ある日突然、見知らぬ会社や弁護士事務所を名乗る第三者から、「従業員本人の代理で退職の連絡をしている」という連絡が届く。退職代行サービスを利用した退職の申し出は、近年多くの企業が経験するようになった場面である。慣れない対応に戸惑い、本人と直接話せないことへの不信感から強硬な対応をしてしまうケースもあるが、それがかえってトラブルの長期化を招くこともある。本記事では、退職代行サービスを利用した退職の申し出があった場合に、企業として確認すべき事項と対応手順を整理する。
退職代行サービスの類型と対応できる範囲
退職代行サービスには、大きく分けて3つの類型があり、それぞれ法的に対応できる範囲が異なる。企業として最初に確認すべきは、連絡してきた業者がどの類型に当たるかである。
民間業者（非弁護士・非労働組合）
弁護士資格も労働組合としての立場も持たない民間業者による退職代行である。この類型の業者が、本人の意思を「伝達」するだけ（いわゆる「使者」としての活動）にとどまる限りは、弁護士法上の問題は生じにくいと整理されることが多い。
しかし、退職日の調整、有給休暇の消化交渉、未払い賃金の請求といった、相手方との個別の利害調整を伴う「交渉」を行うと、弁護士法72条が禁止する非弁行為（弁護士でない者が報酬を得る目的で法律事務を取り扱うこと）に該当するおそれがあるとされている。民間業者から、退職日や条件面について交渉的な要求がなされた場合、企業としては、その業者が交渉権限を持たない可能性がある点を踏まえて対応を検討する必要がある。
労働組合系の退職代行
労働組合が運営する、あるいは労働組合と連携した退職代行サービスである。労働組合は、労働組合法上の団体交渉権に基づき、使用者と労働条件について交渉することが認められている。従業員が当該労働組合（多くはユニオン形式の合同労組）に加入したうえで退職代行を依頼した場合、労働組合として団体交渉を申し入れることができる場合がある。
企業としては、団体交渉の申し入れがあった場合、正当な理由なく拒否すると不当労働行為（労働組合法7条2号）に該当するおそれがあるため、申し入れの形式や内容を確認したうえで、誠実に対応する姿勢が求められる。
弁護士系の退職代行
弁護士または弁護士が所属する法律事務所が運営する退職代行サービスである。弁護士は法律事務全般を代理する権限があるため、退職の意思表示の伝達だけでなく、有給休暇の消化、未払い残業代の請求、退職金の精算交渉など、幅広い事項について代理人として交渉することができる。
| 類型 | 意思伝達 | 条件交渉（有給消化・未払賃金等） |
|---|---|---|
| 民間業者 | 可能とされることが多い | 交渉権限がないとされる可能性がある（非弁リスク） |
| 労働組合系 | 可能 | 団体交渉として対応できる場合がある |
| 弁護士系 | 可能 | 代理人として交渉可能 |
なお、この整理はあくまで一般的な傾向であり、個別の業者の実際の活動内容や、具体的なやり取りの中身によって法的評価が異なり得る。連絡してきた業者の対応が非弁行為に該当するかどうかを企業側で断定することは難しい場合が多く、疑義がある場合は顧問弁護士等に確認することが望ましい。
退職の自由と2週間ルール
民法627条の原則
期間の定めのない雇用契約（正社員の多くが該当する）については、民法627条1項により、当事者はいつでも解約の申入れをすることができ、雇用は解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了するとされている。
就業規則で「退職の1か月前までに届け出ること」といった規定を置いている企業は多いが、こうした規定と民法627条の関係については、民法の規定が任意規定であり就業規則の定めが優先されるという整理と、労働者の退職の自由を過度に制約する規定は無効になり得るという整理の両方が実務上論じられており、確立した一つの結論があるとまでは言い切れない面がある。もっとも、実務上は、退職の意思表示から2週間が経過すれば雇用契約は終了するという整理が広く採用される傾向にあるとされている。この点については、就業規則の定めをそのまま適用しようとする前に、専門家に確認することが望ましい。
