⚠ 本書式は弁護士監修前の草稿である。監修完了まで販売・配布・公開を禁止する。 本書式は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではない。

残高確認書(取引先宛)

第1部: 書式本文

【確認依頼者商号】(以下「甲」という。)は、【取引先商号】(以下「乙」という。)に対し、決算(監査)に際して下記の残高について確認を依頼する。

第1条(確認の対象) 本確認の対象は、令和【 】年【 】月【 】日(以下「基準日」という。)現在における、甲乙間の取引に基づく次の残高とする。 売掛金残高:金【 】円/買掛金残高:金【 】円/【その他:貸付金、預り金等】残高:金【 】円

第2条(確認方法) 乙は、本確認書記載の金額が基準日現在の帳簿残高と一致するか照合し、【一致する場合はその旨、不一致の場合はその内容】を、本確認書の写しに記入の上、令和【 】年【 】月【 】日までに甲(又は甲が指定する監査法人・会計事務所)宛てに返送する。

第3条(不一致の場合の回答方法) 乙が確認の結果、金額に不一致があると判断した場合、乙が認識する金額及びその差異の内容(未計上の請求、入金のタイミングのずれ等)を具体的に記載して回答する。

第4条(回答期限徒過の取扱い) 乙が第2条の期限までに回答しない場合、甲は乙に対し再度の確認を依頼することができる。それでもなお回答が得られない場合の取扱いについては、監査上の手続に従う。

第5条(残高確認の性質) 本確認書における確認は、監査手続の一環として行われるものであり、それ自体が新たな債権債務を創設し、又は既存の債権債務の内容を変更するものではない。

第6条(内訳の開示) 甲は、乙からの求めに応じ、本確認の対象となる残高の内訳(個別の請求書番号、取引日等)を提供する。

第7条(秘密保持) 甲及び乙は、本確認書の記載内容を、監査目的以外の目的に使用せず、また監査法人・会計事務所等関係者以外の第三者に開示しない。

第8条(問い合わせ窓口) 本確認書に関する問い合わせは、甲の【部署名・担当者名・連絡先】宛てに行うものとする。

以上

令和【 】年【 】月【 】日

甲(確認依頼者) 住所:【 】 商号・氏名:【 】 印 乙(取引先) 住所:【 】 商号・氏名:【 】

第2部: 立場別・場面別の書き換えパターン

A節: 確認依頼者(甲)向け

A-1 第2条の修正例 「乙は、本確認書記載の金額が正しい場合、確認欄に署名の上、返信用封筒を用いて甲の監査法人宛てに直接返送するものとし、甲を経由しないものとする。」 一言解説: 確認依頼者としては、監査の独立性を確保する観点から、残高確認の回答が確認依頼者自身を経由せず、直接監査人に到達する経路を確保しておくことが、監査手続上望ましいとされている。

A-2 第4条の修正例 「乙から期限までに回答が得られない場合、甲は代替的な監査証拠(入金記録、契約書等)により残高の正確性を確認する手続を行うことがある旨を、事前に乙に説明する。」 一言解説: 確認依頼者にとっては、取引先からの回答が得られないことは想定される事態であるため、その場合の代替手続についてもあらかじめ整理し、監査の実効性を確保しておくことが重要である。

B節: 取引先(乙)向け

B-1 第3条の修正例 「乙が不一致を発見した場合、その原因が甲乙間の請求・支払のタイミングのずれによるものか、記帳誤りによるものかを区別して回答するものとし、金額の確定を急がせないものとする。」 一言解説: 取引先としては、不一致の原因究明には一定の時間を要する場合があるため、性急に金額の確定を求められることを避け、原因の区別を明示した上で回答できる余地を残しておくことが実務上望ましい。

B-2 第7条の修正例 「乙は、本確認書の記載内容を監査目的の範囲で使用することに同意するが、甲の監査法人以外の第三者への提供については、乙の事前の書面による同意を要するものとする。」 一言解説: 取引先にとっては、自社の取引残高情報が想定外の第三者に共有されることを防ぐため、監査法人以外への提供には別途同意を要する旨を明記しておくことで、情報管理の観点からの安心感を高められる。

第3部: 書き方と法的ポイント解説

本書式は、企業が決算や会計監査に際して、取引先(得意先・仕入先等)との間の売掛金・買掛金その他の残高について、帳簿上の記録が正確であるかを取引先に照会し、確認を得る場面で使用する。会計監査における重要な監査手続の一つである確認手続(取引先への直接照会による外部証拠の入手)を実施するための書式であり、法的な権利義務の確認というよりも、会計上の正確性確認という側面が強い点が他の確認書式と異なる。他方、単なる残高の照合にとどまらず、確認の結果として金額に争いが生じ、その解決を図る必要がある場合には、本書式に加えて、債権額確認書や和解契約書等の別途の書式を検討する必要がある。

法的な位置づけとしては、会社法上、株式会社は適時に正確な会計帳簿を作成し、帳簿及び事業に関する重要な資料を保存する義務を負う(会社法第432条)。金融商品取引法上の監査を受ける会社の場合、公認会計士又は監査法人による財務諸表監査においては、日本公認会計士協会の監査基準委員会報告書に基づき、残高確認(確認手続)が重要な監査証拠の一つとして位置づけられている。残高確認書自体は監査手続の一環であり、それ自体が新たな契約や債務を創設するものではない(第5条)が、確認の過程で判明した不一致について、これを放置すると、後日、当該残高について取引先が承認したものとみなされ、消滅時効の更新事由(民法第152条)として援用される可能性がある点にも留意すべきである。

よくある失敗の第一は、残高確認書の回答を確認依頼者自身を経由させてしまい、監査の独立性の観点から問題視される例である。監査法人宛てへの直接回答を求める設計とすることが対策となる。第二に、不一致が生じた場合の回答方法を具体的に指示せず、取引先から「一致しません」とだけ回答が返ってきて、原因究明に時間を要する例がある。第3条のように、不一致の内容(未計上請求、タイミングのずれ等)を具体的に記載するよう求めることが重要である。第三に、残高確認書の記載内容が監査目的以外に流用され、取引先との信頼関係が損なわれる例がある。第7条のように、目的外使用の禁止と開示範囲の限定を明記すべきである。

なお、取引先が海外事業者である場合や、確認先の担当者が経理業務に不慣れな場合には、確認書の記載内容や返送方法についてより丁寧な説明を添えることが望ましい。特に、確認書が督促や請求と誤解され、取引先との関係を損なう例もあるため、あくまで監査手続の一環であることを明示する文言(第5条)を強調しておくことが実務上有効である。回答が得られない場合の代替的な監査手続や、確認内容が消滅時効の更新事由として援用され得るかについては、個別事案は専門家に確認することが望ましい。

第4部: 使用前チェックリスト

• [ ] 確認の対象となる残高(売掛金・買掛金等)及び基準日を明確にした
• [ ] 回答期限を監査スケジュールに照らして適切に設定した
• [ ] 回答先(監査法人への直接返送か、確認依頼者経由か)を明確にした
• [ ] 不一致がある場合の回答方法(具体的な差異内容の記載)を指示した
• [ ] 回答期限徒過時の代替的な監査手続を検討した
• [ ] 残高確認が新たな債権債務を創設するものではない旨を明記した
• [ ] 確認内容が消滅時効の更新事由として援用される可能性を検討した
• [ ] 秘密保持及び目的外使用禁止の条項を設けた
• [ ] 問い合わせ窓口を明記した
• [ ] 内訳資料の提供体制を整えた