、通常の在職証明では省略することが望ましい。

6. 証明者の表示 会社名:【株式会社◯◯】 所在地:【東京都◯◯区◯◯町◯丁目◯番◯号】 代表者:【代表取締役 ◯◯ ◯◯】 印 証明担当部署・担当者:【人事部 ◯◯ ◯◯】

7. 提出先の記載(任意) 「本証明書は【提出先名:◯◯銀行/◯◯不動産/在日◯◯大使館等】に提出することを目的として発行するものである。」

8. 利用目的および第三者提供に関する記載 「本証明書に記載された個人情報は、上記提出先における審査・手続に必要な範囲でのみ利用されるものとし、当社は本人の同意を得たうえで、当該提出先に本証明書記載の情報を提供する。」

9. 有効期限に関する記載(任意) 「本証明書は発行日から【3箇月】以内に限り有効とする。」

上記のとおり相違ないことを証明する。

証明者署名欄:【 】 印

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 会社(証明者)側の視点からの書き換え

会社としては、記載内容の正確性について責任を負う立場にあるため、第4条の記載事項は人事記録と照合したうえで発行することが不可欠である。特に「五、業務内容」の記載は抽象的になりがちだが、ビザ申請等では職種の専門性が審査対象となるため、可能な限り具体的な職務内容(例:「ソフトウェアエンジニアとして、顧客向けシステムの設計・開発業務に従事」)に修正する。

また、第5条の給与情報は個人情報保護法上のいわゆる要配慮情報には該当しないものの、機微性の高い情報であるため、会社は発行前に本人から提出目的と提出先を確認し、必要最小限の範囲でのみ記載する運用に修正する。第8条の記載は、個人情報保護法上、第三者提供にあたる場合に本人の同意を得る必要がある(個人情報保護法における第三者提供の規律)ことを踏まえたものであり、社内の個人情報取扱規程とも整合させる。

B節: 従業員側の視点からの書き換え

従業員としては、提出先が求める記載事項を過不足なく反映してもらうため、会社への発行依頼時に「提出先」「必要な記載事項」を明示した依頼書を添えることが望ましい。第3条の住所・生年月日について、提出先が求めない場合は記載を省略するよう会社に依頼し、不要な個人情報の記載を避けることで、情報漏えいリスクを最小化する。

書き換え例として、第7条の「提出先の記載」を従業員自身が具体的に指定し、「本証明書は【◯◯銀行 住宅ローン審査】以外の目的に使用しないものとする」旨を追記してもらうことで、証明書が目的外に流用されるリスクを減らすことができる。

場面バリエーション: 提出先が金融機関の場合と行政機関の場合

提出先が金融機関(住宅ローン審査等)の場合、第5条の給与情報や雇用形態(正社員か否か)の記載が審査上重視されるため、直近の源泉徴収票等との整合性を確認したうえで記載する。一方、提出先が行政機関(ビザ申請等)の場合は、給与情報よりも「業務内容」「雇用契約の期間の定めの有無」「役職」の記載の具体性が重視される傾向があるため、第4条五号の業務内容欄をより詳細に記載し、必要に応じて職務内容を英文でも併記する運用に修正する。

場面バリエーション: 賃貸借契約の入居審査に用いる場合

賃貸借契約の入居審査に用いる場合、保証会社や仲介業者から「継続雇用の見込み」についての記載を求められることがある。この場合、第4条に「九、雇用契約の期間の定めの有無:【期間の定めなし】」を追加し、雇用の安定性を示す記載を加えることが考えられる。ただし、実態と異なる記載(有期契約であるにもかかわらず無期と記載する等)は行うべきではなく、事実に即した記載にとどめる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

使う場面 従業員が住宅ローンなど融資の審査、賃貸借契約における入居審査、ビザ申請、転職先への提出等のために、現在または過去の在職の事実・期間・職位等を証明する必要がある場面で用いる。

使ってはいけない場面 在職証明書は「在職中」であることの証明を基本とする書式であり、退職者に対して退職の事実や退職理由を証明する場合は、労働基準法22条に定める退職時等の証明書(使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由等を記載する証明書)を用いるべきである。同条では、労働者から請求があった場合に会社が遅滞なく証明書を交付する義務が定められており、在職証明書とは制度趣旨・記載事項が異なる点に注意する。また、会社が事実と異なる好意的な記載(実際より高い役職・給与の記載等)を行うことは、証明書としての信用性を損なうだけでなく、提出先に対する不実の証明として問題となり得るため行うべきではない。休職中の従業員について発行を依頼された場合も、「在職中」という記載のみでは実態(休職中であること)が伝わらず提出先での誤解を招くおそれがあるため、雇用形態欄等に休職中である旨を付記するなど、実態に即した記載を心掛ける。

よくある失敗と対策 第一に、提出先の求める記載事項を確認しないまま定型フォームで発行し、審査に必要な情報が不足して再発行を求められるケースがある。対策として、発行前に従業員から提出先と必要記載事項をヒアリングするプロセスを設ける。 第二に、給与情報や住所等、提出目的に照らして不要な個人情報まで記載してしまうケースがある。個人情報保護法の趣旨に照らし、利用目的達成に必要な範囲を超える記載は避け、第8条のように利用目的を明記したうえで記載範囲を絞る。 第三に、退職者からの請求に対して在職証明書のフォームをそのまま使い回し、労働基準法22条が求める退職事由等の記載を欠いてしまうケースがある。退職者向けには別途、退職時証明書の書式を用意し、両者を混同しないよう社内規程で明確化しておく。 第四に、複数の部署・担当者が個別に証明書を発行し、記載内容(役職や在職期間)に部署間で食い違いが生じるケースがある。対策として、証明書の発行窓口を人事部門に一元化し、発行履歴を証明書番号で管理する運用に統一する。

証明書の記載範囲や第三者提供の可否について疑義がある場合は、弁護士等の専門家に確認することを推奨する。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 提出先とその審査・手続目的を従業員から確認したか
• [ ] 入社年月日・所属部署・役職が人事記録と一致しているか
• [ ] 業務内容の記載が提出先の要求水準に照らして十分具体的か
• [ ] 給与情報を記載する必要があるか、不要であれば省略しているか
• [ ] 本人の同意を得たうえで第三者提供にあたる情報を記載しているか
• [ ] 退職者向けの証明書(労働基準法22条)と混同していないか
• [ ] 発行日・証明書番号を付し、社内で発行履歴を管理しているか
• [ ] 代表者印または会社印の押印があるか
• [ ] 有効期限の記載が必要な提出先かどうか確認したか
• [ ] 記載内容が事実と相違ないか、証明担当者以外の確認(ダブルチェック)を経ているか
• [ ] 発行窓口が一元化され、発行履歴が管理されているか
• [ ] 雇用契約の期間の定めの有無について事実どおり記載しているか