有期雇用契約の場合
期間の定めのある雇用契約（契約社員等）の場合、原則として契約期間中の一方的な解約はできないとされている。ただし、やむを得ない事由がある場合（民法628条）や、契約から1年を経過している場合（労働基準法附則137条、一定の場合に限る）には、労働者からの退職が認められる場合がある。有期雇用の従業員から退職代行を通じた申し出があった場合は、契約期間や退職事由についても確認が必要である。
企業側の対応手順
ステップ1：本人の意思確認
退職代行業者から連絡があった場合、まず確認すべきは、それが本当に本人の意思に基づく連絡であるかという点である。次のような資料の提示を求めることが一般的である。
- 委任状（本人の署名・押印があるもの）
- 本人確認資料（運転免許証の写し等）
- 業者から本人への確認（可能であれば、本人からのメールや書面での意思確認）
委任状や本人確認資料の提示がないまま一方的に退職を通告された場合、なりすましや誤解のリスクもあるため、業者に対して資料の提示を求めることが望ましい。
ステップ2：貸与品・私物の取扱いの調整
会社から貸与しているパソコン、社員証、制服、健康保険証等の返却方法と、本人のロッカーやデスクに残された私物の返送方法を調整する。退職代行を利用するケースでは、本人が直接出社することを希望しないことが多いため、郵送でのやり取りを想定した調整が現実的である。
ステップ3：有給休暇消化の取扱い
労働基準法39条に基づく年次有給休暇の請求権は労働者の権利であり、退職日までの残日数について有給休暇の消化を希望された場合、事業の正常な運営を妨げる場合に時季変更権を行使できる余地はあるものの、退職日が迫っている状況では時季変更権を行使する余地が実質的にない場合が多いとされる。有給休暇の残日数を確認し、退職日までのスケジュールに反映させる必要がある。
ステップ4：退職金・未払賃金の精算
就業規則や退職金規程に基づき、退職金の支給対象・支給額を確認する。未払いの残業代がある場合は、退職代行業者（特に弁護士・労働組合系）から請求を受ける可能性もあるため、労働時間管理の記録を確認し、必要に応じて精算する。
ステップ5：離職票等の発行
退職後、雇用保険の離職票、源泉徴収票、年金手帳（保管している場合）等の必要書類を、退職日から所定の期限内に発行・送付する義務がある。離職票は退職者からの請求の有無にかかわらず、ハローワークへの届出および交付の対応が必要になる場合があるため、対応スケジュールを確認しておきたい。
対応手順の整理
| ステップ | 内容 | 留意点 |
|---|---|---|
| 1. 本人意思確認 | 委任状・本人確認資料の確認 | 業者の類型（非弁リスク）の確認 |
| 2. 貸与品・私物対応 | 返却方法・返送方法の調整 | 郵送でのやり取りを想定 |
| 3. 有給消化 | 残日数の確認とスケジュール調整 | 時季変更権の行使余地は限定的な場合が多い |
| 4. 退職金・未払賃金精算 | 規程に基づく金額確認 | 未払い残業代の有無の確認 |
| 5. 離職票等発行 | 必要書類の発行・送付 | 発行期限の確認 |
これらの対応を進める際、退職合意書テンプレートを用いて退職日、有給消化、貸与品返却、金銭精算等の合意内容を書面化しておくと、後日の認識違いを防ぎやすい。また、退職代行を利用した退職への対応フローをあらかじめ整理しておきたい企業は、退職手続規程テンプレートを参考に社内規程を整備しておくことも一つの方法である。
「本人と直接話すまで対応しない」という強硬対応のリスク
企業の中には、「退職代行業者からの連絡には一切応じず、本人からの直接連絡がなければ対応しない」という方針を取るケースがある。しかし、この対応には次のようなリスクがあるとされる。
- 従業員が本人と直接連絡を取れない状況（体調不良、ハラスメントによる出社困難等）にある場合、対応の遅延がかえって問題を深刻化させるおそれがある
- 民法627条の規定により、意思表示から2週間の経過で雇用契約が終了し得るため、対応を引き延ばしても退職自体を止められるとは限らない
- 対応の遅延や強硬な姿勢が、SNS等での風評リスクにつながる可能性がある
企業としては、業者の類型に応じた法的な対応可能範囲を踏まえつつ、本人の意思確認ができる範囲では速やかに対応を進めることが、実務的な観点からは望ましいと考えられる。対応方針に迷う場合や、未払い残業代の請求など交渉的な要素を含む申し出があった場合は、早めに顧問弁護士に相談することが望ましい。
よくある質問（FAQ）
Q1. 退職代行業者からの連絡だけで、本人からの直接の意思確認なしに退職を認めてもよいですか。
委任状や本人確認資料の提示を受けたうえで、業者を通じた意思表示として退職の申し出を受け付けること自体は可能と考えられる。もっとも、なりすまし等のリスクを避けるため、可能な範囲で本人が作成した書面やメールなど、本人の意思であることを裏付ける資料の提示を求めることが望ましい。資料の提示に応じない業者からの連絡については、慎重な対応を検討する必要がある。
Q2. 民間の退職代行業者から未払い残業代の支払いを求める連絡があった場合、応じる必要がありますか。
未払い賃金の請求は、法律事務における「交渉」に当たり得るため、弁護士資格も労働組合としての地位も持たない民間業者がこれを行うことは、弁護士法72条との関係で問題となるおそれがあるとされている。もっとも、この点の評価は業者の具体的な活動内容によって異なり得るため、企業側で一方的に「非弁行為だから対応しない」と断定するのではなく、疑義がある場合は顧問弁護士に相談したうえで対応方針を検討することが望ましい。
Q3. 就業規則に「退職は1か月前までに申し出ること」と定めていますが、退職代行を通じて2週間後の退職を通告された場合、拒否できますか。
期間の定めのない雇用契約については、民法627条1項により意思表示から2週間の経過で雇用契約が終了するという整理が実務上広く採用される傾向にあるとされる。就業規則の1か月前ルールをどこまで主張できるかは見解が分かれる部分があり、一律に「拒否できる」「拒否できない」と断定することは難しい。引き継ぎ等の業務上の支障がある場合には、退職日までの協力を求める交渉自体は可能であるが、法的な強制力については個別の事情を踏まえて専門家に確認することが望ましい。
まとめ
退職代行サービスを通じた退職の申し出への対応では、次の点を押さえておきたい。
- 退職代行業者には民間業者・労働組合系・弁護士系の類型があり、条件交渉まで対応できる範囲が異なる
- 民間業者が交渉的な要求を行う場合、弁護士法72条の非弁行為に該当するおそれがある点に留意する
- 期間の定めのない雇用契約は、民法627条により意思表示から2週間の経過で終了し得るという整理が実務上広く採用される傾向にある
- 対応手順としては、本人意思確認、貸与品・私物の調整、有給消化の取扱い、退職金・未払賃金の精算、離職票等の発行という流れが一般的である
- 「本人からの直接連絡がなければ一切対応しない」という強硬な姿勢は、かえってトラブルの長期化を招くおそれがあるため、本人の意思確認ができる範囲での速やかな対応が実務的である
本記事は一般的な情報提供を目的として作成されたものであり、個別・具体的な法律相談に代わるものではありません。本記事の内容は執筆・更新時点の法令・裁判例等に基づいており、その後の法改正等により内容が現状と異なる場合があります。本記事の内容に基づいて行った行為の結果について、株式会社リーガリスト（以下「当社」）および監修者は一切の責任を負いかねます。個別の事案については、必ず弁護士等の専門家にご相談ください。
[要確認事項] - 民間業者による退職代行の活動範囲と弁護士法72条の関係についての記載の粒度・断定度合いについて、監修者による確認が必要。 - 民法627条と就業規則の退職予告期間の優劣関係に関する記載について、監修者による確認・表現調整が必要。